Kujtuesit në LiteTMS: kontrolli teknik që po skadon shfaqet te porosia

Afatet në LiteTMS nisin që te kartelat. Ju regjistroni datën e skadimit të një kontrolli teknik, të një police sigurimi, të një raporti mjekësor ose të një kontrate vetëm një herë, në kartelën e mjetit, të rimorkios, të punonjësit ose të kontraktorit, dhe përcaktoni se sa ditë përpara duhet të njoftoheni. Që nga ajo ditë, afati shfaqet në panelin kryesor dhe në faqen e Kujtuesve (Reminders), si dhe, çka është edhe më e dobishme, drejtpërdrejt në vetë porosinë: kur caktoni kamionin, në krye të çdo skede, te rubrika Operacionet, në listën e porosive, në kalendar dhe në hartë. Çdo gjë që nuk lidhet me një kartelë specifike futet te Kujtuesit, dhe LiteTMS e dërgon si njoftim brenda sistemit, me email, me SMS ose si njoftim push në LiteTMS Mobile.

Videoja shoqërohet me zë dhe titra në polonisht.

Shënimet ngjitëse funksionojnë derisa të bjerë njëra

Një kompani transporti funksionon me më shumë data sesa mund të mbajë mend kushdo. Koka tërheqëse ka kontrollin teknik, sigurimin dhe kalibrimin e takografit, rimorkioja ka kontrollin e saj teknik, shoferi ka patentën dhe raportin mjekësor, ndërsa kontrata me klientin përfundon në fund të muajit. Çdo datë bie në një ditë të ndryshme dhe zakonisht është një person i vetëm që i ndjek të gjitha: në kalendarin e telefonit, në një tabelë Excel ose në shënime ngjitëse përreth monitorit.

Kjo funksionon për aq kohë sa dikujt i kujtohet t'i hedhë një sy. Problemet nisin kur një afat bie në mes të punës: kamioni është planifikuar tashmë për një rrugë dhe askush nuk e vuri re se kontrolli teknik skadon një javë pasi ai të kthehet. Në LiteTMS, ajo datë nuk qëndron e izoluar më vete. Ajo udhëton bashkë me kamionin drejt porosisë.

Datën e vendosni vetëm një herë, në kartelë

Afatet rrjedhin nga kartelat që gjithsesi i mbani të përditësuara:

• Mjetet: dokumentet (kontrolli teknik, sigurimi TPL dhe kasko, kalibrimi i takografit, leja e qarkullimit, certifikata ADR ose një dokument me emër të personalizuar), kartat, pajisjet me datë skadimi, servisi dhe përfundimi i financimit si qiraja financiare (leasing).
• Rimorkiot: kontrolli teknik, sigurimi, certifikata ATP, certifikata ADR dhe leja e qarkullimit, plus pajisjet, servisi dhe financimi.
• Punonjësit: patenta e shoferit, raporti mjekësor, leja e punës, karta e identitetit, pasaporta dhe kartat si ato të karburantit ose të pagesës së rrugës.
• Kontraktorët: dokumentet si licenca e transportit ose polica e përgjegjësisë së transportuesit (OCP), si dhe data e përfundimit të kontratës.

Për çdo zë, ju përcaktoni se sa ditë përpara datës duhet ta shfaqë LiteTMS njoftimin, nga 0 deri në 365 ditë. Kontrolli teknik i kokës tërheqëse mund të shfaqet një muaj përpara, ndërsa karta e karburantit një javë përpara. Servisi mund të planifikohet sipas datës ose sipas kilometrazhit; kujtuesit sipas kilometrazhit kërkojnë të dhënat e odometrit nga sistemi GPS i lidhur.

Një dokument ose një pajisje mund të shënohet gjithashtu si Required (e detyrueshme). Kjo ka rëndësi për porositë, siç do ta shihni më poshtë.

Kur një afat afrohet, paneli kryesor e shfaq atë

Që nga dita që keni caktuar te dokumenti, afati shfaqet në panelin kryesor nën rubrikën Upcoming Reminders me një etiketë si "25 ditë të mbetura", burimin e tij (mjet, rimorkio, punonjës, kontraktor) dhe një kategori si Dokumentet ose Servisi. Pasi kalon data, ai kalon te Critical Alerts si "2 ditë me vonesë". Kalendari i panelit kryesor shfaq të njëjtat afate ditë pas dite, dhe me një klikim hapet kartela përkatëse pikërisht te seksioni ku rinovoni dokumentin.

Te porosia, afati udhëton bashkë me kamionin

Paneli kryesor është diçka që duhet të shkoni posaçërisht për ta parë. Porosia ndodhet tashmë përpara jush, prandaj pikërisht aty LiteTMS shfaq afatet e ekuipazhit dhe mjeteve.

Gjatë caktimit. Ndërsa caktoni një mjet, një rimorkio dhe një shofer për një porosi, LiteTMS kontrollon dokumentet dhe pajisjet e tyre të kërkuara që nga data e etapës së transportit. Nëse ndonjë prej tyre do të ketë skaduar deri atëherë, caktimi bllokohet dhe ju zgjidhni një kamion, rimorkio ose shofer tjetër. Nëse skadon pak kohë pas asaj date, brenda dritares së vet të kujtesës, ju merrni një paralajmërim, për shembull që kontrolli teknik është ende i vlefshëm në ditën e etapës, por skadon një javë më vonë. Më pas mund të zgjidhni Assign anyway dhe të planifikoni kontrollin teknik për pas përfundimit të rrugës.

Në çdo skedë. Sapo caktohet ekuipazhi, një etiketë Afatet: 2 shfaqet në krye të porosisë pranë statusit. Ajo qëndron aty në çdo skedë: e kuqe kur diçka skadon para se të përfundojë porosia, ngjyrë qelibari kur skadon pak kohë më pas. Një klikim hap panelin Afatet e ekuipazhit: mjeti, rimorkioja, shoferi dhe transportuesi, secili me dokumentet, kartat, pajisjet dhe datat e serviseve përkatëse. Gjithçka që skadon gjatë punës shënohet me "Para se të përfundojë kjo porosi". Nga paneli mund të kaloni direkt te skeda përkatëse dhe ta rinovoni dokumentin, nëse keni të drejta aksesi për atë skedë.

Paneli liston çdo afat me datë të ekuipazhit, jo vetëm ato të detyrueshme. Në shembullin e videos, caktimi paralajmëron për kontrollin teknik të detyrueshëm të kokës tërheqëse, ndërsa paneli shton certifikatën mjekësore të shoferit, e cila skadon para shkarkimit.

Te Operacionet. Në skedën Operacionet, çdo rresht ekuipazhi shfaq tregues të vegjël afatesh për shoferin, mjetin dhe rimorkion nën linjën e mjetit, secili duke filluar me targën ose emrin. Një transportues në një segment me nënkontratë merr treguesin e vet.

Në listë, në kalendar dhe në hartë. I njëjti tregues shfaqet në kolonën Afatet të listës së porosive, në shiritin e porosisë te Kalendari i porosive dhe në kartën e porosisë te Harta e porosive. Në pamjen paraprake të porosisë, paneli i afateve të ekuipazhit është karta e parë.

Një porosi shfaq afatet që skadojnë para përfundimit të saj, plus ato për të cilat LiteTMS do të fillojë t'ju kujtojë para se ajo të përfundojë, bazuar në ditët e caktuara për secilin dokument. Kjo ndodh për aq kohë sa porosia mbetet e hapur. Rinovojeni dokumentin në skedën e tij dhe afati hiqet nga porosia.

Kujtuesit: çdo afat në një vend, plus afatet tuaja

Faqja Kujtuesit ka katër skeda. Afatet dhe sinjalizimet mbledh datat nga skedat e mjeteve, rimorkiove, punonjësve dhe kontraktorëve, secila me një lidhje që të kthen te skeda përkatëse. Kalendari shfaq një rrjetë mujore ose një listë të kujtuesve tuaj, të atyre të ndarë me ju dhe të afateve nga skedat, ku mund ta tërhiqni kujtuesin tuaj në një ditë tjetër. Kujtuesit e mi dhe Të ndara me mua mbajnë gjërat që dikush i ka shtuar manualisht.

Kujtuesit tuaj mbulojnë gjithçka që nuk ndodhet në ndonjë skedë: rezervimin e kontrollit teknik, telefonatën me kompaninë e lizingut, porositjen e vinjetave. I vendosni një emër, një datë dhe një orë, dhe vendosni se kush e sheh: vetëm ju, persona të caktuar, role specifike apo e gjithë kompania. Pastaj zgjidhni Vetëm në kalendar ose Dërgo një kujtues: një njoftim brenda aplikacionit, një email, një mesazh SMS ose një njoftim push në LiteTMS Mobile. Përcaktoni se kur fillon (në ditën e ngjarjes, një ditë, dy ditë, një javë më parë ose një numër ditësh që zgjidhni vetë), në çfarë ore dhe sa shpesh: Një herë, Çdo ditë deri në datën ose Çdo ditë derisa të përfundojë. Opsioni i fundit vazhdon të dërgojë kujtues edhe pas datës, deri në 30 ditë, derisa dikush ta shënojë si të përfunduar.

Para se ta ruani, karta Çfarë do të ndodhë sqaron se kush do ta shohë kujtuesin, çfarë do të dërgojë LiteTMS dhe kur, si dhe kujt do t'i mungojë mesazhi. Një mesazh SMS shkon vetëm te personat me numër telefoni në profilin e tyre, një email vetëm te ata me adresë emaili, ndërsa një njoftim push vetëm te personat e kyçur në LiteTMS Mobile. Emailet dhe mesazhet SMS për persona të tjerë kërkojnë lejen e administratorit.

Sa kushton

Afatet në skeda, në panelin kryesor, në porosi dhe në faqen e kujtuesve janë pjesë e LiteTMS dhe nuk kërkojnë modul më vete. Njoftimet brenda aplikacionit dhe njoftimet push nuk kushtojnë asgjë shtesë. Emailet dhe mesazhet SMS të dërguara nga kujtuesit i shtohen faturës së kompanisë për çdo mesazh, dhe formulari e tregon këtë kur zgjidhni këto kanale.

Një përmbledhje e shkurtër gjendet në faqen e funksionaliteteve.

Bashkohuni me listën e pritjes, pastaj filloni me afatet e një kamioni dhe një shoferi dhe caktojini ato në porosinë tuaj të radhës.

Pyetje të shpeshta

A dërgon LiteTMS një mesazh SMS kur një kontroll teknik është gati të skadojë?

LiteTMS shfaq afatet e skedave në panelin kryesor, në faqen e kujtuesve dhe në porosi, por nuk i dërgon ato vetëvetiu. Nëse dëshironi një mesazh SMS, një email ose një njoftim push, shtoni një kujtues në faqen Kujtuesit dhe zgjidhni kanalin përkatës.

A më ndalon LiteTMS të caktoj një kamion me kontroll teknik të skaduar?

Po, nëse kontrolli teknik është shënuar si i detyrueshëm në skedën e mjetit dhe nuk do të jetë më i vlefshëm në datën e segmentit. Nëse skadon pak kohë pas asaj date, LiteTMS shfaq një paralajmërim me butonin Cakto gjithsesi.

Kur shfaqet një afat në panelin kryesor?

Aq ditë para datës së skadimit sa keni përcaktuar te dokumenti. Me 30 ditë, një kontroll teknik që skadon më 20 nëntor shfaqet te Kujtuesit e ardhshëm më 21 tetor.

A vazhdon porosia të shfaqë afatet pasi të ketë përfunduar?

Jo. Etiketa e afateve dhe treguesit tek Operacionet, te lista e porosive, te kalendari dhe te harta shfaqen ndërkohë që porosia është e hapur. Porositë e përfunduara, të anuluara dhe të finalizuara nuk i shfaqin ato.

A mund të shtoj një kujtues nga ChatGPT ose Claude?

Po, sapo kompania të aktivizojë modulin që lidh LiteTMS me aplikacionet e inteligjencës artificiale. Secili person lidh llogarinë e vet dhe më pas mund të pyesë për dokumentet dhe afatet e shoferëve, si dhe të shtojë, të zhvendosë ose të fshijë kujtuesit e vet. Artikulli për serverin LiteTMS MCP përmban të gjitha detajet.