LiteTMS-påmindelser: et udløbende syn vises direkte på ordren

Frister i LiteTMS starter på stamkortene. Du indtaster udløbsdatoen for et syn, en forsikringspolice, en lægeattest eller en kontrakt én gang, på køretøjet, traileren, medarbejderen eller underleverandøren, og angiver, hvor mange dage i forvejen der skal gives besked. Fra den dag vises den på kontrolpanelet og på siden Påmindelser, og endnu mere praktisk: direkte på selve ordren. Det gælder, når du tildeler trækkeren, i sidehovedet på alle faner, i Operations, på ordrelisten, i kalenderen og på kortet. Alt, hvad der ikke er knyttet til et bestemt stamkort, oprettes under Påmindelser, og LiteTMS sender det som en notifikation i systemet, en e-mail, en sms eller en push-besked i LiteTMS Mobile.

Videoen har polsk tale og polske undertekster.

Post-it-sedler fungerer, indtil den første falder ned

En vognmandsforretning drives af flere datoer, end nogen kan have i hovedet på én gang. Trækkeren skal til syn, have forsikring og fartskriverkalibrering, traileren har sit eget syn, chaufføren har et kørekort og en lægeattest, og kundekontrakten udløber ved månedens udgang. Alle datoer falder på forskellige tidspunkter, og som regel er det én person, der holder styr på dem: i kalenderen på mobilen, i et regneark eller på post-it-sedler rundt om skærmen.

Det fungerer lige så længe, nogen husker at kigge efter. Problemerne opstår, når en frist rammer midt i driften: lastbilen er allerede disponeret til en tur, og ingen har opdaget, at synet udløber en uge efter hjemkomst. I LiteTMS står datoen ikke isoleret for sig selv. Den følger med lastbilen over på ordren.

Du indtaster datoen én gang på stamkortet

Fristerne hentes fra de stamkort, du alligevel vedligeholder:

• Køretøjer: dokumenter (periodisk syn, ansvars- og kaskoforsikring, kalibrering af takograf, transporttilladelse, ADR-attest eller et selvvalgt dokument), kort, udstyr med udløbsdato, service og udløb af finansiering såsom leasing.
• Trailere: periodisk syn, forsikring, ATP-certifikat, ADR-attest og transporttilladelse samt udstyr, service og finansiering.
• Medarbejdere: kørekort, lægeattest, arbejdstilladelse, ID-kort, pas samt kort som f.eks. brændstof- eller vejafgiftskort.
• Underleverandører: dokumenter som f.eks. vognmandstilladelse eller fragtføreransvarsforsikring (CMR-forsikring) samt kontraktens udløbsdato.

For hvert punkt angiver du, hvor mange dage før udløbsdatoen LiteTMS skal gøre opmærksom på det, fra 0 til 365 dage. Trækkerens syn kan dukke op en måned før og et brændstofkort en uge før. Service kan planlægges efter dato eller kilometertal. Påmindelser baseret på kilometertal kræver kilometertællerdata fra et tilkoblet GPS-system.

Et dokument eller et stykke udstyr kan desuden markeres som Påkrævet. Det har betydning for ordrerne, som beskrevet herunder.

Når en frist nærmer sig, vises den på kontrolpanelet

Fra den dag, du har angivet på dokumentet, vises fristen på kontrolpanelet under Kommende påmindelser med en angivelse som f.eks. "25 dage tilbage", kilden (køretøj, trailer, medarbejder, underleverandør) og en kategori som Dokumenter eller Service. Når datoen er overskredet, flyttes den til Kritiske advarsler som "2 dage forsinket". Kalenderen på kontrolpanelet viser de samme frister dag for dag, og et klik åbner stamkortet direkte i det afsnit, hvor du fornyer dokumentet.

På ordren følger fristen med lastbilen

Kontrolpanelet er noget, man aktivt skal ind og tjekke. Ordren sidder du allerede med foran dig, og det er netop der, LiteTMS viser mandskabets og vognens frister.

Når du disponerer. Når du tildeler et køretøj, en trailer og en chauffør til en ordre, tjekker LiteTMS de påkrævede dokumenter og udstyr pr. datoen for delstrækningen. Hvis noget allerede er udløbet på det tidspunkt, blokeres tildelingen, og du vælger en anden trækker, trailer eller chauffør. Udløber det kort efter denne dato, inden for sin påmindelsesperiode, modtager du en advarsel om, at synet f.eks. er gyldigt på dagen for turen, men udløber en uge senere. Du kan derefter vælge Tildel alligevel og planlægge synet til efter turen.

På alle faner. Så snart mandskabet er tildelt, vises et badge med Frister: 2 i ordrehovedet ved siden af statussen. Det bliver stående på alle faner: rødt, når noget udløber, før ordren afsluttes, gult, når det udløber kort efter. Et klik åbner panelet Mandskabsfrister: køretøj, trailer, chauffør og vognmand, hver med deres dokumenter, førerkort, udstyr og servicedatoer. Alt, hvad der udløber under turen, er markeret med "Før denne ordre slutter". Fra panelet kan du gå direkte til stamdataene og forny dokumentet, hvis du har adgang til det pågældende kort.

Panelet viser alle mandskabets datomærkede frister, ikke kun de obligatoriske. I videoens eksempel advarer tildelingen om trækkerens lovpligtige syn, og panelet tilføjer chaufførens lægeattest, som udløber inden aflæsning.

I Drift. På fanen Drift viser hver mandskabsrække små fristmarkører for dens chauffør, køretøj og trailer under køretøjslinjen, hver med start i nummerpladen eller navnet. En underleverandør på en videresolgt delstrækning får sin egen markør.

I oversigten, kalenderen og på kortet. Den samme markør findes i kolonnen Frister i ordrelisten, på ordrebjælken i Ordrekalenderen og på ordrekortet i Ordrekort. I forhåndsvisningen af ordren er panelet med mandskabsfrister det første kort.

En ordre viser de frister, der udløber, inden den afsluttes, samt dem, som LiteTMS begynder at påminde om inden afslutning, baseret på det antal dage, der er angivet på hvert dokument. Dette sker, så længe ordren er åben. Fornyer du dokumentet på dets stamkort, forsvinder fristen fra ordren.

Påmindelser: alle frister på ét sted, plus dine egne

Siden Påmindelser har fire faner. Frister og advarsler samler datoerne fra køretøjs-, trailer-, medarbejder- og vognmandsoptegnelser, hver med et link tilbage til stamkortet. Kalender viser en månedsvisning eller en liste over dine påmindelser, dem der er delt med dig, samt fristerne fra stamdataene, og du kan trække din egen påmindelse til en anden dag. Mine påmindelser og Delt med mig indeholder de opgaver, som nogen har oprettet manuelt.

Dine egne påmindelser dækker alt det, der ikke hører til på et bestemt stamkort: bestilling af bilsyn, opkald til leasingselskabet eller bestilling af vejafgiftsmærkater. Du giver den et navn, en dato og et klokkeslæt og bestemmer, hvem der kan se den: kun dig, udvalgte personer, roller eller hele virksomheden. Derefter vælger du Kun i kalenderen eller Send en påmindelse: en besked i appen, en e-mail, en sms eller en push-besked i LiteTMS Mobile. Du angiver, hvornår den skal starte (på selve dagen, én dag før, to dage før, en uge før eller et valgfrit antal dage), på hvilket klokkeslæt og hvor ofte: Én gang, Hver dag indtil datoen eller Hver dag indtil udført. Den sidste fortsætter med at påminde efter datoen i op til 30 dage, indtil nogen markerer den som udført.

Før du gemmer, forklarer kortet Hvad der sker, hvem der vil se påmindelsen, hvad LiteTMS sender og hvornår, samt hvem der eventuelt ikke vil modtage en besked. En sms når kun ud til personer med et telefonnummer i deres profil, en e-mail kun til personer med en e-mailadresse, og en push-besked kun til personer, der er logget ind på LiteTMS Mobile. E-mails og sms'er til andre personer kræver en administrators tilladelse.

Hvad koster det

Frister på stamkort, i kontrolpanelet, i ordrer og på siden Påmindelser er en fast del af LiteTMS og kræver ikke noget separat modul. Notifikationer i appen og push-beskeder koster ikke ekstra. E-mails og sms'er sendt via påmindelser faktureres virksomheden pr. besked, hvilket formularen også gør opmærksom på, når du vælger disse kanaler.

En kort oversigt findes på funktionssiden.

Kom med på ventelisten til onboarding, start med fristerne for én lastbil og én chauffør, og tildel dem til din næste ordre.