„LiteTMS“ priminimai: besibaigianti techninė apžiūra matoma tiesiai užsakyme

Terminų kontrolė „LiteTMS“ prasideda nuo kortelių. Įvedate techninės apžiūros, draudimo poliso, medicininės pažymos ar sutarties galiojimo pabaigos datą transporto priemonės, puspriekabės, darbuotojo ar partnerio kortelėje vos vieną kartą ir nurodote, prieš kiek dienų apie tai pranešti. Nuo nustatytos dienos priminimas rodomas suvestinėje ir puslapyje „Priminimai“, o svarbiausia - pačiame užsakyme: priskiriant vilkiką, kiekvieno skirtuko antraštėje, skiltyje „Operacijos“, užsakymų sąraše, kalendoriuje bei žemėlapyje. Viskas, kas nepriklauso jokiai konkrečiai kortelei, nukeliauja į atskirą priminimų sąrašą, o „LiteTMS“ atsiunčia pranešimą pačioje sistemoje, el. paštu, SMS žinute arba kaip tiesioginį pranešimą į programėlę „LiteTMS Mobile“.

Vaizdo įrašo įgarsinimas ir subtitrai yra lenkų kalba.

Lipnūs lapeliai tinka tol, kol kuris nors nenukrenta

Transporto įmonės kasdienybėje datų yra daugiau, nei įmanoma išlaikyti galvoje. Vilkikui reikalinga techninė apžiūra, draudimas ir tachografo patikra, puspriekabei - atskira techninė apžiūra, vairuotojui - pažymėjimas bei medicininė pažyma, o mėnesio pabaigoje baigiasi sutartis su užsakovu. Kiekviena data sueina kitą dieną, ir dažniausiai jas seka vienas žmogus: telefono kalendoriuje, skaičiuoklėje arba ant lipnių lapelių aplink monitorių.

Tai veikia tik tol, kol nepamirštama pasižiūrėti. Problemos prasideda tada, kai terminas sueina pačiame darbų įkarštyje: vilkikas jau suplanuotas reisui, ir niekas nepastebėjo, kad jo techninė apžiūra baigiasi praėjus vos savaitei po grįžimo. Sistemoje „LiteTMS“ ši data nelieka izoliuota. Ji keliauja kartu su vilkiku tiesiai į užsakymą.

Datą įvedate tik vieną kartą, kortelėje

Terminai perkeliami iš kortelių, kurias ir taip pildote:

• Transporto priemonės: dokumentai (techninė apžiūra, privalomasis ir kasko draudimas, tachografo patikra, leidimai, ADR sertifikatas arba savi dokumentų tipai), kortelės, įranga su galiojimo terminu, techninė priežiūra ir finansavimo, pavyzdžiui, lizingo, pabaiga.
• Puspriekabės: techninė apžiūra, draudimas, ATP sertifikatas, ADR sertifikatas ir leidimai, taip pat įranga, techninė priežiūra bei finansavimas.
• Darbuotojai: vairuotojo pažymėjimas, medicininė pažyma, leidimas dirbti, asmens tapatybės kortelė, pasas ir kuro ar kelių mokesčių kortelės.
• Partneriai: dokumentai, tokie kaip transporto licencija ar vežėjo civilinės atsakomybės (CMR) draudimo polisas, taip pat sutarties pabaigos data.

Kiekvienam įrašui nurodote, prieš kiek dienų „LiteTMS“ turi apie jį pranešti - nuo 0 iki 365 dienų. Vilkiko techninės apžiūros priminimas gali pasirodyti prieš mėnesį, o kuro kortelės - prieš savaitę. Techninę priežiūrą galima planuoti pagal datą arba pagal ridą; ridos priminimams reikalingi duomenys iš integruotos GPS sistemos.

Dokumentą arba įrangą taip pat galima pažymėti kaip Privalomą. Tai itin svarbu valdant užsakymus, kaip matysite toliau.

Artėjant terminui, jį parodo suvestinė

Nuo tos dienos, kurią nurodėte dokumente, terminas atsiranda suvestinėje ties skiltimi Artėjantys priminimai su prierašu, pavyzdžiui, „Liko 25 d.“, šaltiniu (vilkikas, puspriekabė, darbuotojas, partneris) ir kategorija, pavyzdžiui, „Dokumentai“ ar „Techninė priežiūra“. Datai praėjus, įrašas perkeliamas į skiltį Kritiniai įspėjimai kaip „Vėluoja 2 d.“. Suvestinės kalendoriuje tie patys terminai pateikiami diena po dienos, o paspaudus iškart atidaroma atitinkama kortelės vieta, kurioje galima atnaujinti dokumentą.

Užsakyme terminas keliauja kartu su vilkiku

Į suvestinę reikia užeiti ir pasižiūrėti patiems. Tuo tarpu užsakymas jau yra atidarytas prieš jūsų akis, todėl būtent čia „LiteTMS“ rodo ekipažo terminus.

Priskiriant resursus. Kai prie užsakymo priskiriate vilkiką, puspriekabę ir vairuotoją, „LiteTMS“ patikrina jų privalomus dokumentus bei įrangą etapo vykdymo datai. Jei iki to laiko kažko galiojimas jau bus pasibaigęs, priskyrimas užblokuojamas ir turite pasirinkti kitą vilkiką, puspriekabę ar vairuotoją. Jei galiojimas baigiasi netrukus po tos datos, nustatyto priminimo laikotarpio ribose, sistema parodo įspėjimą, pavyzdžiui, kad techninė apžiūra etapo dieną dar galioja, tačiau baigsis po savaitės. Tokiu atveju galite pasirinkti Vis tiek priskirti ir suplanuoti apžiūrą iškart po reiso.

Kiekviename skirtuke. Priskyrus ekipažą, užsakymo antraštėje šalia būsenos atsiranda žyma Terminai: 2. Ji lieka matoma kiekviename skirtuke: raudona, kai kas nors baigiasi dar nepasibaigus užsakymui, ir gintarinė, kai terminas sueina netrukus po jo pabaigos. Spustelėjus atidaromas skydelis Ekipažo terminai: transporto priemonė, puspriekabė, vairuotojas ir vežėjas, kiekvienas su savo dokumentais, kortelėmis, įranga ir techninės priežiūros datomis. Viskas, kas baigiasi vykdant užduotį, pažymėta „Iki šio užsakymo pabaigos“. Iš skydelio galite tiesiogiai pereiti į kortelę ir atnaujinti dokumentą, jei turite prieigą prie to įrašo.

Skydelyje pateikiami visi ekipažo terminai su datomis, ne tik privalomi. Vaizdo įrašo pavyzdyje priskiriant įspėjama apie privalomą vilkiko techninę apžiūrą, o skydelyje papildomai rodoma vairuotojo medicininė pažyma, kurios galiojimas baigiasi prieš iškrovimą.

Operacijose. Skirtuke Operacijos kiekvienoje ekipažo eilutėje po transporto priemonės eilute rodomos nedidelės termino žymos vairuotojui, transporto priemonei ir puspriekabei, kurių kiekviena prasideda valstybiniu numeriu arba pavarde. Subrangos etapo vežėjas gauna atskirą žymą.

Sąraše, kalendoriuje ir žemėlapyje. Tokia pati žyma rodoma užsakymų sąrašo stulpelyje Terminai, ant užsakymo juostos Užsakymų kalendoriuje ir užsakymo kortelėje Užsakymų žemėlapyje. Užsakymo peržiūroje ekipažo terminų skydelis yra pati pirmoji kortelė.

Užsakyme rodomi terminai, kurie baigiasi iki jo pabaigos, taip pat tie, apie kuriuos LiteTMS pradės priminti dar prieš jam pasibaigiant, atsižvelgiant į kiekvienam dokumentui nustatytą dienų skaičių. Tai rodoma tol, kol užsakymas yra atidarytas. Atnaujinus dokumentą jo kortelėje, terminas iš užsakymo dingsta.

Priminimai: visi terminai vienoje vietoje ir jūsų pačių įrašai

Puslapyje Priminimai yra keturi skirtukai. Terminai ir įspėjimai surenka datas iš transporto priemonių, puspriekabių, darbuotojų ir rangovų kortelių, su nuoroda atgal į atitinkamą įrašą. Kalendorius rodo mėnesio tinklelio arba sąrašo vaizdą su jūsų priminimais, bendrintais su jumis priminimais ir kortelių terminais, be to, savo priminimą galite nuvilkti į kitą dieną. Skirtukuose Mano priminimai ir Bendrinti su manimi saugomi rankiniu būdu pridėti įrašai.

Jūsų pačių priminimai apima viską, kas nėra fiksuojama konkrečiose kortelėse: techninės apžiūros rezervaciją, skambutį lizingo bendrovei, kelių vinječių užsakymą. Nurodote pavadinimą, datą bei laiką ir nusprendžiate, kas jį matys: tik jūs, pasirinkti darbuotojai, tam tikros rolės ar visa įmonė. Tada pasirenkate Tik kalendoriuje arba Siųsti priminimą: pranešimą sistemoje, el. laišką, SMS žinutę arba tiesioginį „push“ pranešimą programėlėje LiteTMS Mobile. Nustatote, kada jis prasideda (tą pačią dieną, prieš vieną ar dvi dienas, prieš savaitę arba jūsų pasirinktą dienų skaičių), kokiu laiku ir kaip dažnai: Vieną kartą, Kasdien iki datos arba Kasdien, kol bus atlikta. Pastarasis nustatymas primena ir praėjus datai, iki 30 dienų, kol kas nors pažymi užduotį kaip atliktą.

Prieš išsaugant, kortelėje Kas nutiks tiksliai paaiškinama, kas matys priminimą, ką ir kada LiteTMS išsiųs bei kas gali negauti pranešimo. SMS žinutė pasiekia tik tuos asmenis, kurių profilyje nurodytas telefono numeris, el. laiškas pasiekia tik turinčius el. pašto adresą, o tiesioginis pranešimas pasiekia tik prisijungusius prie LiteTMS Mobile. Norint siųsti el. laiškus ir SMS žinutes kitiems asmenims, reikalingas administratoriaus leidimas.

Kiek tai kainuoja

Terminai kortelėse, prietaisų skydelyje, užsakymuose ir puslapyje Priminimai yra LiteTMS sistemos dalis ir nereikalauja atskiro modulio. Pranešimai sistemoje ir tiesioginiai „push“ pranešimai papildomai nekainuoja. Priminimų siunčiami el. laiškai ir SMS žinutės įtraukiami į įmonės sąskaitą pagal išsiųstų pranešimų skaičių, ir forma apie tai informuoja pasirenkant šiuos kanalus.

Trumpą santrauką rasite funkcijų puslapyje.

Užsiregistruokite laukiančiųjų sąraše, pradėkite nuo vieno sunkvežimio bei vieno vairuotojo terminų ir priskirkite juos kitam savo užsakymui.

DUK

Ar LiteTMS siunčia SMS žinutę, kai baigiasi techninės apžiūros galiojimas?

LiteTMS rodo kortelių terminus prietaisų skydelyje, puslapyje Priminimai ir užsakymuose, tačiau automatiškai jų nesiunčia. Jei norite gauti SMS žinutę, el. laišką ar tiesioginį pranešimą, pridėkite priminimą puslapyje Priminimai ir pasirinkite kanalą.

Ar LiteTMS neleis priskirti sunkvežimio su pasibaigusia technine apžiūra?

Taip, jei techninė apžiūra transporto priemonės kortelėje pažymėta kaip privaloma ir etapo vykdymo dieną jau negalios. Jei jos galiojimas baigiasi netrukus po tos datos, LiteTMS parodo įspėjimą su mygtuku „Vis tiek priskirti“.

Kada terminas atsiranda prietaisų skydelyje?

Likus tiek dienų iki galiojimo pabaigos datos, kiek nurodėte dokumente. Nustačius 30 dienų, techninė apžiūra, kurios terminas sueina lapkričio 20 d., skiltyje Artėjantys priminimai pasirodys spalio 21 d.

Ar užbaigtame užsakyme toliau rodomi terminai?

Ne. Žyma Terminai ir indikatoriai Operacijose, užsakymų sąraše, kalendoriuje bei žemėlapyje rodomi tol, kol užsakymas yra atidarytas. Įvykdytuose, atšauktuose ir galutinai užbaigtuose užsakymuose jie nerodomi.

Ar galiu pridėti priminimą per ChatGPT arba Claude?

Taip, kai įmonė įjungia modulį, jungiantį LiteTMS su dirbtinio intelekto programomis. Kiekvienas darbuotojas prijungia savo paskyrą ir gali teirautis apie vairuotojų dokumentus bei terminus, taip pat pridėti, perkelti ar ištrinti savo priminimus. Išsamią informaciją rasite straipsnyje apie LiteTMS MCP serverį.