Pripomienky v LiteTMS: končiaca technická kontrola sa zobrazí priamo v objednávke

Termíny v LiteTMS začínajú priamo v záznamoch. Dátum platnosti technickej kontroly, poistky, lekárskej prehliadky alebo zmluvy zadáte len raz, na karte vozidla, návesu, zamestnanca či zmluvného partnera, a nastavíte, koľko dní vopred sa má pripomienka zobraziť. Od tohto dňa sa zobrazuje na prehľade a na stránke Pripomienky, a čo je ešte užitočnejšie, priamo v samotnej objednávke: pri priraďovaní vozidla, v záhlaví na každej karte, v module Operácie, v zozname objednávok, v kalendári aj na mape. Čokoľvek, čo nepatrí ku konkrétnemu záznamu, zadáte do Pripomienok a LiteTMS vám pošle upozornenie v aplikácii, e-mail, SMS alebo push notifikáciu do aplikácie LiteTMS Mobile.

Video je nahovorené v poľštine s poľskými titulkami.

Samolepiace lístky fungujú, kým niektorý neodpadne

Dopravná firma funguje na toľkých termínoch, že ich nikto nedokáže udržať v hlave. Ťahač má technickú kontrolu, poistenie a overenie tachografu, náves má vlastnú technickú kontrolu, vodič vodičský preukaz a lekársku prehliadku a zmluva so zákazníkom končí na konci mesiaca. Každý termín pripadá na iný deň a zvyčajne ich sleduje jeden človek: v kalendári v telefóne, v tabuľke alebo na samolepiacich lístkoch nalepených okolo monitora.

Funguje to dovtedy, kým sa niekto nezabudne pozrieť. Problém nastane, keď termín padne uprostred prevádzky: vozidlo je už naplánované na trasu a nikto si nevšimol, že platnosť technickej kontroly vyprší týždeň po návrate. V LiteTMS tento dátum nezostáva osamotený. Presúva sa spolu s vozidlom priamo do objednávky.

Dátum zadáte raz, priamo v zázname

Termíny vychádzajú zo záznamov, ktoré si aj tak vediete:

• Vozidlá: doklady (technická kontrola, PZP a havarijné poistenie, overenie tachografu, povolenie na prepravu, osvedčenie ADR alebo doklad s vlastným názvom), karty, výbava s dátumom exspirácie, servis a ukončenie financovania, napríklad lízingu.
• Návesy: technická kontrola, poistenie, certifikát ATP, osvedčenie ADR a povolenie na prepravu, ako aj výbava, servis a financovanie.
• Zamestnanci: vodičský preukaz, lekárska prehliadka, pracovné povolenie, občiansky preukaz, pas a karty, napríklad palivové alebo mýtne.
• Zmluvní partneri: dokumenty ako licencia na dopravu alebo poistenie zodpovednosti cestného dopravcu a dátum ukončenia zmluvy.

Pri každej položke si nastavíte, koľko dní vopred na ňu má LiteTMS upozorniť, v rozmedzí od 0 do 365. Technická kontrola ťahača sa môže zobraziť mesiac dopredu a palivová karta týždeň vopred. Servis možno plánovať podľa dátumu alebo podľa počtu najazdených kilometrov; pripomienky podľa stavu tachometra vyžadujú údaje z pripojeného GPS.

Dokument alebo výbavu možno označiť aj ako Povinné. To je dôležité pri objednávkach, ako uvidíte nižšie.

Keď sa termín blíži, zobrazí sa na prehľade

Odo dňa, ktorý nastavíte pri dokumente, sa termín zobrazuje na hlavnom prehľade v časti Nadchádzajúce pripomienky s označením ako „Zostáva 25 dní“, zdrojom (vozidlo, náves, zamestnanec, partner) a kategóriou, napríklad Doklady alebo Servis. Po uplynutí termínu sa presunie do časti Kritické upozornenia ako „2 dni po termíne“. Kalendár na prehľade zobrazuje rovnaké termíny deň po dni a jedným kliknutím otvoríte záznam presne v sekcii, kde platnosť dokladu predĺžite.

V objednávke sa termín presúva spolu s vozidlom

Na prehľad sa musíte ísť pozrieť. Objednávku však máte priamo pred sebou, preto LiteTMS zobrazuje termíny priradených vozidiel a vodičov práve v nej.

Pri priraďovaní. Keď k objednávke priraďujete vozidlo, náves a vodiča, LiteTMS skontroluje ich povinné doklady a výbavu k dátumu danej etapy prepravy. Ak by niektorá položka bola v tom čase už neplatná, priradenie sa zablokuje a vy vyberiete iné vozidlo, náves alebo vodiča. Ak platnosť vyprší krátko po tomto dátume, v rámci nastaveného okna pripomienky, systém zobrazí varovanie, napríklad že technická kontrola je v deň etapy ešte platná, ale o týždeň vyprší. Potom môžete zvoliť možnosť Priradiť aj tak a naplánovať technickú kontrolu hneď po návrate z trasy.

Na každej záložke. Po priradení posádky sa v hlavičke objednávky vedľa stavu zobrazí štítok Termíny: 2. Zostáva tam na každej záložke: červený, keď platnosť niečoho vyprší pred dokončením objednávky, a oranžový, keď vyprší krátko po ňom. Kliknutím otvoríte panel Termíny posádky: vozidlo, náves, vodič a dopravca, každý so svojimi dokladmi, kartami, vybavením a servisnými termínmi. Všetko, čo vyprší počas prepravy, je označené štítkom „Pred koncom tejto objednávky“. Priamo z panela môžete prejsť na príslušnú kartu a doklad obnoviť, ak máte k danému záznamu prístup.

V paneli sú uvedené všetky termíny posádky s dátumom, nielen tie povinné. V príklade z videa systém pri priradení upozorní na povinnú technickú kontrolu ťahača a panel k tomu doplní lekársku prehliadku vodiča, ktorej platnosť končí ešte pred vykládkou.

V záložke Operácie. Na záložke Operácie zobrazuje každý riadok posádky pod riadkom vozidla malé značky termínov pre vodiča, vozidlo a náves, pričom každá začína evidenčným číslom alebo menom. Dopravca na subdodávateľskom úseku prepravy má vlastnú značku.

V zozname, v kalendári aj na mape. Rovnaká značka sa nachádza v stĺpci Termíny v zozname objednávok, na paneli objednávky v Kalendári objednávok a na karte objednávky v Mape objednávok. V náhľade objednávky je panel termínov posádky hneď prvou kartou.

Objednávka zobrazuje termíny, ktoré vypršia pred jej dokončením, a tiež tie, na ktoré vás LiteTMS začne v predstihu upozorňovať ešte pred jej koncom podľa počtu dní nastavených pri každom doklade. Tieto informácie sa zobrazujú po celý čas, kým je objednávka otvorená. Keď doklad v príslušnom zázname obnovíte, termín z objednávky automaticky zmizne.

Pripomienky: všetky termíny na jednom mieste plus vaše vlastné

Stránka Pripomienky má štyri záložky. Záložka Termíny a upozornenia zhromažďuje dátumy z kariet vozidiel, návesov, zamestnancov a zmluvných partnerov, pričom každá položka obsahuje odkaz priamo na danú kartu. Kalendár ponúka mesačný prehľad alebo zoznam vašich pripomienok, pripomienok zdieľaných s vami a termínov z evidencie, pričom vlastnú pripomienku môžete jednoducho presunúť na iný deň. Záložky Moje pripomienky a Zdieľané so mnou obsahujú úlohy, ktoré niekto zadal ručne.

Vlastné pripomienky pokrývajú všetko, čo sa neviaže k žiadnej konkrétnej karte v systéme: objednanie na technickú kontrolu, telefonát do lízingovej spoločnosti alebo nákup mýtnych známok. Zadáte názov, dátum a čas a určíte, kto pripomienku uvidí: iba vy, vybraní používatelia, konkrétne roly alebo celá firma. Následne zvolíte možnosť Iba v kalendári alebo Odoslať pripomienku: notifikáciu v aplikácii, e-mail, SMS správu alebo push notifikáciu v LiteTMS Mobile. Nastavíte, kedy sa má odoslať (v daný deň, jeden deň, dva dni či týždeň vopred, prípadne vlastný počet dní), v akom čase a ako často: Jedenkrát, Každý deň do daného dátumu alebo Každý deň do vyriešenia. Posledná možnosť pripomína úlohu aj po termíne, a to až 30 dní, kým ju niekto neoznačí ako vybavenú.

Pred uložením vám karta Čo sa stane prehľadne zhrnie, kto pripomienku uvidí, čo a kedy LiteTMS odošle a komu správa nepríde. SMS správa sa odošle iba používateľom, ktorí majú v profile vyplnené telefónne číslo, e-mail iba tým, ktorí majú zadanú e-mailovú adresu, a push notifikácia iba prihláseným do aplikácie LiteTMS Mobile. Odosielanie e-mailov a SMS správ iným osobám vyžaduje oprávnenie administrátora.

Koľko to stojí

Sledovanie termínov v kartách, na nástenke, v objednávkach aj na stránke Pripomienky je pevnou súčasťou LiteTMS a nevyžaduje žiadny samostatný modul. Notifikácie v aplikácii a push notifikácie sú bezplatné. E-maily a SMS správy odosielané v rámci pripomienok sa účtujú k faktúre spoločnosti podľa počtu odoslaných správ, na čo vás formulár pri výbere týchto kanálov jasne upozorní.

Stručný prehľad nájdete na stránke funkcií.

Zaregistrujte sa do poradovníka, začnite s termínmi jedného vozidla a jedného vodiča a priraďte ich k svojej ďalšej objednávke.

Často kladené otázky

Posiela LiteTMS SMS správu, keď sa blíži koniec platnosti technickej kontroly?

LiteTMS zobrazuje termíny z kariet na nástenke, na stránke Pripomienky a v objednávkach, ale správy sám od seba neodosiela. Ak chcete dostávať SMS správu, e-mail alebo push notifikáciu, vytvorte pripomienku na stránke Pripomienky a vyberte požadovaný komunikačný kanál.

Zabráni mi LiteTMS priradiť vozidlo s prepadnutou technickou kontrolou?

Áno, ak je technická kontrola na karte vozidla označená ako povinná a v deň daného úseku prepravy už nebude platná. Ak jej platnosť vyprší krátko po tomto dátume, LiteTMS zobrazí upozornenie s možnosťou Priradiť aj tak.

Kedy sa termín objaví na nástenke?

Presne toľko dní pred vypršaním platnosti, koľko ste nastavili pri danom doklade. Ak je nastavených 30 dní, technická kontrola s termínom do 20. novembra sa v paneli Nadchádzajúce pripomienky objaví 21. októbra.

Zobrazujú sa v objednávke termíny aj po jej dokončení?

Nie. Štítok Termíny a značky v Operáciách, v zozname objednávok, v kalendári aj na mape sa zobrazujú iba vtedy, kým je objednávka otvorená. Dokončené, zrušené a uzavreté objednávky ich nezobrazujú.

Môžem pridať pripomienku cez ChatGPT alebo Claude?

Áno, ak má vaša spoločnosť aktivovaný modul, ktorý prepája LiteTMS s aplikáciami umelej inteligencie. Každý používateľ si prepojí svoj vlastný účet a následne sa môže pýtať na doklady vodičov a termíny, prípadne pridávať, presúvať alebo mazať vlastné pripomienky. Podrobnosti nájdete v článku o MCP serveri LiteTMS.