LiteTMS подсетници: истицање техничког прегледа приказује се у налогу

Рокови у LiteTMS-у почињу у матичним евиденцијама. Довољно је да једном унесете датум истека техничког прегледа, полисе осигурања, лекарског уверења или уговора у запис возила, полуприколице, запосленог или подизвођача и подесите колико дана унапред треба да се појави упозорење. Од тог дана подсетник се приказује на контролној табли и на страници Reminders, а што је још корисније, и у самом налогу за превоз: приликом доделе возила, у заглављу на свакој картици, у модулу Operations, на листи налога, у календару и на мапи. Све што није везано за конкретан запис уноси се директно у одељак Reminders, а LiteTMS шаље обавештење унутар апликације, путем е-поште, SMS поруке или као пуш обавештење у апликацији LiteTMS Mobile.

Видео је на пољском језику, са титловима на пољском.

Самолепљиви папирићи функционишу док један не отпадне

Транспортно предузеће функционише уз више датума него што било ко може да запамти. Тегљач има свој технички преглед, осигурање и баждарење тахографа, полуприколица сопствени технички преглед, возач возачку дозволу и лекарско уверење, а уговор са клијентом истиче крајем месеца. Сваки рок пада на други дан, а о њима обично води рачуна једна особа: у календару на телефону, у табели или на самолепљивим папирићима залепљеним око монитора.

То функционише све док се неко сети да погледа. Проблем настаје када рок доспе усред посла: камион је већ испланиран за релацију, а нико није приметио да му технички преглед истиче недељу дана по повратку. У LiteTMS-у тај датум не стоји изоловано. Он путује заједно са камионом право у налог.

Датум уносите само једном, у запис

Рокови потичу из евиденција које свакако водите:

• Возила: документи (технички преглед, обавезно и каско осигурање, баждарење тахографа, дозвола за превоз, ADR сертификат или документ са вашим називом), картице, опрема са роком трајања, сервис и крај финансирања попут лизинга.
• Полуприколице: технички преглед, осигурање, ATP сертификат, ADR сертификат и дозвола за превоз, као и опрема, сервис и финансирање.
• Запослени: возачка дозвола, лекарско уверење, радна дозвола, лична карта, пасош и картице попут картица за гориво или путарину.
• Подизвођачи: документи попут лиценце за превоз или полисе осигурања од одговорности превозника (OCP), као и датум истека уговора.

За сваку ставку подешавате колико дана пре истека рока LiteTMS треба да вас обавести, од 0 до 365. Технички преглед тегљача може да се појави месец дана раније, а картица за гориво недељу дана раније. Сервис се може заказати по датуму или по километражи; за подсетнике на основу километраже потребни су подаци о стању одометра са повезаног GPS уређаја.

Документ или део опреме може се означити и као Required. То је важно за налоге, као што ћете видети у наставку.

Када се рок приближи, контролна табла га приказује

Од дана који сте подесили на документу, рок се приказује на контролној табли у одељку Upcoming Reminders са ознаком попут „остало је још 25 дана”, извором (возило, полуприколица, запослени, подизвођач) и категоријом као што су Documents или Service. Када датум прође, премешта се у Critical Alerts са ознаком „истекло пре 2 дана”. Календар на контролној табли приказује исте те рокове из дана у дан, а кликом се отвара запис директно у одељку где обнављате документ.

У налогу, рок путује заједно са камионом

Контролна табла је нешто што морате наменски да отворите и погледате. Налог вам је већ пред очима, па зато LiteTMS баш ту приказује рокове посаде и возила.

Приликом доделе. Док додељујете возило, полуприколицу и возача налогу, LiteTMS проверава њихова обавезна документа и опрему на дан одвијања релације. Ако нешто од тога до тада већ истекне, додела се блокира и бирате други камион, полуприколицу или возача. Ако истиче убрзо након тог датума, унутар подешеног временског оквира за подсетник, добијате упозорење - на пример, да технички преглед важи на дан релације, али да истиче недељу дана касније. Тада можете изабрати опцију Assign anyway и заказати технички преглед након завршетка пута.

Na svakoj kartici. Čim se dodeli posada, u zaglavlju naloga pored statusa pojavljuje se oznaka Rokovi: 2. Ona ostaje tu na svakoj kartici: crvena kada nešto ističe pre završetka naloga, a narandžasta kada ističe ubrzo nakon toga. Jednim klikom otvara se panel Rokovi posade: vozilo, prikolica, vozač i prevoznik, svako sa svojim dokumentima, karticama, opremom i datumima servisa. Sve što ističe tokom prevoza označeno je sa „Pre završetka ovog naloga”. Iz panela možete otići direktno na zapis i produžiti dokument, ukoliko imate pristup tom zapisu.

Panel navodi svaki vremenski rok posade, a ne samo one obavezne. U primeru sa video-snimka, dodela upozorava na obavezan tehnički pregled tegljača, a panel dodaje i lekarsko uverenje vozača koje ističe pre istovara.

U operativi. Na kartici Operativa, svaki red posade prikazuje male oznake rokova za vozača, vozilo i prikolicu ispod linije vozila, pri čemu svaka počinje registarskom oznakom ili imenom. Prevoznik na podugovorenoj relaciji dobija svoju oznaku.

Na listi, u kalendaru i na mapi. Ista oznaka se nalazi u koloni Rokovi na listi naloga, na traci naloga u Kalendaru naloga i na kartici naloga na Mapi naloga. U pregledu naloga, panel sa rokovima posade je prva kartica.

Nalog prikazuje rokove koji ističu pre njegovog završetka, kao i one na koje će LiteTMS početi da vas podseća pre završetka, na osnovu broja dana podešenih za svaki dokument. To čini sve dok je nalog otvoren. Kada produžite dokument u njegovom zapisu, taj rok nestaje sa naloga.

Podsetnici: svi rokovi na jednom mestu, plus vaši sopstveni

Stranica Podsetnici ima četiri kartice. Rokovi i upozorenja prikuplja datume iz evidencije vozila, prikolica, zaposlenih i podizvođača, pri čemu svaki ima vezu ka svom zapisu. Kalendar prikazuje mesečni pregled ili listu vaših podsetnika, onih koji su podeljeni sa vama i rokova iz zapisa, a svoj podsetnik možete prevući na drugi dan. Moji podsetnici i Podeljeno sa mnom sadrže stavke koje je neko ručno dodao.

Vaši sopstveni podsetnici pokrivaju sve što se ne nalazi ni u jednom zapisu: zakazivanje tehničkog pregleda, poziv lizing kući, naručivanje vinjeta. Dodelite mu naziv, datum i vreme i odlučite ko ga vidi: samo vi, odabrane osobe, uloge ili cela kompanija. Zatim birate opciju Samo u kalendaru ili Pošalji podsetnik: obaveštenje u aplikaciji, imejl, SMS poruku ili push obaveštenje u aplikaciji LiteTMS Mobile. Podešavate kada počinje (na sam dan, dan ranije, dva dana ranije, nedelju dana ranije ili broj dana koji sami izaberete), u koje vreme i koliko često: Jednom, Svakog dana do datuma ili Svakog dana dok se ne završi. Ova poslednja opcija nastavlja da podseća i nakon tog datuma, do 30 dana, sve dok je neko ne označi kao završenu.

Pre nego što sačuvate, kartica Šta će se desiti detaljno prikazuje ko će videti podsetnik, šta će LiteTMS poslati i kada, kao i ko neće dobiti poruku. SMS poruka stiže samo osobama koje imaju broj telefona u svom profilu, imejl samo onima sa imejl adresom, a push obaveštenje samo osobama koje su prijavljene na LiteTMS Mobile. Za slanje imejlova i SMS poruka drugim osobama potrebna je dozvola administratora.

Koliko to košta

Rokovi u zapisima, na kontrolnoj tabli, u nalozima i na stranici Podsetnici sastavni su deo sistema LiteTMS i za njih nije potreban poseban modul. Obaveštenja unutar aplikacije i push obaveštenja ne naplaćuju se dodatno. Imejlovi i SMS poruke poslate putem podsetnika dodaju se na račun kompanije po poslatoj poruci, a formular to jasno navodi kada izaberete te kanale.

Kratak pregled možete pronaći na stranici sa funkcijama.

Pridružite se listi za uvođenje, a zatim počnite sa rokovima za jedan kamion i jednog vozača i dodelite ih svom sledećem nalogu.