LiteTMS hatırlatıcıları: Süresi yaklaşan muayene doğrudan siparişte görünür

LiteTMS'te son tarihler kart kayıtlarıyla başlar. Araç, dorse, çalışan veya alt yüklenici kartına bir muayenenin, sigorta poliçesinin, sağlık raporunun ya da sözleşmenin bitiş tarihini bir kez girer ve kaç gün önceden hatırlatılacağını belirlersiniz. Belirlediğiniz günden itibaren bu bilgi gösterge panelinde ve Hatırlatıcılar sayfasında yer alır; daha da önemlisi doğrudan siparişin içinde görünür: aracı atarken, her sekmenin başlığında, Operasyonlar bölümünde, sipariş listesinde, takvimde ve harita üzerinde. Hiçbir karta bağlı olmayan diğer işler doğrudan Hatırlatıcılar bölümüne eklenir ve LiteTMS bunları uygulama içi bildirim, e-posta, SMS veya LiteTMS Mobile üzerinden anlık bildirim olarak iletir.

Videonun anlatımı ve altyazıları Lehçedir.

Yapışkan notlar biri düşene kadar işe yarar

Bir nakliye şirketi, kimsenin aklında tutamayacağı kadar çok tarihle çalışır. Çekicinin muayenesi, sigortası ve takograf kalibrasyonu; dorsenin kendi muayenesi; sürücünün ehliyeti ve sağlık raporu vardır ve müşteri sözleşmesi ay sonunda biter. Her tarih farklı bir güne denk gelir ve genellikle bunları tek bir kişi takip eder: telefondaki takvimde, bir elektronik tabloda veya monitörün etrafındaki yapışkan notlarda.

Bu yöntem, birisi bakmayı hatırladığı sürece işe yarar. Sorun, son tarihlerden biri işin tam ortasına denk geldiğinde başlar: araç sefere planlanmıştır bile ve kimse muayene süresinin dönüşten bir hafta sonra dolacağını fark etmemiştir. LiteTMS'te bu tarih tek başına bir köşede durmaz; araçla birlikte doğrudan siparişe aktarılır.

Tarihi kart üzerine bir kez girersiniz

Son tarihler zaten tuttuğunuz kayıtlardan alınır:

• Araçlar: belgeler (araç muayenesi, zorunlu trafik sigortası ve kasko, takograf kalibrasyonu, yol izin belgesi, ADR belgesi veya kendi adlandırdığınız özel bir belge), kartlar, son kullanma tarihi olan ekipmanlar, periyodik bakım ve leasing gibi finansman bitiş tarihleri.
• Dorseler: muayene, sigorta, ATP belgesi, ADR belgesi ve yol izin belgesinin yanı sıra ekipmanlar, bakım ve finansman.
• Çalışanlar: sürücü belgesi, sağlık raporu, çalışma izni, kimlik kartı, pasaport ile yakıt veya otoyol geçiş kartları.
• Alt yükleniciler: yetki belgesi veya taşıyıcı mali mesuliyet sigortası (OCP) poliçesi gibi belgeler ve sözleşme bitiş tarihi.

Her bir kayıt için LiteTMS'in bunu kaç gün önceden hatırlatacağını 0 ile 365 gün arasında belirleyebilirsiniz. Çekicinin muayenesi bir ay önceden, yakıt kartı ise bir hafta önceden karşınıza çıkabilir. Bakımlar tarihe veya kilometreye göre planlanabilir; kilometre bazlı hatırlatıcılar için entegre GPS'ten gelen kilometre sayacı verileri gerekir.

Bir belge veya ekipman ayrıca Zorunlu olarak işaretlenebilir. Aşağıda göreceğiniz üzere bu durum siparişler için büyük önem taşır.

Son tarih yaklaştığında gösterge paneli bunu bildirir

Belgede belirlediğiniz günden itibaren son tarih, gösterge panelinde Yaklaşan Hatırlatıcılar altında "25 gün kaldı" gibi bir etiketle, kaynağı (araç, dorse, çalışan, alt yüklenici) ve Belgeler veya Bakım gibi bir kategoriyle birlikte listelenir. Tarih geçtiğinde ise "2 gün gecikti" şeklinde Kritik Uyarılar bölümüne taşınır. Gösterge paneli takvimi bu son tarihleri gün gün gösterir ve tek bir tıklamayla belgeyi yenileyebileceğiniz ilgili kart bölümü açılır.

Siparişte son tarih araçla birlikte hareket eder

Gösterge paneli gidip kontrol etmeniz gereken bir yerdir. Sipariş ise zaten önünüzdedir; bu yüzden LiteTMS ekibin son tarihlerini tam burada gösterir.

Atama yaparken. Bir siparişe araç, dorse ve sürücü atadığınızda LiteTMS, sefer ayağının tarihi itibarıyla zorunlu belgeleri ve ekipmanları kontrol eder. O tarihe kadar bir belgenin süresi dolmuş olacaksa atama engellenir ve başka bir araç, dorse veya sürücü seçersiniz. Süre bu tarihten kısa bir süre sonra, yani belirlenen hatırlatma aralığında doluyorsa bir uyarı alırsınız; örneğin muayenenin sefer tarihinde geçerli olduğu ancak bir hafta sonra sona ereceği bildirilir. Bu durumda Yine de ata seçeneğini işaretleyip muayene randevusunu sefer sonrasına planlayabilirsiniz.

Her sekmede. Ekip atandığında, sipariş üst bilgisinde durumun hemen yanında Süreler: 2 rozeti belirir. Her sekmede orada kalır: Sipariş bitmeden süresi dolan bir şey varsa kırmızı, hemen sonrasında doluyorsa kehribar rengindedir. Tıklandığında Ekip süreleri paneli açılır: araç, dorse, sürücü ve taşıyıcı; her birinin belgeleri, kartları, ekipmanları ve servis tarihleri listelenir. Taşıma sırasında süresi dolan her şey "Bu sipariş bitmeden önce" şeklinde işaretlenir. İlgili kayda erişiminiz varsa, doğrudan bu panelden kayda gidip belgeyi yenileyebilirsiniz.

Panelde yalnızca zorunlu olanlar değil, ekibin tarih içeren tüm süreleri listelenir. Videodaki örnekte atama işlemi çekicinin zorunlu muayenesi konusunda uyarı verirken, panel sürücünün boşaltmadan önce süresi dolan sağlık raporunu da ekler.

Operasyonlarda. Operasyonlar sekmesinde, her ekip satırında araç bilgisinin altında sürücü, araç ve dorse için plaka veya isimle başlayan küçük süre işaretleri görünür. Alt yükleniciye verilen bir ayaktaki taşıyıcı da kendi işaretini alır.

Listede, takvimde ve haritada. Aynı işaret, sipariş listesindeki Süreler sütununda, Sipariş Takvimi'ndeki sipariş çubuğunda ve Sipariş Haritası'ndaki sipariş kartında yer alır. Sipariş önizlemesinde ise ekip süreleri paneli ilk karttır.

Bir sipariş, bitişinden önce süresi dolanların yanı sıra her belgede belirlenen gün sayısına göre LiteTMS'in sipariş bitmeden hatırlatmaya başlayacağı süreleri de gösterir. Bunu sipariş açık olduğu sürece yapar. Belgeyi kendi kaydında yenilediğinizde süre siparişten kalkar.

Hatırlatıcılar: tüm süreler tek bir yerde, artı kendi notlarınız

Hatırlatıcılar sayfasında dört sekme bulunur. Süreler ve Uyarılar, her birinin kaydına bir bağlantıyla birlikte araç, dorse, çalışan ve alt yüklenici kayıtlarındaki tarihleri bir araya getirir. Takvim, hatırlatıcılarınızın, sizinle paylaşılanların ve kayıt sürelerinin aylık görünümünü veya listesini gösterir; kendi hatırlatıcınızı başka bir güne sürükleyebilirsiniz. Hatırlatıcılarım ve Benimle paylaşılanlar ise birinin manuel olarak eklediği maddeleri barındırır.

Kendi hatırlatıcılarınız hiçbir kayıtta yer almayan her şeyi kapsar: muayene randevusu almak, leasing şirketini aramak, vinyet sipariş etmek gibi. Hatırlatıcıya bir ad, tarih ve saat verir, kimlerin göreceğini belirlersiniz: yalnızca siz, seçilen kişiler, belirli roller veya tüm şirket. Ardından Yalnızca takvimde ya da Hatırlatıcı gönder seçeneğini belirlersiniz: uygulama içi bildirim, e-posta, SMS veya LiteTMS Mobile üzerinden anlık bildirim. Ne zaman başlayacağını (aynı gün, bir gün önce, iki gün önce, bir hafta önce veya belirlediğiniz gün sayısı), hangi saatte ve ne sıklıkla gönderileceğini belirlersiniz: Bir defa, Tarihe kadar her gün veya Tamamlanana kadar her gün. Son seçenek, tarihten sonra da biri tamamlandı olarak işaretleyene kadar 30 güne kadar hatırlatmaya devam eder.

Kaydetmeden önce Neler olacak kartı; hatırlatıcıyı kimin göreceğini, LiteTMS'in neyi ne zaman göndereceğini ve kimin mesajı alamayacağını açıkça gösterir. SMS yalnızca profilinde telefon numarası olan kişilere, e-posta yalnızca adresi olan kişilere, anlık bildirim ise yalnızca LiteTMS Mobile'a giriş yapmış kişilere ulaşır. Başka kişilere e-posta ve SMS göndermek yönetici izni gerektirir.

Maliyeti nedir

Kayıtlardaki, kontrol panelindeki, siparişlerdeki ve Hatırlatıcılar sayfasındaki süreler LiteTMS'in bir parçasıdır ve ayrı bir modül gerektirmez. Uygulama içi bildirimler ve anlık bildirimler ek ücrete tabi değildir. Hatırlatıcılar tarafından gönderilen e-postalar ve SMS mesajları şirket faturasına mesaj başına eklenir ve bu kanalları seçtiğinizde formda bu durum belirtilir.

Kısa bir özeti özellikler sayfasında bulabilirsiniz.

Kullanıcı kabul listesine katılın, ardından bir tır ve bir sürücünün süreleriyle başlayıp bunları bir sonraki siparişinize atayın.

SSS

Muayene süresi dolmak üzereyken LiteTMS SMS gönderir mi?

LiteTMS kayıt sürelerini kontrol panelinde, Hatırlatıcılar sayfasında ve siparişlerde gösterir ancak bunları kendi kendine göndermez. SMS, e-posta veya anlık bildirim istiyorsanız Hatırlatıcılar sayfasına bir hatırlatıcı ekleyin ve kanalı seçin.

Muayenesi geçmiş bir aracı atamamı LiteTMS engeller mi?

Evet, muayene araç kaydında zorunlu olarak işaretlenmişse ve etap tarihinde geçerli olmayacaksa engeller. Söz konusu tarihten hemen sonra sona erecekse LiteTMS, Yine de ata düğmesiyle birlikte bir uyarı görüntüler.

Bir süre kontrol panelinde ne zaman görünür?

Belgede ayarladığınız son geçerlilik tarihinden kaç gün önce belirlendiyse o zaman görünür. 30 gün olarak ayarlandığında, 20 Kasım vadeli bir muayene 21 Ekim'de Yaklaşan Hatırlatıcılar'da belirir.

Sipariş tamamlandıktan sonra süreleri göstermeye devam eder mi?

Hayır. Süreler rozeti ile Operasyonlar'daki, sipariş listesindeki, takvimdeki ve haritadaki işaretler sipariş açıkken görüntülenir. Tamamlanan, iptal edilen ve kesinleştirilen siparişlerde bunlar gösterilmez.

ChatGPT veya Claude üzerinden hatırlatıcı ekleyebilir miyim?

Evet, şirket LiteTMS'i yapay zeka uygulamalarına bağlayan modülü etkinleştirdiğinde bunu yapabilirsiniz. Her kullanıcı kendi hesabını bağlar; sonrasında sürücü belgelerini ve sürelerini sorgulayabilir, kendi hatırlatıcılarını ekleyebilir, taşıyabilir veya silebilir. Ayrıntılar LiteTMS MCP sunucusu yazısında yer almaktadır.