Påminnelser i LiteTMS: en utgående besiktning syns direkt i transportordern

Tidsfrister i LiteTMS utgår från dina register. Du anger sista giltighetsdag för en besiktning, en försäkring, ett läkarintyg eller ett avtal en enda gång, direkt på fordonet, trailern, medarbetaren eller underleverantören, och ställer in hur många dagar i förväg systemet ska varna. Från och med den dagen visas påminnelsen på översikten och under Påminnelser, men framför allt i själva ordern: när du tilldelar dragbilen, i sidhuvudet på varje flik, i Trafikledning, i orderlistan, i kalendern och på kartan. Allt som inte är kopplat till ett specifikt kort läggs in direkt under Påminnelser, och LiteTMS kan skicka ut aviseringen i systemet, via e-post, som sms eller som pushnotis i LiteTMS Mobile.

Filmen har polskt tal och polska undertexter.

Post-it-lappar fungerar tills en ramlar av

Ett åkeri har fler datum att hålla reda på än vad någon rymmer i huvudet. Dragbilen har sin besiktning, försäkring och färdskrivarkalibrering, trailern har sin egen besiktning, föraren har körkort och läkarintyg, och kundavtalet löper ut i slutet av månaden. Datumen krockar sällan, och oftast är det en enda person som håller koll: i mobilens kalender, i ett kalkylark eller på gula lappar runt skärmen.

Det fungerar så länge någon kommer ihåg att titta efter. Problemen börjar när en tidsfrist löper ut mitt under pågående körning: bilen är redan inbokad på en rutt, och ingen upptäckte att besiktningen går ut en vecka efter hemkomst. I LiteTMS ligger det datumet inte isolerat för sig självt. Det följer med fordonet rakt in i ordern.

Du anger datumet en gång, direkt på kortet

Påminnelserna hämtas från de register du ändå arbetar i:

• Fordon: dokument (kontrollbesiktning, trafik- och helförsäkring, färdskrivarkalibrering, trafiktillstånd, ADR-intyg eller ett anpassat dokumentnamn), kort, utrustning med utgångsdatum, service samt leasing- eller finansieringsavtal som löper ut.
• Trailers och släp: kontrollbesiktning, försäkring, ATP-intyg, ADR-intyg och trafiktillstånd, samt utrustning, service och finansiering.
• Medarbetare: körkort, läkarintyg, arbetstillstånd, ID-kort, pass samt drivmedels- och vägavgiftskort.
• Underleverantörer: dokument såsom trafiktillstånd eller transportöransvarsförsäkring (OCP) samt avtalets slutdatum.

För varje post anger du hur många dagar före utgångsdatumet LiteTMS ska larma, från 0 till 365 dagar. Dragbilens besiktning kan flaggas en månad i förväg medan ett drivmedelskort räcker med en veckas varsel. Service kan schemaläggas efter kalenderdatum eller mätarställning; mätarställningsbaserade påminnelser hämtas automatiskt via integrerad GPS.

Ett dokument eller en utrustning kan också markeras som Obligatorisk. Det spelar stor roll vid orderhanteringen, vilket beskrivs nedan.

När datumet närmar sig syns det på översikten

Från den förvarningsdag du har valt visas tidsfristen på översikten under Kommande påminnelser med en status som "25 dagar kvar", dess källa (fordon, trailer, medarbetare, underleverantör) och en kategori som Dokument eller Service. När datumet har passerats flyttas posten till Kritiska aviseringar som "2 dagar försenad". Kalendern på översikten visar samma tidsfrister dag för dag, och ett klick öppnar kortet precis där du förnyar dokumentet.

I transportordern följer tidsfristen med fordonet

Översikten måste du aktivt gå in och titta på. Ordern har du redan framför dig på skärmen, och därför är det där LiteTMS visar resursernas tidsfrister.

När du tilldelar resurser. När du kopplar en dragbil, en trailer och en förare till en order kontrollerar LiteTMS deras obligatoriska dokument och utrustning mot etappens datum. Om något redan har löpt ut vid den tidpunkten spärras tilldelningen och du får välja ett annat fordon, ett annat släp eller en annan förare. Om giltigheten går ut strax efter datumet, inom påminnelseintervallet, får du en varning om att exempelvis kontrollbesiktningen fortfarande gäller på kördagen men löper ut en vecka senare. Då kan du välja Tilldela ändå och boka in besiktningen direkt efter avslutad tur.

På varje flik. Så snart ekipaget har tilldelats visas brickan Tidsfrister: 2 i orderhuvudet bredvid statusen. Den ligger kvar på varje flik: röd när något löper ut innan ordern avslutas, bärnstensgul när det löper ut strax därefter. Ett klick öppnar panelen Ekipagets tidsfrister: fordon, trailer, förare och underentreprenör, var och en med sina dokument, kort, utrustning och servicedatum. Allt som löper ut under uppdraget markeras med "Innan ordern avslutas". Från panelen kan du gå direkt till posten och förnya dokumentet, om du har behörighet till den.

Panelen listar ekipagets samtliga tidsfrister med datum, inte bara de obligatoriska. I videons exempel varnar tilldelningen för dragbilens obligatoriska besiktning, och panelen lägger till förarens läkarintyg som löper ut före lossning.

I Trafikledning. På fliken Trafikledning visar varje ekipage-rad små tidsfristsmarkörer för förare, fordon och trailer under fordonsraden, där varje markör inleds med registreringsnumret eller namnet. En underentreprenör på en vidaretransporterad delsträcka får en egen markör.

I listan, kalendern och på kartan. Samma markör visas i kolumnen Tidsfrister i orderlistan, på orderns tidsfält i Orderkalendern och på orderkortet i Orderkartan. I förhandsgranskningen av ordern är panelen för ekipagets tidsfrister det första kortet.

En order visar de tidsfrister som löper ut innan den avslutas, plus de tidsfrister som LiteTMS börjar påminna om innan ordern är klar, baserat på det antal dagar som ställts in för varje dokument. Detta visas så länge ordern är öppen. Förnya dokumentet på dess post, så försvinner tidsfristen från ordern.

Påminnelser: alla tidsfrister på ett ställe, plus dina egna

Sidan Påminnelser har fyra flikar. Tidsfrister och aviseringar samlar datumen från fordon, trailers, anställda och underentreprenörer, var och en med en länk tillbaka till sin post. Kalender visar en månadsöversikt eller en lista över dina påminnelser, de som delas med dig samt posternas tidsfrister, och du kan dra din egen påminnelse till en annan dag. Mina påminnelser och Delade med mig innehåller de ärenden som någon har lagt till manuellt.

Dina egna påminnelser täcker allt som inte hör hemma på en specifik post: boka besiktning, ringa leasingbolaget, beställa vinjetter. Du anger ett namn, ett datum och en tidpunkt och bestämmer vem som ska se den: bara du, utvalda personer, roller eller hela företaget. Sedan väljer du Bara i kalendern eller Skicka påminnelse: en avisering i appen, ett e-postmeddelande, ett sms eller en pushnotis i LiteTMS Mobile. Du ställer in när den ska börja (samma dag, en dag, två dagar eller en vecka i förväg, eller valfritt antal dagar), vid vilken tid och hur ofta: En gång, Varje dag fram till datumet eller Varje dag tills det är klart. Det sista alternativet fortsätter att påminna även efter datumet i upp till 30 dagar, tills någon markerar uppgiften som klar.

Innan du sparar visar kortet Vad som händer exakt vem som kommer att se påminnelsen, vad LiteTMS skickar och när, samt vem som inte nås av meddelandet. Ett sms når bara personer som har ett telefonnummer i sin profil, ett e-postmeddelande bara de med en e-postadress, och en pushnotis bara de som är inloggade i LiteTMS Mobile. E-post och sms till andra personer kräver administratörsbehörighet.

Vad det kostar

Tidsfrister på poster, på översikten, i transportorder och på sidan Påminnelser ingår i LiteTMS och kräver ingen separat modul. Aviseringar i systemet och pushnotiser kostar inget extra. E-postmeddelanden och sms som skickas via påminnelser debiteras per meddelande på företagets faktura, och formuläret informerar om detta när du väljer dessa kanaler.

En kort sammanfattning finns på funktionssidan.

Skriv upp dig på intresselistan, börja sedan med tidsfristerna för en lastbil och en förare och tilldela dem till din nästa order.

Vanliga frågor

Skickar LiteTMS ett sms när en besiktning håller på att gå ut?

LiteTMS visar posternas tidsfrister på översikten, på sidan Påminnelser och i transportorder, men skickar inte ut dem automatiskt av sig självt. Om du vill ha ett sms, ett e-postmeddelande eller en pushnotis lägger du till en påminnelse på sidan Påminnelser och väljer kanal.

Hindrar LiteTMS mig från att tilldela en lastbil med utgången besiktning?

Ja, om besiktningen är markerad som obligatorisk på fordonets post och inte längre är giltig på delsträckans datum. Om den går ut strax efter det datumet visar LiteTMS en varning med knappen Tilldela ändå.

När visas en tidsfrist på översikten?

Så många dagar före förfallodatumet som du har angett för dokumentet. Med 30 dagar visas en besiktning som förfaller den 20 november i Kommande påminnelser den 21 oktober.

Fortsätter en order att visa tidsfrister efter att den har slutförts?

Nej. Brickan Tidsfrister och markörerna i Trafikledning, orderlistan, kalendern och på kartan visas så länge ordern är öppen. Avslutade, makulerade och fakturerade ordrar visar dem inte.

Kan jag lägga till en påminnelse via ChatGPT eller Claude?

Ja, så snart företaget aktiverar modulen som kopplar samman LiteTMS med AI-appar. Varje användare ansluter sitt eget konto och kan därefter ställa frågor om förarnas dokument och tidsfrister, samt lägga till, flytta eller ta bort sina egna påminnelser. Läs mer i artikeln om LiteTMS MCP-server.