Opomniki v LiteTMS: potek tehničnega pregleda se prikaže v naročilu

Roki v LiteTMS se začnejo na karticah. Datum poteka tehničnega pregleda, zavarovalne police, zdravniškega spričevala ali pogodbe vnesete le enkrat, na kartici vozila, polpriklopnika, zaposlenega ali pogodbenega partnerja, in nastavite, koliko dni vnaprej naj vas sistem nanj opozori. Od tega dne naprej se rok prikazuje na nadzorni plošči in na strani Opomniki ter, kar je še bolj priročno, v samem naročilu: ob dodelitvi tovornjaka, v glavi na vsakem zavihku, v razdelku Operacije, na seznamu naročil, v koledarju in na zemljevidu. Vse, kar ni vezano na posamezno kartico, se vnese med opomnike, LiteTMS pa obvestilo pošlje znotraj aplikacije, po e-pošti, prek sporočila SMS ali s potisnim obvestilom v LiteTMS Mobile.

Video je v poljščini s poljskimi podnapisi.

Samolepilni listki delujejo le, dokler kateri ne odpade

Prevozniško podjetje deluje na podlagi več datumov, kot si jih človek lahko zapomni. Vlačilec ima tehnični pregled, zavarovanje in umerjanje tahografa, polpriklopnik svoj tehnični pregled, voznik vozniško dovoljenje in zdravniško spričevalo, pogodba z naročnikom pa se izteče ob koncu meseca. Vsak datum zapade na drug dan, običajno pa jih spremlja ena sama oseba: v koledarju na telefonu, v preglednici ali na samolepilnih listkih okoli zaslona.

To deluje, dokler se nekdo pravočasno spomni pogledati. Težave se začnejo, ko rok zapade ravno med prevozom: tovornjak je že razporejen na pot, nihče pa ni opazil, da mu tehnični pregled poteče teden dni po vrnitvi. V LiteTMS ta datum ne stoji ločeno. Skupaj s tovornjakom potuje neposredno v naročilo.

Datum vnesete le enkrat, na kartico

Roki izvirajo iz evidenc, ki jih vodite v vsakem primeru:

• Vozila: dokumenti (tehnični pregled, obvezno in kasko zavarovanje, umerjanje tahografa, prevozna dovolilnica, certifikat ADR ali dokument s poljubnim poimenovanjem), kartice, oprema z rokom veljavnosti, servis in zaključek financiranja, kot je lizing.
• Polpriklopniki: tehnični pregled, zavarovanje, certifikat ATP, certifikat ADR in prevozna dovolilnica ter oprema, servis in financiranje.
• Zaposleni: vozniško dovoljenje, zdravniško spričevalo, delovno dovoljenje, osebna izkaznica, potni list ter kartice, kot so kartice za gorivo ali cestnino.
• Pogodbeni partnerji: dokumenti, kot sta licenca za prevoz ali zavarovalna polica odgovornosti prevoznika (OCP), ter datum poteka pogodbe.

Pri vsaki postavki določite, koliko dni pred iztekom naj vas LiteTMS nanjo opozori, od 0 do 365. Tehnični pregled vlačilca se lahko prikaže en mesec prej, kartica za gorivo pa teden dni prej. Servis lahko načrtujete glede na datum ali prevožene kilometre; opomniki glede na kilometre potrebujejo podatke o stanju števca iz povezanega sistema GPS.

Dokument ali kos opreme lahko označite tudi kot Obvezno. To je pomembno pri naročilih, kot boste videli v nadaljevanju.

Ko se rok približa, se prikaže na nadzorni plošči

Od dneva, ki ga določite pri dokumentu, se rok pojavi na nadzorni plošči pod razdelkom Prihajajoči opomniki z oznako, kot je "Še 25 dni", navedbo vira (vozilo, polpriklopnik, zaposleni, pogodbeni partner) in kategorije, kot sta Dokumenti ali Servis. Ko datum poteče, se premakne med Kritična opozorila z oznako "2 dni zamude". Koledar na nadzorni plošči prikazuje iste roke dan za dnem, s klikom pa se odpre kartica natanko na razdelku za obnovitev dokumenta.

V naročilu rok potuje skupaj s tovornjakom

Nadzorno ploščo morate posebej odpreti in preveriti. Naročilo pa imate že pred seboj, zato LiteTMS roke ekipe prikazuje ravno tam.

Pri dodelitvi. Ko naročilu dodelite vozilo, polpriklopnik in voznika, LiteTMS preveri njihove obvezne dokumente in opremo na dan posamezne relacije. Če bi kateri od njih do takrat že potekel, se dodelitev blokira, vi pa izberete drug tovornjak, polpriklopnik ali voznika. Če rok poteče kmalu po tem datumu, znotraj nastavljenega okna za opomnik, prejmete opozorilo: na primer, da tehnični pregled na dan relacije še velja, vendar poteče teden dni kasneje. Nato lahko izberete možnost Vseeno dodeli in tehnični pregled načrtujete po koncu poti.

Na vsakem zavihku. Ko je ekipa dodeljena, se v glavi naročila poleg statusa prikaže značka Roki: 2. Tam ostane na vsakem zavihku: rdeča, kadar nekaj poteče pred zaključkom naročila, in oranžna, kadar poteče kmalu zatem. S klikom odprete ploščo Roki ekipe: vozilo, priklopnik, voznik in prevoznik, vsak s svojimi dokumenti, karticami, opremo in datumi servisov. Vse, kar poteče med izvajanjem naročila, je označeno z »Pred zaključkom tega naročila«. Iz plošče lahko greste neposredno v zapis in podaljšate veljavnost dokumenta, če imate dostop do tega zapisa.

Na plošči so navedeni vsi datirani roki ekipe, ne le obvezni. V primeru iz videoposnetka dodelitev opozori na obvezen tehnični pregled vlačilca, plošča pa doda še zdravniško spričevalo voznika, ki poteče pred razkladom.

V Operacijah. Na zavihku Operacije vsaka vrstica z ekipo pod vrstico vozila prikazuje majhne oznake rokov za voznika, vozilo in priklopnik, pri čemer se vsaka začne z registrsko oznako ali z imenom. Prevoznik na podizvajalski relaciji dobi svojo oznako.

Na seznamu, v koledarju in na zemljevidu. Ista oznaka se nahaja v stolpcu Roki na seznamu naročil, na pasici naročila v Koledarju naročil in na kartici naročila na Zemljevidu naročil. V predogledu naročila je plošča z roki ekipe prva kartica.

Naročilo prikazuje roke, ki potečejo pred njegovim zaključkom, ter tiste, na katere vas bo LiteTMS začel opozarjati pred zaključkom, glede na število dni, nastavljenih pri posameznem dokumentu. To počne ves čas, dokler je naročilo odprto. Podaljšajte veljavnost dokumenta v njegovem zapisu in rok bo izginil iz naročila.

Opomniki: vsi roki na enem mestu ter vaši lastni

Stran Opomniki ima štiri zavihke. Zavihek Roki in opozorila zbira datume iz zapisov o vozilih, priklopnikih, zaposlenih in pogodbenikih, vsak s povezavo nazaj na ustrezen zapis. Koledar prikazuje mesečno mrežo ali seznam vaših opomnikov, tistih, ki so deljeni z vami, in rokov iz zapisov, pri čemer lahko svoj opomnik povlečete na drug dan. Zavihka Moji opomniki in Deljeno z mano vsebujeta opomnike, ki jih je nekdo dodal ročno.

Vaši lastni opomniki zajemajo vse, kar ni vezano na noben zapis: naročanje na tehnični pregled, klic lizinški hiši, nakup vinjet. Določite mu naziv, datum in uro ter izberete, kdo ga vidi: samo vi, izbrane osebe, vloge ali celotno podjetje. Nato izberete možnost Samo v koledarju ali Pošlji opomnik: obvestilo v aplikaciji, e-pošto, sporočilo SMS ali potisno obvestilo v aplikaciji LiteTMS Mobile. Nastavite, kdaj se začne (na dan dogodka, en dan, dva dni ali teden dni prej ali poljubno število dni), ob kateri uri in kako pogosto: Enkrat, Vsak dan do datuma ali Vsak dan do zaključka. Zadnja možnost opozarja tudi po preteku datuma, do 30 dni, dokler je nekdo ne označi kot zaključeno.

Pred shranjevanjem kartica Kaj se bo zgodilo natančno pojasni, kdo bo videl opomnik, kaj in kdaj bo LiteTMS poslal ter kdo sporočila ne bo prejel. Sporočilo SMS prejmejo le osebe s telefonsko številko v profilu, e-pošto le osebe z e-poštnim naslovom, potisno obvestilo pa le osebe, prijavljene v LiteTMS Mobile. Za pošiljanje e-pošte in sporočil SMS drugim osebam je potrebno dovoljenje skrbnika.

Koliko to stane

Roki v zapisih, na nadzorni plošči, v naročilih in na strani Opomniki so del sistema LiteTMS in ne zahtevajo ločenega modula. Obvestila v aplikaciji in potisna obvestila so na voljo brez doplačila. E-poštna sporočila in SMS-i, poslani prek opomnikov, se zaračunajo na računu podjetja po posameznem sporočilu, kar obrazec jasno navede ob izbiri teh kanalov.

Kratek pregled je na voljo na strani s funkcijami.

Pridružite se čakalni vrsti za vključitev, nato začnite z roki enega tovornjaka in enega voznika ter ju dodelite svojemu naslednjemu naročilu.

Pogosta vprašanja

Ali LiteTMS pošlje sporočilo SMS, ko se bliža potek tehničnega pregleda?

LiteTMS prikazuje roke iz zapisov na nadzorni plošči, na strani Opomniki in v naročilih, vendar jih ne pošilja samodejno kot sporočila. Če želite prejeti sporočilo SMS, e-pošto ali potisno obvestilo, dodajte opomnik na strani Opomniki in izberite ustrezen kanal.

Ali mi bo LiteTMS preprečil dodelitev tovornjaka s poteklim tehničnim pregledom?

Da, če je tehnični pregled v zapisu vozila označen kot obvezen in na datum relacije ne bo več veljaven. Če poteče kmalu po tem datumu, LiteTMS prikaže opozorilo z gumbom Vseeno dodeli.

Kdaj se rok prikaže na nadzorni plošči?

Toliko dni pred datumom poteka, kot ste nastavili pri dokumentu. Če nastavite 30 dni, se tehnični pregled, ki poteče 20. novembra, med prihajajočimi opomniki prikaže 21. oktobra.

Ali naročilo še naprej prikazuje roke po zaključku?

Ne. Značka Roki ter oznake v Operacijah, na seznamu naročil, v koledarju in na zemljevidu so prikazane le, dokler je naročilo odprto. Dokončana, preklicana in zaključena naročila jih ne prikazujejo.

Ali lahko dodam opomnik prek orodij ChatGPT ali Claude?

Da, ko podjetje vklopi modul za povezavo sistema LiteTMS z aplikacijami z umetno inteligenco. Vsak uporabnik poveže svoj račun ter lahko nato poizveduje o dokumentih in rokih voznikov ter dodaja, premika ali briše lastne opomnike. Podrobnosti najdete v članku o strežniku LiteTMS MCP.