Připomínky v LiteTMS: končící technická se zobrazí přímo v objednávce

Termíny v LiteTMS vycházejí z karet záznamů. Datum vypršení platnosti technické kontroly, pojistky, lékařské prohlídky nebo smlouvy zadáte jednou na kartě vozidla, návěsu, zaměstnance nebo obchodního partnera a nastavíte, s jakým předstihem se má připomenout. Od daného dne se zobrazuje na nástěnce a na stránce Připomínky, a co je ještě užitečnější, přímo v samotné objednávce: při přiřazování vozidla, v záhlaví každé záložky, v sekci Operace, v seznamu objednávek, v kalendáři i na mapě. Cokoliv, co nepatří ke konkrétní kartě, zadáte přímo do Připomínek a LiteTMS odešle upozornění v aplikaci, e-mailem, SMS zprávou nebo jako push notifikaci v LiteTMS Mobile.

Video je namluveno v polštině s polskými titulky.

Lepicí papírky fungují, dokud nějaký neodpadne

Dopravní firma stojí na větším množství termínů, než kolik dokáže kdokoli udržet v hlavě. Tahač má technickou kontrolu, pojištění a kalibraci tachografu, návěs má vlastní technickou, řidič řidičský průkaz a lékařskou prohlídku a smlouva se zákazníkem končí koncem měsíce. Každý termín připadá na jiný den a obvykle je hlídá jeden člověk: v kalendáři v telefonu, v tabulce nebo na lepicích papírcích kolem monitoru.

To funguje do chvíle, dokud se někdo nezapomene podívat. Problém nastává, když termín vyprší uprostřed práce: vozidlo je už naplánované na trasu a nikdo si nevšiml, že mu technická kontrola končí týden po návratu. V LiteTMS takové datum nezůstává izolované. Cestuje s vozidlem přímo do objednávky.

Datum zadáte jednou, přímo na kartě

Termíny vycházejí ze záznamů, které stejně vedete:

• Vozidla: dokumenty (technická kontrola, povinné ručení a havarijní pojištění, kalibrace tachografu, povolení k přepravě, osvědčení ADR nebo dokument s vlastním názvem), karty, výbava s dobou expirace, servis a konec financování, například leasingu.
• Návěsy: technická kontrola, pojištění, certifikát ATP, osvědčení ADR a povolení k přepravě, dále výbava, servis a financování.
• Zaměstnanci: řidičský průkaz, lékařská prohlídka, pracovní povolení, občanský průkaz, cestovní pas a karty, například palivové nebo mýtné.
• Obchodní partneři: dokumenty, jako je licence k přepravě nebo pojištění odpovědnosti dopravce, a datum ukončení smlouvy.

U každé položky nastavíte, kolik dní předem na ni má LiteTMS upozornit, v rozmezí od 0 do 365. Technická kontrola tahače se tak může připomenout měsíc dopředu a palivová karta týden předem. Servis lze plánovat podle data nebo podle počtu kilometrů. Připomínky podle nájezdu vyžadují stav tachometru z propojené GPS.

Dokument nebo součást výbavy lze také označit jako Povinné. To má zásadní vliv na objednávky, jak uvidíte níže.

Když se termín blíží, nástěnka na něj upozorní

Ode dne, který nastavíte u dokumentu, se termín zobrazí na nástěnce v sekci Blížící se připomínky s označením jako „Zbývá 25 dní“, zdrojem (vozidlo, návěs, zaměstnanec, obchodní partner) a kategorií, například Dokumenty nebo Servis. Jakmile datum vyprší, přesune se do Kritická upozornění jako „2 dny po termínu“. Kalendář na nástěnce zobrazuje stejné termíny den po dni a kliknutím se otevře karta přímo v sekci, kde dokument obnovíte.

V objednávce cestuje termín společně s vozidlem

Na nástěnku se musíte jít podívat cíleně. Objednávku už máte před sebou, a proto v ní LiteTMS zobrazuje termíny posádky přímo.

Při přiřazení. Když k objednávce přiřazujete vozidlo, návěs a řidiče, LiteTMS zkontroluje jejich povinné dokumenty a výbavu k datu dané etapy. Pokud by už některý z nich v té době vypršel, přiřazení se zablokuje a vy vyberete jiné vozidlo, návěs nebo řidiče. Pokud vyprší krátce po tomto datu, v rámci nastaveného okna připomínky, zobrazí se varování, například že technická kontrola je v den etapy ještě platná, ale vyprší o týden později. Pak můžete zvolit Přesto přiřadit a naplánovat technickou kontrolu na dobu po návratu z trasy.

Na každé záložce. Jakmile je přiřazena posádka, v záhlaví objednávky se vedle stavu objeví štítek Termíny: 2. Zůstává tam na každé záložce: červeně, pokud platnost vyprší před dokončením objednávky, oranžově, pokud vyprší krátce po něm. Kliknutím otevřete panel Termíny posádky: vozidlo, návěs, řidič a dopravce, každý se svými doklady, kartami, výbavou a termíny servisu. Cokoli, co vyprší během zakázky, je označeno jako „Před dokončením této objednávky“. Z panelu můžete přejít přímo na příslušnou kartu a doklad obnovit, pokud k ní máte přístup.

Panel uvádí každý termín s datem, který se posádky týká, nejen ty povinné. V ukázce z videa systém při přiřazení upozorní na povinnou technickou kontrolu tahače a panel k tomu přidá lékařskou prohlídku řidiče, která vyprší ještě před vykládkou.

V sekci Provoz. Na záložce Provoz zobrazuje každý řádek posádky pod řádkem vozidla malé značky termínů pro řidiče, vozidlo i návěs, přičemž každá začíná SPZ nebo jménem. Dopravce na subdodavatelském úseku má svou vlastní.

V seznamu, v kalendáři a na mapě. Stejná značka se nachází ve sloupci Termíny v seznamu objednávek, na pruhu objednávky v Kalendáři objednávek a na kartě objednávky v Mapě objednávek. V náhledu objednávky je panel termínů posádky hned první kartou.

U objednávky se zobrazují termíny, které vyprší před jejím dokončením, a navíc ty, na které vás LiteTMS začne před jejím koncem upozorňovat podle počtu dní nastavených u daného dokumentu. Děje se tak po celou dobu, kdy je objednávka otevřená. Jakmile dokument na jeho kartě obnovíte, termín z objednávky zmizí.

Připomínky: všechny termíny na jednom místě a k tomu vaše vlastní

Stránka Připomínky má čtyři záložky. Termíny a upozornění shromažďuje data z karet vozidel, návěsů, zaměstnanců a smluvních partnerů, vždy s odkazem zpět na příslušnou kartu. Kalendář nabízí měsíční přehled nebo seznam vašich připomínek, připomínek sdílených s vámi a termínů z karet, přičemž vlastní připomínku můžete přetažením přesunout na jiný den. V záložkách Moje připomínky a Sdíleno se mnou najdete položky, které někdo přidal ručně.

Vlastní připomínky pokrývají vše, co nemá vlastní kartu v systému: objednání na technickou kontrolu, telefonát leasingové společnosti nebo nákup dálničních známek. Zadáte název, datum a čas a určíte, kdo připomínku uvidí: pouze vy, vybraní uživatelé, konkrétní role nebo celá firma. Poté zvolíte Pouze v kalendáři nebo Odeslat připomínku: notifikaci v aplikaci, e-mail, SMS zprávu nebo push notifikaci v mobilní aplikaci LiteTMS Mobile. Nastavíte, kdy má upozorňování začít (v daný den, den předem, dva dny předem, týden předem nebo libovolný počet dní), v kolik hodin a jak často: Jednou, Každý den do data termínu nebo Každý den do vyřešení. Poslední možnost připomíná úkol i po termínu, a to až po dobu 30 dní, dokud jej někdo neoznačí jako hotový.

Před uložením vám karta Co se stane přehledně ukáže, kdo připomínku uvidí, co a kdy LiteTMS odešle a komu zpráva nedorazí. SMS zpráva dorazí pouze uživatelům, kteří mají v profilu telefonní číslo, e-mail pouze těm s vyplněnou adresou a push notifikace jen lidem přihlášeným do LiteTMS Mobile. K odesílání e-mailů a SMS zpráv dalším osobám je potřeba oprávnění správce.

Kolik to stojí

Termíny na kartách, na nástěnce, v objednávkách a na stránce Připomínky jsou součástí LiteTMS a nevyžadují žádný samostatný modul. Notifikace v aplikaci a push notifikace jsou zdarma. E-maily a SMS zprávy odeslané v rámci připomínek se přičítají k vyúčtování firmy podle počtu odeslaných zpráv, na což formulář při výběru těchto kanálů přímo upozorňuje.

Stručný přehled najdete na stránce funkcí.

Zapište se na čekací listinu, začněte s termíny jednoho vozidla a jednoho řidiče a přiřaďte je ke své další objednávce.