LiteTMS रिमाइंडर्स: समाप्त होने वाला तकनीकी निरीक्षण अब सीधे ऑर्डर में दिखेगा

LiteTMS में समय-सीमाएं (डेडलाइन्स) रिकॉर्ड से शुरू होती हैं। आप वाहन, ट्रेलर, कर्मचारी या कॉन्ट्रैक्टर के रिकॉर्ड में तकनीकी निरीक्षण, बीमा पॉलिसी, मेडिकल सर्टिफिकेट या अनुबंध की समाप्ति तिथि सिर्फ एक बार दर्ज करते हैं, और यह सेट करते हैं कि यह कितने दिन पहले सामने आए। उस दिन से यह डैशबोर्ड और Reminders पेज पर दिखने लगता है, और इससे भी अधिक उपयोगी यह है कि यह सीधे ऑर्डर में भी दिखाई देता है: जब आप ट्रक असाइन करते हैं, हर टैब के हेडर में, Operations में, ऑर्डर सूची में, कैलेंडर में और मैप पर। जो भी चीज़ किसी रिकॉर्ड में दर्ज नहीं होती, वह Reminders में जाती है, और LiteTMS उसे इन-ऐप नोटिफिकेशन, ईमेल, एसएमएस या LiteTMS Mobile में पुश नोटिफिकेशन के रूप में भेजता है।

यह वीडियो पोलिश भाषा में है, जिसमें पोलिश सबटाइटल भी शामिल हैं।

स्टिकी नोट्स तब तक ही काम आते हैं जब तक कोई एक छूट न जाए

एक ट्रांसपोर्ट कंपनी इतनी सारी तारीखों के सहारे चलती है जिन्हें कोई भी अकेला इंसान याद नहीं रख सकता। ट्रैक्टर यूनिट का अपना निरीक्षण, बीमा और टैकोग्राफ कैलिब्रेशन होता है, ट्रेलर का अपना अलग निरीक्षण होता है, ड्राइवर का लाइसेंस और मेडिकल सर्टिफिकेट होता है, और महीने के अंत में ग्राहक का अनुबंध समाप्त हो रहा होता है। हर तारीख अलग-अलग दिन पड़ती है, और आमतौर पर कोई एक व्यक्ति ही इनका हिसाब रखता है: फोन के कैलेंडर में, स्प्रेडशीट में या मॉनिटर के चारों ओर चिपके स्टिकी नोट्स पर।

यह तब तक ही ठीक चलता है जब तक किसी को देखना याद रहे। परेशानी तब शुरू होती है जब कोई डेडलाइन काम के बीच में आ जाती है: ट्रक को ट्रिप के लिए पहले ही प्लान किया जा चुका होता है, और किसी का इस बात पर ध्यान नहीं जाता कि लौटने के एक सप्ताह बाद ही उसका निरीक्षण समाप्त हो रहा है। LiteTMS में वह तारीख कहीं अलग नहीं पड़ी रहती। वह ट्रक के साथ-साथ सीधे ऑर्डर में भी जाती है।

आप रिकॉर्ड में सिर्फ एक बार तारीख दर्ज करते हैं

डेडलाइन्स उन्हीं रिकॉर्ड्स से आती हैं जिन्हें आप वैसे भी मेंटेन करते हैं:

• वाहन: दस्तावेज़ (तकनीकी निरीक्षण, थर्ड-पार्टी व कॉम्प्रिहेंसिव बीमा, टैकोग्राफ कैलिब्रेशन, रोड परमिट, ADR सर्टिफिकेट या आपकी पसंद के नाम वाला कोई दस्तावेज़), कार्ड, एक्सपायरी डेट वाले उपकरण, सर्विसिंग, और लीज़ जैसी फाइनेंसिंग की समाप्ति।
• ट्रेलर: तकनीकी निरीक्षण, बीमा, ATP सर्टिफिकेट, ADR सर्टिफिकेट और रोड परमिट, साथ ही उपकरण, सर्विसिंग और फाइनेंसिंग।
• कर्मचारी: ड्राइविंग लाइसेंस, मेडिकल सर्टिफिकेट, वर्क परमिट, पहचान पत्र, पासपोर्ट, और फ्यूल या टोल कार्ड जैसे कार्ड।
• कॉन्ट्रैक्टर: दस्तावेज़ जैसे कि ट्रांसपोर्ट लाइसेंस या कैरियर लायबिलिटी (OCP) पॉलिसी, और अनुबंध समाप्त होने की तारीख।

हर आइटम पर आप यह सेट कर सकते हैं कि LiteTMS को उस तारीख से कितने दिन पहले रिमाइंडर दिखाना चाहिए, 0 से 365 दिनों के बीच। ट्रैक्टर यूनिट के निरीक्षण का रिमाइंडर एक महीने पहले और फ्यूल कार्ड का रिमाइंडर एक सप्ताह पहले आ सकता है। सर्विसिंग को तारीख या माइलेज के आधार पर शेड्यूल किया जा सकता है; माइलेज आधारित रिमाइंडर्स के लिए कनेक्टेड GPS से ओडोमीटर डेटा की आवश्यकता होती है।

किसी दस्तावेज़ या उपकरण को Required (अनिवार्य) के रूप में भी चिह्नित किया जा सकता है। यह ऑर्डर्स के लिए बहुत महत्वपूर्ण होता है, जैसा कि आप नीचे देखेंगे।

जब कोई समय-सीमा नज़दीक आती है, तो डैशबोर्ड उसे दिखा देता है

दस्तावेज़ पर तय किए गए दिन से, वह डेडलाइन डैशबोर्ड पर Upcoming Reminders के तहत "25 days left" जैसे लेबल, उसके स्रोत (वाहन, ट्रेलर, कर्मचारी, कॉन्ट्रैक्टर) और Documents या Service जैसी श्रेणी के साथ दिखाई देने लगती है। तारीख बीत जाने पर यह "2 days overdue" के रूप में Critical Alerts में चली जाती है। डैशबोर्ड कैलेंडर दिन-प्रतिदिन के आधार पर यही डेडलाइन्स दिखाता है, और एक क्लिक से सीधे उस सेक्शन में रिकॉर्ड खुल जाता है जहां आप दस्तावेज़ का नवीनीकरण करते हैं।

ऑर्डर में, डेडलाइन ट्रक के साथ-साथ चलती है

डैशबोर्ड पर आपको खुद जाकर देखना पड़ता है। वहीं ऑर्डर पहले से ही आपकी स्क्रीन पर खुला होता है, इसलिए LiteTMS वहीं पूरे क्रू की डेडलाइन्स दिखा देता है।

जब आप असाइन करते हैं। जब आप किसी ऑर्डर में वाहन, ट्रेलर और ड्राइवर असाइन करते हैं, तो LiteTMS उस रूट चरण (लेग) की तारीख के अनुसार उनके अनिवार्य दस्तावेज़ों और उपकरणों की जांच करता है। यदि तब तक किसी चीज़ की वैधता समाप्त हो चुकी होगी, तो असाइनमेंट ब्लॉक हो जाता है और आप दूसरा ट्रक, ट्रेलर या ड्राइवर चुनते हैं। यदि वह उस तारीख के तुरंत बाद समाप्त होता है, यानी उसके अपने रिमाइंडर विंडो के भीतर, तो आपको एक चेतावनी मिलती है, उदाहरण के लिए यह कि तकनीकी निरीक्षण उस चरण के दिन तो वैध है लेकिन एक सप्ताह बाद समाप्त हो जाएगा। इसके बाद आप Assign anyway चुन सकते हैं और ट्रिप के बाद के लिए निरीक्षण का समय तय कर सकते हैं।

हर टैब पर। क्रू असाइन होते ही, ऑर्डर हेडर में स्टेटस के बगल में Deadlines: 2 चिप दिखाई देने लगती है। यह हर टैब पर बनी रहती है: लाल रंग में जब ऑर्डर खत्म होने से पहले कोई वैधता समाप्त हो रही हो, और एम्बर रंग में जब ऑर्डर के तुरंत बाद समाप्त हो रही हो। एक क्लिक से Crew deadlines पैनल खुल जाता है: वाहन, ट्रेलर, ड्राइवर और कैरियर, प्रत्येक के अपने दस्तावेज़ों, कार्डों, उपकरणों और सर्विस की तारीखों के साथ। काम के दौरान जो कुछ भी समाप्त होता है, उस पर "Before this order ends" का निशान लग जाता है। यदि आपके पास उस रिकॉर्ड का एक्सेस है, तो पैनल से आप सीधे रिकॉर्ड पर जाकर दस्तावेज़ का नवीनीकरण कर सकते हैं।

यह पैनल क्रू की हर तारीख वाली डेडलाइन को सूचीबद्ध करता है, केवल अनिवार्य डेडलाइनों को ही नहीं। वीडियो के उदाहरण में, असाइनमेंट ट्रैक्टर के अनिवार्य इंस्पेक्शन को लेकर चेतावनी देता है, और पैनल ड्राइवर के मेडिकल सर्टिफिकेट को भी जोड़ देता है, जिसकी वैधता अनलोडिंग से पहले समाप्त हो रही है।

Operations में। Operations टैब पर, प्रत्येक क्रू पंक्ति में वाहन लाइन के नीचे उसके ड्राइवर, वाहन और ट्रेलर के लिए छोटे डेडलाइन मार्कर दिखाई देते हैं, जिनमें से प्रत्येक नंबर प्लेट या नाम से शुरू होता है। सब-कॉन्ट्रैक्टेड लेग पर मौजूद कैरियर को उसका अपना मार्कर मिलता है।

लिस्ट में, कैलेंडर में और मैप पर। यही मार्कर ऑर्डर्स लिस्ट के Deadlines कॉलम में, Order Calendar में ऑर्डर के बार पर और Orders Map में ऑर्डर कार्ड पर दिखाई देता है। ऑर्डर प्रिव्यू में, क्रू डेडलाइंस पैनल पहला कार्ड होता है।

ऑर्डर उन डेडलाइनों को दिखाता है जो इसके समाप्त होने से पहले खत्म हो रही हैं, साथ ही उन डेडलाइनों को भी जिनके बारे में LiteTMS हर दस्तावेज़ पर तय किए गए दिनों के आधार पर ऑर्डर खत्म होने से पहले याद दिलाना शुरू कर देगा। जब तक ऑर्डर खुला रहता है, यह ऐसा ही करता रहता है। रिकॉर्ड पर दस्तावेज़ को रिन्यू करें और डेडलाइन ऑर्डर से हट जाती है।

Reminders: हर डेडलाइन एक ही जगह पर, साथ ही आपके अपने रिमाइंडर्स

Reminders पेज पर चार टैब हैं। Deadlines & Alerts वाहन, ट्रेलर, कर्मचारी और कॉन्ट्रैक्टर रिकॉर्ड्स से तारीखें जुटाता है, और हर तारीख के साथ संबंधित रिकॉर्ड का लिंक होता है। Calendar महीने का ग्रिड या आपके रिमाइंडर्स, आपके साथ साझा किए गए रिमाइंडर्स और रिकॉर्ड डेडलाइनों की सूची दिखाता है, और आप अपने रिमाइंडर्स को ड्रैग करके किसी अन्य दिन पर ले जा सकते हैं। My Reminders और Shared with me में वे चीजें होती हैं जिन्हें किसी ने मैन्युअली जोड़ा है।

आपके अपने रिमाइंडर्स उन सभी चीज़ों को कवर करते हैं जो किसी रिकॉर्ड में दर्ज नहीं हैं: इंस्पेक्शन बुक करना, लीजिंग कंपनी को कॉल करना, विगनेट्स ऑर्डर करना। आप इसे एक नाम, तारीख और समय देते हैं और तय करते हैं कि इसे कौन देखेगा: केवल आप, चुने हुए लोग, रोल्स या पूरी कंपनी। फिर आप Only in the calendar या Send a reminder चुनते हैं: इन-ऐप नोटिफिकेशन, ईमेल, टेक्स्ट मैसेज या LiteTMS Mobile में पुश नोटिफिकेशन। आप सेट करते हैं कि यह कब शुरू हो (उसी दिन, एक दिन पहले, दो दिन पहले, एक हफ्ता पहले या अपनी पसंद के दिनों की संख्या), किस समय और कितनी बार: Once, Every day until the date या Every day until done। आखिरी विकल्प तारीख बीतने के बाद भी 30 दिनों तक तब तक याद दिलाता रहता है, जब तक कि कोई इसे पूरा मार्क न कर दे।

सहेजने से पहले, What will happen कार्ड स्पष्ट रूप से बताता है कि रिमाइंडर किसे दिखाई देगा, LiteTMS क्या और कब भेजेगा, और किसका मैसेज छूट जाएगा। टेक्स्ट मैसेज केवल उन्हीं लोगों तक पहुंचता है जिनके प्रोफाइल में फोन नंबर दर्ज है, ईमेल केवल ईमेल पते वाले लोगों तक, और पुश नोटिफिकेशन केवल LiteTMS Mobile में साइन इन किए हुए लोगों तक। अन्य लोगों को ईमेल और टेक्स्ट भेजने के लिए एडमिनिस्ट्रेटर की अनुमति की आवश्यकता होती है।

इसकी लागत क्या है

रिकॉर्ड्स पर, डैशबोर्ड पर, ऑर्डर्स में और Reminders पेज पर दिखने वाली डेडलाइन्स LiteTMS का ही हिस्सा हैं और इसके लिए किसी अलग मॉड्यूल की आवश्यकता नहीं होती। इन-ऐप और पुश नोटिफिकेशन्स के लिए कोई अतिरिक्त शुल्क नहीं लगता। रिमाइंडर्स द्वारा भेजे जाने वाले ईमेल और टेक्स्ट मैसेज प्रति संदेश के हिसाब से कंपनी के बिल में जोड़े जाते हैं, और जब आप इन चैनलों को चुनते हैं तो फॉर्म में यह स्पष्ट रूप से लिखा होता है।

एक संक्षिप्त विवरण features page पर उपलब्ध है।

ऑनबोर्डिंग लिस्ट में शामिल हों, फिर एक ट्रक और एक ड्राइवर की डेडलाइन्स से शुरुआत करें और उन्हें अपने अगले ऑर्डर में असाइन करें।