LiteTMS podsjetnici: istek tehničkog pregleda prikazuje se izravno u nalogu

Rokovi u sustavu LiteTMS kreću iz matičnih zapisa. Dovoljno je jednom unijeti datum isteka tehničkog pregleda, police osiguranja, liječničkog uvjerenja ili ugovora na kartici vozila, poluprikolice, zaposlenika ili kooperanta te odrediti koliko se dana unaprijed podsjetnik treba pojaviti. Od tog dana podsjetnik se prikazuje na nadzornoj ploči i na stranici Podsjetnici, ali što je još korisnije, i u samom nalogu: prilikom dodjele vozila, u zaglavlju svake kartice, u modulu Operacije, na popisu naloga, u kalendaru i na karti. Sve što nije vezano uz određeni zapis unosi se u Podsjetnike, a LiteTMS obavijest šalje unutar aplikacije, e-poštom, SMS-om ili putem push obavijesti u aplikaciji LiteTMS Mobile.

Videozapis je na poljskom jeziku, s poljskim titlovima.

Samoljepljivi listići funkcioniraju dok jedan ne otpadne

Poslovanje prijevozničke tvrtke ovisi o više datuma nego što itko može zapamtiti. Tegljač ima tehnički pregled, osiguranje i baždarenje tahografa, poluprikolica svoj tehnički pregled, vozač vozačku dozvolu i liječničko uvjerenje, a ugovor s klijentom istječe krajem mjeseca. Svaki datum pada na drugi dan, a o njima obično brine jedna osoba: u kalendaru na telefonu, u tablici ili na samoljepljivim listićima oko ekrana.

To funkcionira sve dok se netko sjeti provjeriti. Problem nastaje kada rok istekne usred posla: kamion je već raspoređen na put, a nitko nije primijetio da mu tehnički pregled istječe tjedan dana nakon povratka. U sustavu LiteTMS taj datum ne stoji izoliran. On putuje zajedno s vozilom izravno u nalog.

Datum unosite samo jednom, na kartici

Rokovi proizlaze iz evidencija koje ionako vodite:

• Vozila: dokumenti (tehnički pregled, obvezno i kasko osiguranje, baždarenje tahografa, prijevozne dozvole, ADR certifikat ili dokument s prilagođenim nazivom), kartice, oprema s rokom valjanosti, servis i završetak financiranja poput leasinga.
• Poluprikolice: tehnički pregled, osiguranje, ATP certifikat, ADR certifikat i prijevozne dozvole, uz opremu, servis i financiranje.
• Zaposlenici: vozačka dozvola, liječničko uvjerenje, radna dozvola, osobna iskaznica, putovnica te kartice poput kartica za gorivo ili cestarinu.
• Kooperanti: dokumenti poput licencije za prijevoz ili police osiguranja odgovornosti prijevoznika (CMR/OCP) te datum isteka ugovora.

Za svaku stavku određujete koliko dana prije isteka LiteTMS treba prikazati podsjetnik, od 0 do 365 dana. Tehnički pregled tegljača može se pojaviti mjesec dana unaprijed, a kartica za gorivo tjedan dana unaprijed. Servis se može planirati prema datumu ili prema kilometraži; podsjetnici prema kilometraži zahtijevaju podatke o stanju brojača kilometara s povezanog GPS sustava.

Dokument ili komad opreme može se označiti i kao Obavezno. To je ključno za naloge, kao što je objašnjeno u nastavku.

Kada se rok približi, nadzorna ploča ga odmah prikazuje

Od dana koji ste odredili na dokumentu, rok se pojavljuje na nadzornoj ploči u odjeljku Nadolazeći podsjetnici s oznakom poput "Preostalo 25 dana", izvorom (vozilo, poluprikolica, zaposlenik, kooperant) i kategorijom kao što su Dokumenti ili Servis. Čim datum prođe, premješta se u Kritična upozorenja kao "2 dana kašnjenja". Kalendar na nadzornoj ploči prikazuje te iste rokove iz dana u dan, a klikom se otvara kartica točno na odjeljku u kojem se dokument obnavlja.

U nalogu rok putuje zajedno s vozilom

Nadzornu ploču morate sami otvoriti i pregledati. Nalog vam je već pred očima, pa LiteTMS upravo tamo prikazuje rokove vezane uz vozilo i vozača.

Prilikom dodjele. Dok dodjeljujete vozilo, poluprikolicu i vozača nalogu, LiteTMS provjerava njihove obavezne dokumente i opremu na datum dionice prijevoza. Ako je nečemu dotad već istekao rok, dodjela se blokira te birate drugo vozilo, poluprikolicu ili vozača. Ako rok istječe ubrzo nakon tog datuma, unutar zadanog razdoblja podsjetnika, dobit ćete upozorenje - primjerice da tehnički pregled još vrijedi na dan dionice, ali istječe tjedan dana kasnije. Tada možete odabrati Svejedno dodijeli i zakazati tehnički pregled za razdoblje nakon puta.

Na svakoj kartici. Čim se dodijeli posada, u zaglavlju naloga pokraj statusa pojavljuje se oznaka Rokovi: 2. Ostaje tamo na svakoj kartici: crvena kada nešto istječe prije završetka naloga, žuta kada istječe ubrzo nakon toga. Klikom se otvara ploča Rokovi posade: vozilo, prikolica, vozač i prijevoznik, svaki sa svojim dokumentima, karticama, opremom i datumima servisa. Sve što istječe tijekom vožnje označeno je s "Prije završetka ovog naloga". Izravno s ploče možete prijeći na zapis i obnoviti dokument, ako imate pristup tom zapisu.

Ploča navodi svaki rok posade s datumom, ne samo obvezne. U primjeru iz videa, dodjela upozorava na obvezni tehnički pregled tegljača, a ploča dodaje i liječničko uvjerenje vozača, koje istječe prije istovara.

U Operacijama. Na kartici Operacije, svaki redak posade prikazuje male oznake rokova za vozača, vozilo i prikolicu ispod retka vozila, a svaka počinje registarskom oznakom ili imenom. Prijevoznik na podugovorenoj dionici dobiva vlastitu oznaku.

Na popisu, u kalendaru i na karti. Ista oznaka nalazi se u stupcu Rokovi na popisu naloga, na traci naloga u Kalendaru naloga i na kartici naloga na Karti naloga. U pretpregledu naloga, ploča s rokovima posade prva je kartica.

Nalog prikazuje rokove koji istječu prije njegova završetka, kao i one na koje će vas LiteTMS početi podsjećati prije završetka, na temelju broja dana postavljenog za svaki dokument. To čini sve dok je nalog otvoren. Obnovite dokument na njegovu zapisu i rok nestaje s naloga.

Podsjetnici: svi rokovi na jednom mjestu, uz vaše vlastite

Stranica Podsjetnici ima četiri kartice. Rokovi i upozorenja okupljaju datume iz zapisa o vozilu, prikolici, zaposleniku i kooperantu, svaki s poveznicom natrag na svoj zapis. Kalendar prikazuje mjesečni prikaz ili popis vaših podsjetnika, onih koji su podijeljeni s vama te rokove iz zapisa, a svoj podsjetnik možete povući na drugi dan. Kartice Moji podsjetnici i Podijeljeno sa mnom sadrže stavke koje je netko unio ručno.

Vaši vlastiti podsjetnici pokrivaju sve što se ne nalazi ni na jednom zapisu: zakazivanje tehničkog pregleda, poziv leasing kući, naručivanje vinjeta. Dodijelite mu naziv, datum i vrijeme te odlučite tko ga vidi: samo vi, odabrane osobe, uloge ili cijela tvrtka. Zatim odabirete Samo u kalendaru ili Pošalji podsjetnik: obavijest u aplikaciji, e-poruku, SMS ili push obavijest u LiteTMS Mobileu. Postavljate kada počinje (na sam dan, dan ranije, dva dana ranije, tjedan dana ranije ili broj dana po želji), u koje vrijeme i koliko često: Jednom, Svaki dan do datuma ili Svaki dan do dovršetka. Posljednja opcija nastavlja slati podsjetnike i nakon datuma, do 30 dana, sve dok je netko ne označi dovršenom.

Prije nego što spremite, kartica Što će se dogoditi točno navodi tko će vidjeti podsjetnik, što će LiteTMS poslati i kada te tko neće primiti poruku. SMS poruka stiže samo osobama s brojem telefona u profilu, e-poruka samo osobama s adresom, a push obavijest samo osobama prijavljenima u LiteTMS Mobile. Za slanje e-poruka i SMS poruka drugim osobama potrebno je dopuštenje administratora.

Koliko to košta

Rokovi na zapisima, na nadzornoj ploči, u nalozima i na stranici Podsjetnici dio su LiteTMS-a i ne zahtijevaju zaseban modul. Obavijesti unutar aplikacije i push obavijesti ne naplaćuju se dodatno. E-poruke i SMS poruke poslane podsjetnicima dodaju se na račun tvrtke po poruci, a obrazac to jasno navodi kada odaberete te kanale.

Kratak pregled nalazi se na stranici sa značajkama.

Pridružite se listi za prijavu, a zatim započnite s rokovima za jedan kamion i jednog vozača te ih dodijelite svom sljedećem nalogu.

Česta pitanja

Šalje li LiteTMS SMS poruku kada tehnički pregled uskoro istječe?

LiteTMS prikazuje rokove iz zapisa na nadzornoj ploči, na stranici Podsjetnici i u nalozima, ali ih ne šalje samostalno. Ako želite SMS, e-poruku ili push obavijest, dodajte podsjetnik na stranici Podsjetnici i odaberite željeni kanal.

Hoće li me LiteTMS spriječiti da dodijelim kamion s isteklim tehničkim pregledom?

Da, ako je tehnički pregled na zapisu vozila označen kao obvezan i više neće vrijediti na datum dionice. Ako istječe ubrzo nakon tog datuma, LiteTMS prikazuje upozorenje s gumbom Dodijeli svejedno.

Kada se rok pojavljuje na nadzornoj ploči?

Onoliko dana prije datuma isteka koliko postavite na dokumentu. Uz 30 dana, tehnički pregled koji dospijeva 20. studenoga pojavljuje se u Nadolazećim podsjetnicima 21. listopada.

Prikazuje li nalog rokove i nakon što je dovršen?

Ne. Oznaka Rokovi i indikatori u Operacijama, na popisu naloga, u kalendaru i na karti prikazuju se dok je nalog otvoren. Dovršeni, otkazani i zaključeni nalozi ih ne prikazuju.

Mogu li dodati podsjetnik putem ChatGPT-ja ili Claudea?

Da, nakon što tvrtka uključi modul koji povezuje LiteTMS s AI aplikacijama. Svaki korisnik povezuje svoj račun i zatim može postavljati upite o dokumentima i rokovima vozača te dodavati, pomicati ili brisati vlastite podsjetnike. Detalji se nalaze u članku o LiteTMS MCP poslužitelju.