Нагадування в LiteTMS: закінчення техогляду видно безпосередньо в замовленні

Дедлайни в LiteTMS починаються з карток. Ви один раз вводите термін дії техогляду, страхового поліса, медичної довідки чи договору в картці тягача, напівпричепа, працівника або контрагента й вказуєте, за скільки днів слід про це нагадати. З цього дня нагадування з'являється на панелі керування та на сторінці «Нагадування», а головне - безпосередньо в самому замовленні: під час призначення тягача, у шапці на кожній вкладці, в розділі «Операції», у списку замовлень, у календарі та на карті. Усе, що не прив'язане до конкретної картки, потрапляє до розділу «Нагадування», і LiteTMS надсилає сповіщення в системі, електронною поштою, через SMS або як push-сповіщення у додатку LiteTMS Mobile.

Відео озвучено польською мовою з польськими субтитрами.

Стікери працюють, доки один із них не відпаде

Робота транспортної компанії зав'язана на такій кількості дат, яку ніхто не здатен утримати в голові. Тягач має техогляд, страховку та калібрування тахографа, напівпричіп - власний техогляд, водій - посвідчення та медичну довідку, а договір із замовником закінчується наприкінці місяця. Кожна дата припадає на інший день, і зазвичай їх відстежує одна людина: у календарі телефона, в електронній таблиці або на стікерах навколо монітора.

Це працює рівно доти, доки хтось не забуде перевірити. Проблеми починаються тоді, коли термін спливає в самий розпал роботи: тягач уже запланований у рейс, і ніхто не помітив, що його техогляд закінчується за тиждень після повернення. У LiteTMS ця дата не існує окремо від процесу. Вона подорожує разом із тягачем просто в замовлення.

Ви вводите дату лише один раз, у картці

Терміни підтягуються з карток, які ви й так ведете:

• Транспортні засоби: документи (техогляд, страховка ОСЦПВ і КАСКО, калібрування тахографа, дорожній дозвіл, сертифікат ADR або документ із власною назвою), картки, обладнання з терміном придатності, сервісне обслуговування та завершення фінансування, наприклад лізингу.
• Напівпричепи: техогляд, страховка, сертифікат ATP, дозвіл ADR та дорожній дозвіл, а також обладнання, сервіс і фінансування.
• Працівники: посвідчення водія, медична довідка, дозвіл на роботу, ID-картка, закордонний паспорт, а також паливні чи дорожні платіжні картки.
• Контрагенти: документи, такі як транспортна ліцензія чи поліс відповідальності перевізника (OCP), а також дата закінчення договору.

Для кожного пункту ви налаштовуєте, за скільки днів система LiteTMS має попередити про дедлайн - від 0 до 365. Про техогляд тягача можна нагадати за місяць, а про паливну картку - за тиждень. Сервісне обслуговування можна планувати за датою або за пробігом; для нагадувань за пробігом потрібні дані одометра з підключеного GPS.

Документ або елемент оснащення також можна позначити як Обов'язковий. Це має вирішальне значення для замовлень, як показано нижче.

Коли термін наближається, панель керування попереджає про це

Починаючи з дня, вказаного в документі, термін з'являється на панелі керування в розділі Майбутні нагадування з міткою на кшталт «Залишилося 25 днів», джерелом (тягач, напівпричіп, працівник, контрагент) і категорією, наприклад «Документи» або «Сервіс». Щойно дата спливає, нагадування переходить до розділу Критичні сповіщення зі статусом «Протерміновано на 2 дні». Календар на панелі керування показує ті самі терміни день за днем, а один клік відкриває картку саме на тій вкладці, де оновлюється документ.

У замовленні термін слідує за тягачем

На панель керування ще потрібно зайти і подивитися. Замовлення ж постійно перед очима диспетчера, тому саме там LiteTMS показує всі важливі терміни екіпажу та техніки.

Під час призначення. Коли ви закріплюєте тягач, напівпричіп і водія за замовленням, LiteTMS перевіряє наявність обов'язкових документів та оснащення на дату виконання рейсу. Якщо термін дії чогось на той момент уже спливе, призначення блокується, і ви обираєте інший тягач, напівпричіп або водія. Якщо термін закінчується незабаром після цієї дати (в межах налаштованого вікна нагадування), система видає попередження: наприклад, що техогляд ще дійсний у день рейсу, але закінчується через тиждень. У такому разі ви можете вибрати Все одно призначити та запланувати техогляд одразу після рейсу.

На кожній вкладці. Щойно екіпаж призначено, у шапці замовлення поруч зі статусом з'являється позначка Терміни: 2. Вона залишається на кожній вкладці: червона, якщо термін дії чогось закінчується до завершення замовлення, і бурштинова, якщо невдовзі після. Клік відкриває панель Терміни екіпажу: тягач, напівпричіп, водій і перевізник, кожен зі своїми документами, картками, обладнанням і датами техобслуговування. Усе, що спливає під час виконання рейсу, позначено як «До завершення цього замовлення». З панелі можна перейти безпосередньо до картки та оновити документ, якщо у вас є доступ до цієї картки.

Панель містить усі терміни екіпажу з вказаною датою, а не лише обов'язкові. У прикладі на відео призначення попереджає про обов'язковий техогляд тягача, а панель додатково вказує на медичну довідку водія, дія якої закінчується ще до розвантаження.

В Операціях. На вкладці Операції кожен рядок екіпажу показує під лінією транспортного засобу невеликі маркери термінів для водія, тягача та напівпричепа, кожен з яких починається з номерного знака або імені. Перевізник на субпідрядному етапі отримує власну позначку.

У списку, календарі та на карті. Такий самий маркер є в колонці Терміни списку замовлень, на смужці замовлення в Календарі замовлень і на картці замовлення на Карті замовлень. У попередньому перегляді замовлення панель термінів екіпажу розташована першою карткою.

Замовлення показує терміни, що спливають до його завершення, а також ті, про які LiteTMS почне нагадувати ще до кінця рейсу згідно з кількістю днів, зазначеною для кожного документа. Це відображається доти, доки замовлення відкрите. Оновіть документ у його картці, і термін зникне із замовлення.

Нагадування: усі терміни в одному місці, плюс ваші власні

Сторінка Нагадування має чотири вкладки. Терміни та сповіщення збирає дати з карток тягачів, напівпричепів, працівників і контрагентів, кожна з яких містить посилання на відповідну картку. Календар показує сітку місяця або список ваших нагадувань, нагадувань, якими з вами поділилися, та термінів із карток, причому власне нагадування можна перетягнути на інший день. Вкладки Мої нагадування та Доступні мені містять завдання, додані вручну.

Власні нагадування охоплюють усе, чого немає в картках: запис на техогляд, дзвінок до лізингової компанії, замовлення віньєток. Ви вказуєте назву, дату і час та визначаєте, хто його бачить: лише ви, вибрані користувачі, ролі чи вся компанія. Далі ви вибираєте Лише в календарі або Надіслати нагадування: сповіщення в системі, електронний лист, SMS або push-сповіщення в додатку LiteTMS Mobile. Ви налаштовуєте, коли воно має спрацювати (у день події, за день, за два дні, за тиждень або за обрану кількість днів), о котрій годині та з якою періодичністю: Один раз, Щодня до настання дати або Щодня до виконання. Останній варіант продовжує нагадувати й після зазначеної дати протягом 30 днів, доки хтось не позначить завдання виконаним.

Перед збереженням картка Що відбудеться чітко роз'яснює, хто побачить нагадування, що й коли надішле LiteTMS і хто може пропустити повідомлення. SMS надійде лише тим, у кого в профілі вказано номер телефону, електронний лист - лише тим, у кого є адреса, а push-сповіщення - лише користувачам, які увійшли в LiteTMS Mobile. Надсилання листів та SMS іншим людям потребує дозволу адміністратора.

Скільки це коштує

Терміни в картках, на головній панелі, у замовленнях і на сторінці Нагадування є базовою частиною LiteTMS і не потребують окремого модуля. Сповіщення в системі та push-сповіщення не потребують додаткової оплати. Електронні листи та SMS, надіслані через нагадування, додаються до рахунку компанії за кожне повідомлення, про що форма попереджає під час вибору цих каналів.

Короткий огляд наведено на сторінці функцій.

Приєднуйтеся до списку очікування, внесіть терміни для однієї вантажівки й одного водія та призначте їх на наступне замовлення.