SMS direkt aus dem Transportauftrag versenden, auch an Personen ohne App

Mit dem SMS-Modul versenden Sie Kurznachrichten direkt aus einem Transportauftrag in LiteTMS: an die zugewiesenen Fahrer, an Ansprechpartner beim Auftraggeber oder Subunternehmer, an Kontakte an den Be- und Entladestellen oder an jede beliebige Rufnummer, die Sie manuell eingeben. Die Nachricht kommt als gewöhnliche SMS an, sodass der Empfänger LiteTMS Mobile nicht benötigt, und der Versand wird lückenlos am Auftrag protokolliert. Das Modul selbst ist kostenlos; jede SMS wird zum Standardtarif abgerechnet, der in Ihrer Abrechnungsübersicht aufgeführt ist.

Die App erreicht Ihre Fahrer, aber nicht jeden Beteiligten

Ihre eigenen Fahrer können sich über den Unternehmens-Chat in LiteTMS Mobile mit der Disposition austauschen, inklusive Fotos, Sprachnachrichten und vollständigem Verlauf in einem einzigen Thread. Damit ist ein Großteil der täglichen Kommunikation abgedeckt. An einem Transportauftrag sind jedoch oft Personen beteiligt, die Ihre App niemals installieren werden: der Fahrer eines Subunternehmers, ein Lagermitarbeiter, der auf die Lieferung wartet, der Ansprechpartner des Kunden an der Entladestelle oder ein neuer Fahrer, der sich noch nicht angemeldet hat.

Für sie ist eine SMS nach wie vor der schnellste Kanal. Gibt es dafür keinen Platz im System, wird die Nachricht über ein separates Telefon verschickt. Die Nummer wird aus dem Auftrag kopiert, der Text auf einer kleinen Tastatur getippt und der Austausch verbleibt auf einem Gerät, auf das kein Kollege Zugriff hat. Wer den Auftrag am Nachmittag übernimmt, kann unmöglich nachvollziehen, was am Vormittag vereinbart wurde.

Das SMS-Modul integriert diese Nachrichten direkt in den Auftrag, unmittelbar neben allen anderen Auftragsdaten.

Empfänger werden direkt aus dem Auftrag übernommen

Öffnen Sie den Auftrag und wechseln Sie auf den Reiter SMS. LiteTMS listet die dem Auftrag bereits bekannten Personen nach Rollen gruppiert auf:

• dem Auftrag zugewiesene Fahrer, mit einer Schaltfläche Alle Fahrer, die diese mit einem Klick auswählt,
• der Ansprechpartner des Auftrags,
• Ansprechpartner und Firmennummern des Auftraggebers,
• an den Routenpunkten hinterlegte Kontakte,
• Kontakte und Firmennummern von Frachtführern auf vergebenen Teilstrecken.

Wählen Sie die gewünschten Personen per Häkchen aus. Ist eine Nummer nicht in der Liste enthalten, tragen Sie diese unter Andere Nummer mit Ländervorwahl ein, beispielsweise +48. Eine ohne Ländervorwahl gespeicherte Rufnummer wird zwar angezeigt, lässt sich jedoch nicht auswählen; ein Hinweis erläutert den Grund, damit die Angabe im entsprechenden Profil korrigiert werden kann, anstatt stillschweigend ignoriert zu werden. Eine Nachricht kann an bis zu 20 Nummern gesendet werden, wobei jeder Empfänger eine separate SMS erhält.

Sie sehen vor dem Absenden, wie viele SMS eine Nachricht umfasst

Eine SMS hat eine feste Zeichenbegrenzung. Mit Standardbuchstaben fasst eine SMS 160 Zeichen. Ein einziges Zeichen außerhalb des Standard-SMS-Alphabets, wie die polnischen Sonderzeichen ą, ę oder ł oder kyrillische Buchstaben, stellt die gesamte Nachricht auf ein Format um, das lediglich 70 Zeichen fasst. Eine kurze Notiz über ein neues Entladezeitfenster kann so unbemerkt zu zwei oder drei SMS pro Empfänger werden.

Der Zeichenzähler unter dem Textfeld zeigt bereits während der Eingabe die Zeichenanzahl, die SMS-Menge und das verwendete Format an. Die Option Nur mit Standardbuchstaben senden (é → e, ł → l, ü → u) wandelt Sonderzeichen beliebiger Sprachen in Grundbuchstaben um (polnisches ą in a, deutsches ß in ss) und transkribiert andere Alphabete wie Kyrillisch in lateinische Buchstaben. Das System zeigt an, wie viele SMS Sie dadurch pro Empfänger sparen, und über Anzeigen, was Empfänger erhalten sehen Sie den Text exakt so, wie er ankommen wird. Wenn Ihr Unternehmen grundsätzlich nur Standardbuchstaben versenden möchte, kann ein Administrator dies unter Sonderzeichen in den SMS-Einstellungen als Standardregel festlegen.

Die Übersicht neben dem Text übernimmt die Berechnung: Empfängeranzahl, SMS pro Empfänger und SMS insgesamt, ergänzt um den SMS-Preis aus Ihrem Abrechnungsbereich sowie etwaige monatliche Freikontingente. Ab einem Versand von 10 SMS oder mehr verlangt das System eine Bestätigung, bevor Nachrichten verschickt werden.

Vorlagen und KI für wiederkehrende Nachrichten

Manche Mitteilungen verfassen Sie mehrmals pro Woche: ein neues Ladezeitfenster, eine Erinnerung an Frachtdokumente oder eine Anfahrtsbeschreibung zum richtigen Tor. Speichern Sie solche Nachrichten als Vorlage, wählen Sie sie beim nächsten Mal direkt aus, passen Sie den Wortlaut bei Bedarf an und löschen Sie nicht mehr benötigte Vorlagen.

Mit KI optimieren unterstützt Sie, wenn eine Nachricht zu lang oder unpräzise ist. Die Funktion glättet den Wortlaut, kürzt den Text für weniger SMS und schreibt ihn ohne Emojis in Standardbuchstaben um. Sie sehen den Vorschlag zur Freigabe, bevor Ihr Text überschrieben wird.

Versendete Nachrichten bleiben am Auftrag dokumentiert

Nach dem Versand erscheint die Mitteilung unter Aus diesem Auftrag gesendet: mit Sendezeitpunkt, Absender, Text, SMS-Anzahl und dem Zustellstatus für jeden Empfänger. Derselbe Eintrag wird auch in den Reitern Kommunikation und Historie des Auftrags angezeigt, direkt neben Chat-Nachrichten und E-Mails. Kollegen, die den Auftrag später öffnen, können alles sofort nachlesen, ohne nachfragen zu müssen.

Auch Nachrichten ohne direkten Auftragsbezug haben ihren festen Platz. Auf der Modulseite wählen Sie einen Auftraggeber oder Mitarbeiter aus oder tippen eine Rufnummer ein, und eine Liste zeigt jede aus Ihrem Unternehmen versendete SMS.

So aktivieren Sie die Funktion

SMS ist ein kostenloses Modul auf dem LiteTMS-Modul-Marktplatz. Sobald es aktiv ist, erscheint der Reiter SMS in Transportaufträgen für alle Benutzer mit entsprechender Sendeberechtigung. Sie zahlen nur für die SMS, die Sie tatsächlich versenden, zu dem in Ihrem Abrechnungsbereich angegebenen Tarif.

Möchten Sie sehen, wie das bei einem Transport wie Ihren funktioniert? Kontaktieren Sie uns und bringen Sie einen Auftrag mit vergebener Teilstrecke mit. Wir zeigen Ihnen, wer darüber eine Nachricht erhalten kann und was das kosten würde.