Send en sms direkte fra transportordren, også til personer uden appen

Med SMS-modulet sender du en sms direkte fra en transportordre i LiteTMS: til de chauffører, der er tildelt ordren, til kontaktpersoner hos ordregiveren eller en underleverandør, til kontaktpersoner på læsse- og lossestederne eller til et vilkårligt telefonnummer, du taster ind. Beskeden modtages som en helt almindelig sms, så modtageren behøver ikke LiteTMS Mobile, og en log over det sendte gemmes direkte på ordren. Selve modulet er gratis; hver sms afregnes til standardtaksten, der fremgår af dit afregningspanel.

Appen dækker jeres chauffører, men ikke alle på opgaven

Dine egne chauffører kan kommunikere med kontoret i virksomhedschatten i LiteTMS Mobile med billeder, talebeskeder og hele historikken samlet i én tråd. Det dækker en stor del af den daglige dialog. En transportordre involverer dog ofte personer, som aldrig vil installere jeres app: en chauffør hos en underleverandør, en lagermedarbejder, der venter på leveringen, kundens kontaktperson på lossestedet eller en ny chauffør, der endnu ikke er logget ind.

Til dem er en sms stadig den hurtigste kanal. Hvis der ikke er en funktion til det i systemet, sendes beskeden fra en medarbejders egen telefon. Nummeret kopieres ud af ordren, teksten tastes på et lille tastatur, og samtalen forbliver på en enhed, som kollegerne ikke kan se. Den, der overtager ordren om eftermiddagen, har ingen mulighed for at vide, hvad der blev aftalt om formiddagen.

SMS-modulet placerer beskeden direkte på ordren sammen med alle andre oplysninger om transporten.

Modtagerne hentes direkte fra ordren

Åbn ordren, og gå til fanen SMS. LiteTMS viser de personer, der allerede er tilknyttet ordren, opdelt efter rolle:

• chauffører tildelt ordren, med knappen Alle chauffører, der vælger dem med et enkelt klik,
• ordrens kontaktperson,
• ordregiverens kontaktpersoner og virksomhedstelefonnumre,
• kontaktpersoner gemt på rutepunkterne,
• kontaktpersoner og virksomhedsnumre på vognmænd, der udfører delstrækninger som underleverandør.

Sæt flueben ved de personer, du vil sende til. Hvis et nummer ikke fremgår af listen, indtaster du det under Andet nummer inklusive landekode, for eksempel +48. Et nummer, der er gemt uden landekode, vises på listen, men kan ikke vælges; en hjælpetekst forklarer hvorfor, så man kan rette det i den relevante profil i stedet for, at nummeret springes over uden varsel. Én besked kan sendes til op til 20 numre, og hver modtager får den som en separat sms.

Se hvor mange sms'er en besked fylder, før du sender den

En sms har en fast størrelse. Skrevet med standardtegn kan én sms indeholde 160 tegn. Blot et enkelt tegn uden for standardalfabetet til sms'er, såsom de polske ą, ę eller ł eller kyrilliske bogstaver, skifter hele beskeden til et format, der kun rummer 70 tegn. En kort besked om et nyt lossetidspunkt kan dermed hurtigt blive til to eller tre sms'er pr. modtager.

Tælleren under tekstfeltet viser antal tegn, sms'er og det aktuelle format, mens du skriver. Knappen Send kun med standardtegn (é → e, ł → l, ü → u) erstatter specialtegn fra alle sprog med standardbogstaver (for eksempel det polske ą til a, det tyske ß til ss) og omskriver andre alfabeter, såsom det kyrilliske, til latinske bogstaver. Den viser, hvor mange sms'er det sparer pr. modtager, og under Vis hvad modtagerne ser vises teksten nøjagtigt, som den modtages. Hvis virksomheden altid vil bruge standardtegn i beskederne, kan en administrator slå det til som fast regel under Specialtegn i SMS-indstillingerne.

Oversigten ved siden af beskeden klarer regnestykket: antal modtagere, sms'er pr. modtager og sms'er i alt, sammen med prisen pr. sms fra dit panel samt den månedlige gratiskvote, hvis en sådan gælder. Ved afsendelse af 10 eller flere sms'er bliver du bedt om en bekræftelse, før beskederne sendes af sted.

Skabeloner og AI til de beskeder, du gentager

Nogle beskeder skrives flere gange om ugen: et nyt læssetidspunkt, en påmindelse om fragtdokumenter eller vejvisning til den rigtige port. Gem en sådan besked som en skabelon, vælg den næste gang, tilpas teksten hvis der sker ændringer, og slet den, når der ikke længere er brug for den.

Forbedr med AI hjælper, når en besked er for lang eller uklar. Funktionen kan stramme formuleringen op, forkorte teksten så den fylder færre sms'er, og omskrive den til standardtegn uden emojis. Du ser altid forslaget, før det erstatter din oprindelige tekst.

Det sendte bliver liggende på ordren

Når beskeden er sendt, vises den under Sendt fra denne ordre: afsendelsestidspunkt, hvem der sendte den, selve teksten, antal sms'er og leveringsstatus for hver modtager. Samme registrering vises under fanerne Kommunikation og Historik på ordren sammen med chatbeskeder og e-mails. En kollega, der åbner ordren senere, kan med det samme se dialogen uden at skulle spørge.

Beskeder, der ikke vedrører en specifik ordre, har også deres eget sted. På modulets oversigtsside kan du vælge en samarbejdspartner eller en medarbejder, eller indtaste et nummer, hvorefter en liste viser alle sms'er sendt fra din virksomhed.

Sådan aktiverer du det

SMS er et gratis modul på LiteTMS' modulmarkedsplads. Når det er aktiveret, vises SMS-fanen i ordrer for brugere med afsendelsesrettigheder. Du betaler kun for de SMS'er, du rent faktisk sender, til den takst, der fremgår af dit afregningspanel.

Vil du se, hvordan det fungerer på en opgave som din? Kontakt os, og tag en ordre med en underleverandøretappe med. Vi viser dig, hvem der kan modtage en besked fra ordren, og hvad det vil koste.