Inviare un SMS dall'ordine di trasporto, anche a chi non usa l'app

Con il modulo SMS potete inviare un messaggio direttamente da un ordine di trasporto in LiteTMS: agli autisti assegnati, ai referenti del committente o di un subvettore, ai contatti sul posto nei punti di carico e scarico oppure a qualsiasi numero inserito manualmente. Il messaggio arriva come un normale SMS, quindi il destinatario non ha bisogno di LiteTMS Mobile, e lo storico di quanto inviato rimane collegato all'ordine. Il modulo in sé è gratuito; ogni SMS viene tariffato secondo il piano standard indicato nel pannello di fatturazione.

L'app copre i vostri autisti, non tutte le persone coinvolte nel trasporto

I vostri autisti possono comunicare con l'ufficio tramite la chat aziendale su LiteTMS Mobile, con foto, note vocali e l'intera cronologia in un'unica conversazione. Questo copre gran parte delle comunicazioni quotidiane. Un ordine di trasporto, tuttavia, coinvolge spesso figure che non installeranno mai la vostra app: l'autista di un subvettore, un magazziniere in attesa della consegna, il referente del cliente al punto di scarico o un nuovo autista che non ha ancora effettuato l'accesso.

Per loro il canale più rapido resta il classico SMS. Senza uno spazio dedicato nel sistema, il messaggio viene inviato dal telefono personale di qualcuno. Il numero viene copiato dall'ordine, il testo digitato sulla tastiera dello smartphone e lo scambio resta su un dispositivo a cui i colleghi non hanno accesso. Chi prende in carico l'ordine nel pomeriggio non ha modo di sapere cosa sia stato concordato al mattino.

Il modulo SMS inserisce quel messaggio direttamente nell'ordine, accanto a tutti gli altri dettagli della spedizione.

I destinatari vengono ricavati direttamente dall'ordine

Aprite l'ordine e passate alla scheda SMS. LiteTMS elenca i contatti già associati all'ordine, raggruppati per ruolo:

• autisti assegnati all'ordine, con un pulsante Tutti gli autisti per selezionarli con un solo clic,
• il referente dell'ordine,
• i referenti e i numeri aziendali del committente,
• i contatti salvati sui punti del percorso,
• i contatti e i recapiti aziendali dei vettori che gestiscono tratte in subappalto.

Spuntate i contatti desiderati. Se un numero non è presente nell'elenco, digitatelo nel campo Altro numero con il relativo prefisso internazionale, ad esempio +48. I numeri salvati senza prefisso internazionale vengono mostrati ma non possono essere selezionati, accompagnati da una nota di spiegazione, così da poter correggere l'anagrafica corretta anziché vederli ignorati senza motivo. Un singolo messaggio può essere inviato a un massimo di 20 numeri e ciascun destinatario lo riceve come SMS individuale.

Sapete quanti SMS richiede un messaggio prima di inviarlo

Un messaggio di testo ha una capienza fissa. Se scritto con caratteri standard, un SMS contiene 160 caratteri. Un singolo carattere esterno all'alfabeto standard degli SMS, come le lettere polacche ą, ę o ł o qualsiasi carattere cirillico, converte l'intero messaggio in un formato che ne contiene solo 70. Una breve nota su un nuovo orario di scarico può quindi trasformarsi silenziosamente in due o tre SMS per ciascun destinatario.

Il contatore sotto il testo mostra caratteri, numero di SMS e il formato utilizzato durante la digitazione. L'opzione Invia solo con caratteri di base (é → e, ł → l, ü → u) converte le lettere speciali di qualsiasi lingua nei caratteri di base (la ą polacca in a, la ß tedesca in ss) e trascrive altri alfabeti, come il cirillico, in caratteri latini. Indica quanti SMS vengono risparmiati per ogni destinatario, mentre Mostra cosa ricevono i destinatari visualizza il testo esattamente come verrà recapitato. Se la vostra azienda preferisce usare i caratteri di base per ogni messaggio, un amministratore può impostare questa regola alla voce Caratteri speciali nelle impostazioni degli SMS.

Il riepilogo a lato del messaggio esegue il calcolo: destinatari, SMS per destinatario e totale complessivo degli SMS, con il prezzo unitario indicato nel pannello e la quota mensile gratuita, se prevista. L'invio di 10 o più SMS richiede una conferma prima della trasmissione.

Modelli e IA per i messaggi ricorrenti

Alcuni messaggi vengono scritti più volte alla settimana: un nuovo slot di carico, un promemoria per i documenti, le indicazioni per raggiungere il varco corretto. Potete salvare questi messaggi come modelli, richiamarli alla necessità, modificarne il testo quando serve ed eliminarli quando non sono più utili.

La funzione Migliora con l'IA è utile quando un messaggio risulta troppo lungo o poco chiaro. Può perfezionare la formulazione, accorciare il testo per ridurne il numero di SMS e riscriverlo con caratteri di base senza emoji. Il suggerimento viene mostrato prima di sostituire il testo originale.

La cronologia di invio rimane nell'ordine

Dopo l'invio, il messaggio compare nella sezione Inviati da quest'ordine: orario di invio, mittente, testo, numero di SMS ed esito per ciascun destinatario. La stessa voce compare nelle schede Comunicazione e Cronologia dell'ordine, insieme ai messaggi di chat e alle e-mail. Un collega che apre l'ordine in un secondo momento può leggerlo subito senza dover chiedere informazioni.

Anche i messaggi slegati da un ordine specifico hanno un proprio spazio dedicato. Nella pagina del modulo è possibile selezionare un committente o un dipendente, oppure inserire direttamente un numero, visualizzando l'elenco di tutti gli SMS inviati dalla vostra azienda.

Come attivarlo

SMS è un modulo gratuito disponibile nel marketplace dei moduli di LiteTMS. Una volta attivato, la scheda SMS compare negli ordini per gli utenti abilitati all'invio. Pagate solo gli SMS effettivamente inviati, alla tariffa indicata nel vostro pannello di fatturazione.

Volete vederlo all'opera su un trasporto reale? Contattateci indicando un ordine con una tratta subappaltata. Vi mostreremo chi può ricevere i messaggi da quell'ordine e quanto costerebbe l'invio.