Slanje e-maila iz transportnog naloga, uz priložene dokumente

Pomoću modula Email možete napisati e-mail direktno unutar transportnog naloga u LiteTMS-u i priložiti dokumente tog naloga: skenirani CMR, fotografije istovara, potpis koji je vozač preuzeo, fakturu prevoznika ili bilo koju drugu datoteku sačuvanu na nalogu. Adrese koje već imate za klijenta dostupne su jednim klikom, poruka se šalje s Vašim imenom, a odgovori stižu nazad u Vaše prijemno sanduče. Svaki poslati e-mail ostaje zabilježen na nalogu. Modul je besplatan; svaki poslati e-mail naplaćuje se po standardnoj tarifi prikazanoj na Vašem panelu za naplatu.

Dokumenti su na nalogu, a e-mail negdje drugo

Klijent traži potpisani CMR i fotografije s istovara prije nego što prihvati fakturu. Prevoznik traži brojeve naloga i reference za sutrašnji utovar. Datoteke se već nalaze na nalogu, ali se e-mail piše negdje drugo: preuzmite dokumente, otvorite program za poštu, pronađite adresu, ponovo sve priložite i pošaljite.

Nakon toga na nalogu nema nikakvog traga o tome. Kolega koji preuzme posao poslijepodne ne može znati da li je CMR poslat, kome, niti koja verzija. Taj zapis ostaje samo u folderu poslatih poruka jedne osobe.

Modul Email premješta tu poruku direktno u nalog, odmah pored dokumenata koje šalje.

Označite dokumente koje želite poslati

Otvorite nalog i idite na karticu Email. Pod Dokumenti naloga vidite svaku datoteku sačuvanu na nalogu, najnoviju na vrhu, sa sličicom za pregled. Označite dokument kvačicom da biste ga priložili ili kliknite na sličicu da ga pregledate prije nego što odlučite. Fotografije i potpisi koje vozači pošalju sa tačke rute u aplikaciji LiteTMS Mobile čuvaju se na nalogu kao dokumenti, pa se pojavljuju na istoj listi.

Označene datoteke prelaze u panel Odabrani prilozi, koji prikazuje koliko ste limita iskoristili: do 10 dokumenata i ukupno 10 MB po jednom e-mailu. Ako datoteka koja Vam je potrebna još nije na listi, učitajte je na kartici Dokumenti samog naloga i ona će se pojaviti ovdje.

Adrese koje već imate i sve ostale koje sami unesete

U polju Za odaberite neku od opcija iz sekcije Adrese koje već znamo. To su kontakt osobe sačuvane za partnera na nalogu koje imaju e-mail adresu, kao i adrese samog preduzeća poput kancelarije ili računovodstva. Za sve ostale, poput angažovanog potprevoznika, skladišta ili carinskog agenta, jednostavno unesite adresu i pritisnite Enter.

Opcija Dodaj Cc unosi vidljivu kopiju, a Dodaj Bcc skrivenu kopiju. Jedan e-mail može se poslati na do 20 adresa u polju Za, 10 u polju Cc i 10 u polju Bcc.

Vaše ime na poruci, odgovori u Vašem sandučetu

Primalac vidi poruku od Vas, prikazanu kao "Vaše ime putem LiteTMS.eu". Kada odgovori, odgovor ide na e-mail adresu Vašeg LiteTMS korisničkog naloga, tako da se komunikacija nastavlja u pravom prijemnom sandučetu, a ne na no-reply adresi koju niko ne čita.

Šabloni i AI za poruke koje često ponavljate

Neki se e-mailovi pišu više puta sedmično: slanje dokumenata nakon isporuke, potvrda utovara, zahtjev za dokumentaciju koja nedostaje. Sačuvajte poruku kao šablon, odaberite je sljedeći put, uredite je kada se tekst promijeni i obrišite je kada Vam više ne treba. Ako imate mnogo šablona, možete ih pretraživati po nazivu ili tekstu.

Opcija Poboljšaj pomoću AI pomaže kada je poruka nejasna ili predugačka. Vidjet ćete predloženi tekst i možete ga prilagoditi prije nego što zamijeni Vaš.

Svaki poslati e-mail ostaje zabilježen na nalogu

Nakon slanja poruka se pojavljuje pod Poslato iz ovog naloga: naslov, ko ju je poslao i kada, primaoci, tekst, priložene datoteke i status slanja. Kliknite na nju da otvorite cjelokupnu poruku onako kako ju je primalac primio, sa pošiljaocem, adresom za odgovor, svim primaocima i prilozima koje možete pregledati.

Isto slanje se prikazuje u aktivnostima naloga na karticama Komunikacija i Istorija, gdje filter Email prikazuje samo e-mailove. Kolega koji kasnije otvori nalog može odmah vidjeti šta je poslato bez potrebe za ispitivanjem.

E-mailovi koji se ne odnose na jedan određeni nalog takođe imaju svoje mjesto. Na posebnoj stranici modula možete pretražiti partnera po nazivu firme kako biste učitali njegove sačuvane adrese, ili ručno unijeti adresu. Ta stranica šalje poruke bez priloga, a njena lista poslatih poruka prikazuje svaki e-mail poslat iz Vaše firme, kako sa te stranice tako i iz samih naloga.

Fakture izdate u LiteTMS-u imaju svoje dugme za slanje

Faktura koja se čuva na nalogu kao datoteka, poput fakture prevoznika za podugovorenu relaciju, može se označiti kvačicom kao i svaki drugi dokument. Transportna faktura koju izdate u LiteTMS-u već ima svoju radnju Pošalji e-mailom na kartici Finansije unutar naloga. Ona automatski prilaže PDF fakture, a istom e-mailu možete dodati i dokumente naloga.

Koliko košta i kako se aktivira

E-mail je besplatan modul na LiteTMS tržištu modula. Administrator ga uključuje, nakon čega nalozi dobijaju karticu E-mail. Korisničke uloge određuju ko može slati poruke, a ko samo pregledati već poslane.

Plaćate samo e-mailove koje pošaljete, po tarifi prikazanoj na vašem panelu za obračun, uz besplatan mjesečni paket ako je primjenjiv. Jedan e-mail se računa jednokratno, bez obzira na broj adresa u poljima Za (To), Cc i Bcc. Ako nekoga trebate kontaktirati i SMS porukom, SMS modul radi direktno iz istog naloga.

Želite vidjeti kako to funkcionira na vašem primjeru? Kontaktirajte nas i pripremite nalog s dokumentima koje vaši klijenti obično traže. Pokazat ćemo vam kako oni iz naloga stižu pravo u inbox klijenta.