Имейл директно от транспортната поръчка, заедно с прикачените документи

С модула Имейл пишете писма директно от самата транспортна поръчка в LiteTMS и прикачвате документите към нея: сканирана ЧМР товарителница, снимки от разтоварването, подписа, взет от шофьора, фактура от превозвач или всеки друг файл, качен към поръчката. Адресите на клиента, с които вече разполагате, са достъпни с едно щракване, съобщението излиза от ваше име, а отговорите пристигат във вашата собствена пощенска кутия. Всеки изпратен имейл остава записан към поръчката. Модулът е безплатен; всяко изпратено писмо се таксува по стандартната тарифа, посочена в панела за фактуриране.

Документите са в поръчката, а имейлът - някъде другаде

Клиентът изисква подписана ЧМР и снимки от разтоварването, преди да приеме фактурата. Превозвачът иска референтните номера за утрешното товарене. Файловете вече са в поръчката, но имейлът се пише на друго място: сваляне на документите, отваряне на пощенската програма, търсене на адреса, повторно прикачване на всичко, изпращане.

След това в поръчката не остава никаква следа. Колега, който поема работата следобед, не знае дали ЧМР е изпратена, до кого и коя точно версия. Тази информация стои заключена в папката с изпратени писма на един-единствен човек.

Модулът Имейл премества съобщението вътре в поръчката, точно до документите, които то съдържа.

Изберете документите, които искате да изпратите

Отворете поръчката и преминете към раздел Имейл. В секция Документи към поръчката виждате всеки файл, качен към нея, подреден от най-новите към по-старите, с умалено изображение за предварителен преглед. Поставете отметка до документ, за да го прикачите, или щракнете върху миниатюрата, за да го прегледате. Снимките и подписите, изпратени от шофьорите от съответната точка в LiteTMS Mobile, се записват в поръчката като документи и се появяват в същия списък.

Маркираните файлове се преместват в панела Избрани прикачени файлове, където се вижда каква част от лимита сте използвали: до 10 документа и общо до 10 MB на имейл. Ако даден файл все още липсва в списъка, качете го в раздел Документи на поръчката и той веднага ще се появи тук.

Адреси, с които вече разполагате, и всеки друг, който въведете ръчно

В полето До можете да избирате от Вече известни адреси. Това са лицата за контакт, въведени за контрагента по поръчката, които имат имейл адрес, както и общите фирмени адреси като офис или счетоводство. За всички останали, например подизпълнител, склад или митнически агент, просто въведете адреса и натиснете Enter.

Бутонът Добави Ск добавя видимо копие, а Добави Сск - скрито копие. Един имейл може да бъде изпратен до 20 адреса в поле До, до 10 в Ск и до 10 в Сск.

Вашето име като подател, отговорите - във входящата ви кутия

Получателят вижда съобщението от ваше име, изписано като "вашето име чрез LiteTMS.eu". Когато върне отговор, писмото пристига на имейл адреса на вашия профил в LiteTMS, така че кореспонденцията продължава в реална пощенска кутия, а не на no-reply адрес, който никой не чете.

Шаблони и изкуствен интелект за повтарящите се съобщения

Някои имейли се пишат по няколко пъти на седмица: изпращане на документи след доставка, потвърждение за натоварване, запитване за липсващи документи. Запазете съобщението като шаблон, изберете го следващия път, редактирайте го при промяна в текста и го изтрийте, когато вече не ви е необходим. При голям брой шаблони можете да ги търсите по име или съдържание.

Функцията Подобри с AI помага, когато текстът е неясен или твърде дълъг. Виждате предложения вариант и можете да го коригирате, преди да замени първоначалния ви текст.

Всеки изпратен имейл остава към поръчката

След изпращане писмото се показва в секция Изпратени от тази поръчка: тема, кой и кога го е изпратил, получатели, текст, прикачени файлове и статус на изпращането. Щракнете върху него, за да отворите пълното съобщение точно във вида, в който го е получил адресатът: с подател, адрес за отговор, всички получатели и прикачени файлове с възможност за предварителен преглед.

Същото изпращане се отразява и в историята на поръчката в разделите Комуникация и История, където филтърът Имейл показва само писмата. Колега, който отвори поръчката по-късно, веднага вижда какво е изпратено, без да се налага да пита.

Имейлите, които не са свързани с конкретна поръчка, също имат своето място. На самостоятелната страница на модула можете да потърсите контрагент по име на фирмата, за да заредите запазените му адреси, или да въведете адрес ръчно. От тази страница се изпращат съобщения без прикачени файлове, а списъкът с изпратени писма там съдържа всеки имейл, изпратен от вашата фирма: както от самата страница, така и директно от поръчките.

Фактурите, издадени в LiteTMS, имат собствен бутон за изпращане

Фактура, съхранявана към поръчката като файл, например фактура от превозвач за курс с подизпълнител, може да се маркира като всеки друг документ. Транспортна фактура, която издавате директно в LiteTMS, вече разполага със собствено действие Изпрати по имейл в раздел Финанси на поръчката. Тя автоматично прикачва PDF файла на фактурата, а към същия имейл можете да добавите и останалите документи по поръчката.

Колко струва и как да го активирате

Имейл е безплатен модул в пазара за модули на LiteTMS. Администраторът го активира, след което в поръчките се появява раздел Имейл. Потребителските роли определят кой може да изпраща имейли и кой има право само да чете вече изпратените.

Плащате единствено за изпратените имейли по тарифата, посочена в панела за фактуриране, с включен месечен безплатен лимит, където е приложимо. Едно писмо се таксува еднократно, независимо колко адреса са посочени в полетата До, Копие и Скрито копие. Ако трябва да се свържете с някого и чрез текстово съобщение, SMS модулът работи директно от същата поръчка.

Искате ли да видите как работи при реална поръчка? Свържете се с нас и подгответе поръчка с документите, които клиентите ви обикновено изискват. Ще ви покажем как те преминават от поръчката директно във входящата поща на клиента.