Tölvupóstur úr flutningspöntun með tengdum fylgiskjölum

Með Email-einingunni geturðu skrifað tölvupóst beint inni í flutningspöntun í LiteTMS og látið fylgja skjöl sem tilheyra pöntuninni: skannað CMR-farmbréf, myndir af losun, undirskrift sem bílstjórinn tók við, reikning flytjanda eða hvaða aðra skrá sem vistuð er á pöntuninni. Netföng sem þú ert þegar með fyrir viðskiptavininn eru aðeins einum smelli undan, skilaboðin eru send undir þínu nafni og svör berast beint í þitt eigið pósthólf. Allir sendir tölvupóstar haldast á pöntuninni. Einingin er gjaldfrjáls en hver sendur tölvupóstur er gjaldfærður samkvæmt stöðluðu verði sem sýnt er á reikningsyfirliti þínu.

Skjölin eru á pöntuninni, tölvupósturinn annars staðar

Viðskiptavinur biður um undirritað CMR og ljósmyndir af losun áður en hann samþykkir reikninginn. Flytjandi óskar eftir tilvísunarnúmerum fyrir fermingu næsta dags. Skrárnar eru þegar til staðar á pöntuninni, en tölvupósturinn er skrifaður annars staðar: hlaða niður skjölunum, opna póstforritið, fletta upp netfanginu, hengja allt við á nýjan leik, senda.

Á eftir sést ekkert af þessu á pöntuninni. Samstarfsmaður sem tekur við verkinu síðdegis sér ekki hvort CMR-skjalið var sent, til hvers, eða hvaða útgáfa fór. Sú skráning liggur einungis í sendum pósti hjá einum starfsmanni.

Email-einingin færir skilaboðin inn á pöntunina, beint við hlið fylgiskjalanna sem send eru.

Hakaðu við skjölin sem á að senda

Opnaðu pöntunina og farðu í flipann Email. Undir Order documents sérðu allar skrár sem vistaðar eru á pöntuninni, nýjustu fyrst, ásamt smámynd. Hakaðu við skjal til að hengja það við, eða smelltu á smámyndina til að forskoða áður en þú tekur ákvörðun. Myndir og undirskriftir sem bílstjórar senda frá áfangastað í LiteTMS Mobile eru vistaðar á pöntuninni sem skjöl, svo þær birtast á sama lista.

Skrár sem hakað er við færast í hlutann Selected attachments, sem sýnir hversu mikið af hámarkinu hefur verið nýtt: allt að 10 skjöl og 10 MB samtals í hverjum tölvupósti. Ef skrá sem þig vantar er ekki enn á listanum geturðu hlaðið henni inn í flipanum Documents á pöntuninni og birtist hún þá hér.

Netföng sem þú ert þegar með og önnur sem þú slærð inn

Í reitnum To geturðu valið úr Addresses we already know. Þetta eru tengiliðir með skráð netfang sem vistaðir eru á viðskiptaaðila pöntunarinnar, auk almennra netfanga fyrirtækisins eins og fyrir skrifstofu eða bókhald. Fyrir alla aðra, svo sem undirverktaka í flutningum, vöruhús eða tollmiðlara, slærðu inn netfangið og ýtir á Enter.

Add Cc bætir við sýnilegu afriti og Add Bcc fuldu afriti. Hver tölvupóstur getur farið á allt að 20 netföng í To, 10 í Cc og 10 í Bcc.

Þitt nafn á skilaboðunum, svörin í þínu pósthólfi

Viðtakandinn sér skilaboðin frá þér, merkt sem „nafn þitt via LiteTMS.eu“. Þegar svarað er berst svarið á netfangið sem tengt er LiteTMS-aðgangi þínum. Þannig halda samskiptin áfram í raunverulegu pósthólfi í stað no-reply netfangs sem enginn les.

Sniðmát og gervigreind fyrir skilaboð sem eru oft send

Sumir tölvupóstar eru skrifaðir margsinnis í viku: fylgiskjöl eftir afhendingu, fermingarstaðfesting, beiðni um vöntun á skjölum. Vistaðu skilaboðin sem sniðmát, veldu það næst, breyttu orðalagi eftir þörfum og eyddu því þegar það á ekki lengur við. Ef sniðmátin eru mörg er hægt að leita í þeim eftir heiti eða texta.

Improve with AI hjálpar þegar skilaboð eru óskýr eða of löng. Þú færð tillögu að texta og getur lagað hann áður en hann kemur í staðinn fyrir þinn texta.

Allir sendir tölvupóstar haldast á pöntuninni

Að sendingu lokinni birtast skilaboðin undir Sent from this order: efnislína, hver sendi og hvenær, viðtakendur, textinn, viðhengdar skrár og sendingarstaða. Smelltu á skilaboðin til að opna þau í heild sinni eins og viðtakandinn fékk þau, með sendanda, svarfangi, öllum viðtakendum og viðhengjum sem hægt er að forskoða.

Sama sending birtist einnig í aðgerðaskrá pöntunarinnar á flipunum Communication og History, þar sem Email-sían sýnir eingöngu tölvupósta. Samstarfsmaður sem opnar pöntunina síðar getur séð hvað var sent án þess að þurfa að spyrja.

Tölvupóstar sem tengjast ekki einni ákveðinni pöntun eiga sér einnig stað. Á aðalsíðu einingarinnar leitarðu að viðskiptaaðila eftir nafni fyrirtækis til að hlaða inn vistuðum netföngum hans, eða slærð inn netfang sjálfur. Sú síða sendir án viðhengja og listinn yfir send skilaboð sýnir alla tölvupósta sem sendir hafa verið frá þínu fyrirtæki, bæði af síðunni og úr pöntunum.

Reikningar sem gefnir eru út í LiteTMS hafa sinn eigin Send-hnapp

Reikning sem geymdur er á pöntuninni sem skrá, til dæmis reikning frá undirflytjanda fyrir flutningslegg, er hægt að haka við eins og hvert annað skjal. Flutningsreikningur sem þú gefur út í LiteTMS hefur þegar sína eigin Send by email aðgerð á flipanum Finance á pöntuninni. Hún hengir sjálfkrafa við PDF-reikninginn og þú getur bætt pöntunarskjölum við sama tölvupóst.

Hvað það kostar og hvernig það er virkjað

Tölvupóstur er ókeypis eining í einingamarkaði LiteTMS. Kerfisstjóri virkjar eininguna og þá bætist flipinn Tölvupóstur við flutningspantanir. Notandahlutverk ráða því hver má senda tölvupósta og hver má aðeins skoða þá sem þegar hafa verið sendir.

Þú greiðir eingöngu fyrir senda tölvupósta samkvæmt gjaldskrá í reikningastjórnborðinu, að teknu tilliti til mánaðarlegs fríkvóta þar sem við á. Hver tölvupóstur telst sem ein sending, óháð því hversu mörg netföng eru í reitunum Til, Cc og Bcc. Ef þú þarft einnig að ná í einhvern með SMS-skilaboðum vinnur SMS-einingin beint út frá sömu pöntun.

Viltu sjá hvernig þetta virkar í raunverulegum rekstri? Hafðu samband og taktu dæmi um pöntun með þeim fylgiskjölum sem viðskiptavinir þínir biðja vanalega um. Við sýnum þér hvernig þau berast úr pöntuninni beint í innhólf viðskiptavinarins.

Algengar spurningar

Get ég hengt hvaða skrá sem er úr pöntuninni við tölvupóst?

Já. Hægt er að hengja öll skjöl sem vistuð eru á pöntuninni við tölvupóstinn, allt að 10 skrár og samtals 10 MB í hverjum pósti. Skrár sem koma annars staðar frá verður fyrst að hlaða upp á flipann Skjöl í viðkomandi pöntun.

Hverjum get ég sent tölvupóst úr flutningspöntun í LiteTMS?

Tengiliðir og netföng fyrirtækisins sem skráð eru á viðsemjanda pöntunarinnar birtast á lista. Einnig er hægt að slá inn hvaða annað netfang sem er og hver tölvupóstur getur farið á allt að 20 netföng í Til, 10 í Cc og 10 í Bcc.

Hvert berast svör við tölvupósti sem sendur er úr LiteTMS?

Svör berast á netfang þess LiteTMS-notanda sem sendi skilaboðin. Viðtakandinn sér sendandann sem nafn þitt ásamt „via LiteTMS.eu“.

Hvað kostar að senda tölvupóst úr LiteTMS?

Einingin sjálf er ókeypis. Hver sendur tölvupóstur er gjaldfærður samkvæmt gildandi gjaldskrá í reikningastjórnborðinu og hver póstur telst ein sending óháð fjölda viðtakenda.

Get ég séð hvort tölvupósturinn hafi skilað sér?

Þú sérð hvort skeytið var sent eða hvort póstþjónninn hafnaði því, bæði í pöntuninni og á síðu einingarinnar. Einingin mælir ekki hvort pósturinn lenti í innhólfi viðtakanda eða hvort hann var opnaður.

Get ég sent reikning sem gefinn er út í LiteTMS með þessum hætti?

Útgefinn flutningsreikningur er sendur með aðgerðinni Senda með tölvupósti á flipanum Fjárhagur í pöntuninni. Sú aðgerð hengir sjálfkrafa við PDF-reikninginn og gerir þér kleift að bæta við fylgiskjölum pöntunarinnar. Reikning sem vistaður er á pöntuninni sem skrá er hægt að hengja við á flipanum Tölvupóstur eins og hvert annað skjal.