Email μέσα από την εντολή μεταφοράς, με τα έγγραφά της συνημμένα

Με το υποσύστημα Email, συντάσσετε ένα email απευθείας μέσα από την εντολή μεταφοράς στο LiteTMS και επισυνάπτετε τα έγγραφα της ίδιας της εντολής: σάρωση CMR, φωτογραφίες εκφόρτωσης, την ψηφιακή υπογραφή που έλαβε ο οδηγός, το τιμολόγιο του μεταφορέα ή οποιοδήποτε άλλο αρχείο είναι αποθηκευμένο στην εντολή. Οι διευθύνσεις που έχετε ήδη καταχωρισμένες για τον πελάτη είναι προσβάσιμες με ένα κλικ, το μήνυμα αποστέλλεται με το όνομά σας και οι απαντήσεις καταλήγουν στα δικά σας εισερχόμενα. Κάθε απεσταλμένο email παραμένει συνδεδεμένο με την εντολή. Το module είναι δωρεάν. Κάθε απεσταλμένο email χρεώνεται με τη βασική τιμή που εμφανίζεται στον πίνακα χρεώσεών σας.

Τα έγγραφα βρίσκονται στην εντολή, το email κάπου αλλού

Ένας πελάτης ζητά το υπογεγραμμένο CMR και τις φωτογραφίες εκφόρτωσης προτού αποδεχτεί το τιμολόγιο. Ένας μεταφορέας ζητά τους κωδικούς φόρτωσης για την αυριανή παραλαβή. Τα αρχεία βρίσκονται ήδη στην εντολή, αλλά το email συντάσσεται κάπου αλλού: κατεβάζετε τα έγγραφα, ανοίγετε το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναζητάτε τη διεύθυνση, επισυνάπτετε ξανά τα πάντα και στέλνετε.

Στη συνέχεια, η εντολή δεν εμφανίζει κανένα ίχνος αυτής της επικοινωνίας. Ένας συνάδελφος που αναλαμβάνει τη δουλειά το απόγευμα δεν μπορεί να γνωρίζει αν στάλθηκε το CMR, σε ποιον ή ποια έκδοση. Αυτό το ιστορικό παραμένει κλειδωμένο στον φάκελο απεσταλμένων ενός μόνο ατόμου.

Το υποσύστημα Email μεταφέρει αυτή την επικοινωνία μέσα στην εντολή, ακριβώς δίπλα στα έγγραφα που τη συνοδεύουν.

Επιλέξτε με ένα κλικ τα έγγραφα που θέλετε να στείλετε

Ανοίξτε την εντολή και μεταβείτε στην καρτέλα Email. Στην ενότητα Έγγραφα εντολής βλέπετε κάθε αρχείο που είναι αποθηκευμένο στην εντολή, με πρώτα τα νεότερα, συνοδευόμενο από μικρογραφία. Τσεκάρετε ένα έγγραφο για να το επισυνάψετε ή κάντε κλικ στη μικρογραφία του για προεπισκόπηση προτού αποφασίσετε. Οι φωτογραφίες και οι υπογραφές που στέλνουν οι οδηγοί από ένα σημείο στάσης μέσω του LiteTMS Mobile αποθηκεύονται στην εντολή ως έγγραφα, επομένως εμφανίζονται στην ίδια λίστα.

Τα επιλεγμένα αρχεία μεταφέρονται στο πλαίσιο Επιλεγμένα συνημμένα, το οποίο εμφανίζει πόσο από το όριο έχετε χρησιμοποιήσει: έως 10 έγγραφα και 10 MB συνολικά ανά email. Αν ένα αρχείο που χρειάζεστε δεν βρίσκεται ακόμη στη λίστα, μεταφορτώστε το στην καρτέλα Έγγραφα της εντολής και θα εμφανιστεί αυτόματα εδώ.

Διευθύνσεις που έχετε ήδη καταχωρισμένες και οποιαδήποτε άλλη πληκτρολογήσετε

Στο πεδίο Προς, επιλέξτε από τις Γνωστές διευθύνσεις. Πρόκειται για τα πρόσωπα επαφής που είναι αποθηκευμένα για τον αντισυμβαλλόμενο της εντολής και διαθέτουν διεύθυνση email, καθώς και τις γενικές διευθύνσεις της εταιρείας, όπως γραφείο ή λογιστήριο. Για οποιονδήποτε άλλον, όπως έναν συνεργαζόμενο μεταφορέα, μια αποθήκη ή έναν εκτελωνιστή, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση και πατήστε Enter.

Η επιλογή Προσθήκη Cc προσθέτει εμφανή κοινοποίηση και η Προσθήκη Bcc κρυφή κοινοποίηση. Ένα email μπορεί να σταλεί σε έως και 20 διευθύνσεις στο πεδίο Προς, 10 στο Cc και 10 στο Bcc.

Το όνομά σας στο μήνυμα, οι απαντήσεις στα εισερχόμενά σας

Ο παραλήπτης βλέπει το μήνυμα από εσάς, με τη μορφή «το όνομά σας μέσω LiteTMS.eu». Όταν απαντά, η απάντηση πηγαίνει στη διεύθυνση email του λογαριασμού σας στο LiteTMS, ώστε η συνομιλία να συνεχίζεται σε ένα κανονικό γραμματοκιβώτιο και όχι σε μια διεύθυνση no-reply που δεν διαβάζει κανείς.

Πρότυπα και AI για μηνύματα που στέλνετε συχνά

Ορισμένα email συντάσσονται πολλές φορές την εβδομάδα: αποστολή εγγράφων μετά την παράδοση, επιβεβαίωση φόρτωσης, αίτημα για έγγραφα που λείπουν. Αποθηκεύστε το μήνυμα ως πρότυπο, επιλέξτε το την επόμενη φορά, τροποποιήστε το αν αλλάξει η διατύπωση και διαγράψτε το όταν δεν το χρειάζεστε πλέον. Αν έχετε πολλά πρότυπα, μπορείτε να κάνετε αναζήτηση με βάση το όνομα ή το κείμενό τους.

Η λειτουργία Βελτίωση με AI βοηθά όταν ένα μήνυμα είναι ασαφές ή πολύ μεγάλο. Βλέπετε το προτεινόμενο κείμενο και μπορείτε να το προσαρμόσετε προτού αντικαταστήσει το δικό σας.

Κάθε απεσταλμένο email παραμένει στην εντολή

Μετά την αποστολή, το μήνυμα εμφανίζεται στην ενότητα Απεσταλμένα από αυτή την εντολή: θέμα, ποιος το έστειλε και πότε, οι παραλήπτες, το κείμενο, τα συνημμένα αρχεία και η κατάσταση αποστολής. Κάνοντας κλικ πάνω του, ανοίγετε το πλήρες μήνυμα όπως ακριβώς το παρέλαβε ο παραλήπτης, με τον αποστολέα, τη διεύθυνση απάντησης, όλους τους παραλήπτες και συνημμένα με δυνατότητα προεπισκόπησης.

Η ίδια αποστολή καταγράφεται στη δραστηριότητα της εντολής στις καρτέλες Επικοινωνία και Ιστορικό, όπου ένα φίλτρο Email προβάλλει αποκλειστικά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένας συνάδελφος που θα ανοίξει την εντολή αργότερα μπορεί να δει ακριβώς τι στάλθηκε, χωρίς να χρειάζεται να ρωτήσει.

Υπάρχει πρόβλεψη και για email που δεν αφορούν μία συγκεκριμένη εντολή. Στην κεντρική σελίδα του υποσυστήματος μπορείτε να αναζητήσετε έναν αντισυμβαλλόμενο με βάση την επωνυμία της εταιρείας για να φορτώσετε τις αποθηκευμένες διευθύνσεις του ή να πληκτρολογήσετε μια διεύθυνση μόνοι σας. Η σελίδα αυτή στέλνει μηνύματα χωρίς συνημμένα, ενώ η λίστα Απεσταλμένα μηνύματα εμφανίζει κάθε email που έχει σταλεί από την εταιρεία σας, τόσο από τη συγκεκριμένη σελίδα όσο και μέσα από εντολές.

Τα τιμολόγια που εκδίδονται στο LiteTMS έχουν το δικό τους κουμπί αποστολής

Ένα τιμολόγιο που τηρείται στην εντολή ως αρχείο, όπως το τιμολόγιο ενός μεταφορέα για ένα δρομολόγιο υπεργολαβίας, μπορεί να επιλεγεί όπως κάθε άλλο έγγραφο. Ένα τιμολόγιο μεταφοράς που εκδίδετε εσείς στο LiteTMS διαθέτει ήδη τη δική του ενέργεια Αποστολή μέσω email στην καρτέλα Οικονομικά της εντολής. Επισυνάπτει αυτόματα το PDF του τιμολογίου, ενώ μπορείτε να προσθέσετε και έγγραφα της εντολής στο ίδιο μήνυμα.

Πόσο κοστίζει και πώς να το ενεργοποιήσετε

Το Email είναι μια δωρεάν ενότητα στο marketplace ενοτήτων του LiteTMS. Ένας διαχειριστής την ενεργοποιεί και οι εντολές αποκτούν μια καρτέλα Email. Οι ρόλοι χρηστών καθορίζουν ποιος επιτρέπεται να στέλνει email και ποιος μπορεί μόνο να διαβάζει όσα έχουν ήδη σταλεί.

Πληρώνετε μόνο για τα email που στέλνετε, με βάση τη χρέωση που εμφανίζεται στον πίνακα τιμολόγησης, με ένα μηνιαίο δωρεάν όριο όπου αυτό ισχύει. Κάθε email υπολογίζεται μία φορά, ανεξάρτητα από το πόσες διευθύνσεις περιλαμβάνονται στα πεδία Προς, Κοιν. και Κρυφή κοιν. Αν χρειάζεται επίσης να επικοινωνήσετε με κάποιον μέσω γραπτού μηνύματος, η ενότητα SMS λειτουργεί μέσα από την ίδια εντολή.

Θέλετε να το δείτε σε μια πραγματική μεταφορά όπως οι δικές σας; Επικοινωνήστε μαζί μας και φέρτε μια εντολή με τα έγγραφα που ζητούν συνήθως οι πελάτες σας. Θα σας δείξουμε πώς μεταφέρονται από την εντολή κατευθείαν στα εισερχόμενα του πελάτη.