運送案件から書類を添付してメール送信

Emailモジュールを使用すれば、LiteTMSの運送案件画面から直接メールを作成し、その案件に紐づく書類をそのまま添付できます。CMR（国際運送状）のスキャンデータ、荷降ろし時の現場写真、ドライバーが受領した受領サイン、傭車先の請求書など、案件に保存されているあらゆるファイルが対象です。登録済みの取引先アドレスはワンクリックで呼び出せ、差出人にはご自身の名前が表示され、返信は普段お使いの受信トレイに届きます。送信したメールの履歴はすべて案件内に記録されます。本モジュール自体の月額利用料は無料であり、送信したメールごとに請求パネルに表示される標準料金が課金されます。

書類は案件にあるのに、メールは別ソフトで作成していませんか

「請求書を受理する前に、サイン済みのCMRと荷降ろし写真を確認したい」と荷主から求められたり、傭車先から「明日の積込番号を送ってほしい」と頼まれたりすることがあります。必要なファイルはすでに案件内にあるにもかかわらず、書類をダウンロードし、メーラーを立ち上げ、送信先アドレスを検索し、ファイルを再度添付して送信する、という二度手間が発生しがちです。

さらに問題なのは、送信後に案件画面を見てもその履歴が一切残らない点です。午後から業務を引き継いだ同僚は、CMRが送信されたのか、誰宛てに、どの版を送ったのかを把握できません。その記録は送信した担当者個人の送信済みトレイにしか残っていないからです。

Emailモジュールは、メールの作成・送信履歴を案件画面へと統合し、送付書類のすぐ隣に集約します。

送信したい書類にチェックを入れるだけ

対象の案件を開き、「Email」タブに移動します。「Order documents（案件書類）」の下には、その案件に保存されている全ファイルが新しい順にサムネイル付きで表示されます。チェックを入れるだけで添付でき、添付前にサムネイルをクリックしてプレビュー確認することも可能です。ドライバーが配送先からLiteTMS Mobile経由で送信した写真やサインも案件書類として自動保存されるため、同じ一覧から即座に選択できます。

チェックしたファイルは「Selected attachments（選択中の添付ファイル）」パネルに移動し、現在の添付容量が表示されます。1通のメールにつき最大10件、合計10 MBまで添付可能です。必要なファイルが一覧にまだない場合は、案件の「Documents」タブからアップロードすれば、即座にここに反映されます。

登録済みのアドレス帳から選択、手動入力も可能

「To（宛先）」フィールドでは、「Addresses we already know（既知のアドレス）」から選択できます。ここには、案件の取引先に紐づけられたメールアドレスを持つ担当者や、事務所や経理部門といった取引先の代表アドレスが表示されます。下請けの運送会社、倉庫、通関業者など、登録外の宛先に送る場合は、直接アドレスを入力してEnterキーを押すだけで追加できます。

「Add Cc」で通常の同報先を、「Add Bcc」でブラインドカーボンコピーを追加できます。1通のメールにつき、Toは最大20件、Ccは10件、Bccは10件まで指定可能です。

送信元にはご自身の名前を表示、返信は個人の受信トレイへ

受信者側の画面には、「LiteTMS.eu経由 [送信者名]」のように、あなたからのメッセージとして表示されます。相手がそのメールに返信すると、お使いのLiteTMSアカウントに登録されているメールアドレス宛てに届くため、誰も確認しない送信専用（no-reply）アドレスに埋もれることなく、普段の受信トレイでスムーズにやり取りを継続できます。

定型文テンプレートとメッセージ推敲AI

配送完了後の書類送付、積込完了連絡、不足書類の提出依頼など、週に何度も送信する定型メッセージがあります。それらはテンプレートとして保存しておけば、次回からワンクリックで呼び出し、必要に応じて文面を微調整して送信できます。不要になったテンプレートはいつでも削除可能です。登録数が増えても、名称や本文のキーワードで素早く検索できます。

文章が分かりにくい場合や長すぎるときは、「Improve with AI（AIで推敲）」が便利です。提案された文面を確認し、納得がいくよう調整してから元の文章と差し替えることができます。

送信メールはすべて案件に記録

送信が完了すると、メッセージは「Sent from this order（この案件からの送信履歴）」に表示されます。件名、送信者、送信日時、宛先、本文、添付ファイル、送信ステータスが一目で確認できます。クリックすれば、送信者、返信先、全宛先、プレビュー可能な添付ファイルなど、受信者に届いた状態の完全なメッセージが開きます。

この送信履歴は、案件の「Communication」タブおよび「History」タブのアクティビティにも反映され、Emailフィルターを使えばメール送信履歴のみを抽出できます。後からその案件を開いた同僚も、誰にも確認することなく何が送信されたかを一目で把握できます。

特定の案件に紐づかない一般的なメール送信にも対応しています。モジュールの専用ページから会社名で取引先を検索して登録済みアドレスを読み込むか、直接アドレスを入力して送信できます。このページからの送信は添付ファイルなしの仕様となっており、その送信済み一覧では、専用ページおよび全案件から自社のアカウント全体で送信されたすべてのメールを確認できます。

LiteTMSで発行した請求書には専用の送信ボタンを完備

下請け運送会社からの請求書など、ファイルとして案件に保存されている請求書は、通常の書類と同様にチェックを入れて添付できます。一方、LiteTMS内で自社が発行した運送請求書には、案件の「Finance」タブにすでに専用の「Send by email（メール送信）」機能が備わっています。請求書PDFが自動的に添付されるほか、同じメールに他の案件書類を追加して同時に送信することも可能です。

利用料金と有効化の手順

メール機能は、LiteTMSのモジュールマーケットプレイスで提供されている無料モジュールです。管理者が有効化すると、各運送案件に「メール」タブが追加されます。ユーザー権限によって、メールの送信が可能なユーザーと、送信済みメールの閲覧のみが可能なユーザーを制御できます。

料金は送信したメールの件数分のみ発生し、請求管理パネルに表示される単価が適用されます（月間無料枠がある場合はそれが適用されます）。To、Cc、Bccに指定されたアドレス数にかかわらず、1回の送信は1通としてカウントされます。SMSで連絡を取る必要がある場合も、同じ案件画面からSMSモジュールを利用できます。

実際の業務に合わせたデモをご希望ですか？お客様から普段求められる書類をご用意のうえ、ぜひお問い合わせください。運送案件の画面から顧客の受信トレイへ書類が届くまでの流れをご案内いたします。