ელფოსტის გაგზავნა სატრანსპორტო შეკვეთიდან თანდართულ დოკუმენტებთან ერთად

Email მოდულის დახმარებით, თქვენ შეგიძლიათ ელფოსტა პირდაპირ LiteTMS-ის სატრანსპორტო შეკვეთიდან დაწეროთ და თან დაურთოთ ამ შეკვეთის დოკუმენტები: CMR-ის ასლი, გადმოტვირთვის ფოტოები, მძღოლის მიერ მიღებული ხელმოწერა, გადამზიდველის ინვოისი თუ შეკვეთაში შენახული ნებისმიერი სხვა ფაილი. დამკვეთის საკონტაქტო მისამართები ერთი დაწკაპებით არის ხელმისაწვდომი, წერილი თქვენი სახელით იგზავნება, ხოლო პასუხები თქვენს პირად საფოსტო ყუთში ბრუნდება. თითოეული გაგზავნილი წერილი შეკვეთის ბარათში რჩება. მოდული უფასოა; ყოველი გაგზავნილი წერილი ანგარიშდება სტანდარტული ტარიფით, რომელიც მითითებულია თქვენს ბილინგის პანელში.

დოკუმენტები შეკვეთაშია, ელფოსტა კი სხვაგან

დამკვეთი ინვოისის მიღებამდე ხელმოწერილ CMR-სა და გადმოტვირთვის ფოტოებს ითხოვს. გადამზიდველს ხვალინდელი დატვირთვის საიდენტიფიკაციო ნომრები სჭირდება. ფაილები უკვე შეკვეთაშია, მაგრამ წერილის დაწერა სხვაგან გიწევთ: ჩამოტვირთეთ დოკუმენტები, გახსენით საფოსტო პროგრამა, მოძებნეთ მისამართი, თავიდან მიაბით ყველაფერი და გააგზავნეთ.

ამის შემდეგ შეკვეთაში ამ პროცესის კვალიც აღარ რჩება. კოლეგა, რომელიც საქმეს ნაშუადღევს გადაიბარებს, ვერ ხედავს, გაიგზავნა თუ არა CMR, ვისთან ან რომელი ვერსია. ეს ჩანაწერი მხოლოდ ერთი კონკრეტული თანამშრომლის გაგზავნილ წერილებში ინახება.

Email მოდული ამ მიმოწერას პირდაპირ შეკვეთაში გადაიტანს, თანდართული დოკუმენტების გვერდით.

მონიშნეთ გასაგზავნი დოკუმენტები

გახსენით შეკვეთა და გადადით ჩანართზე Email. განყოფილებაში Order documents ნახავთ შეკვეთაში შენახულ თითოეულ ფაილს, უახლესით დაწყებული, მინიატურასთან ერთად. მონიშნეთ დოკუმენტი მის მისაბმელად ან დააწკაპეთ მის მინიატურას წინასწარ გადასახედად. ფოტოები და ხელმოწერები, რომლებსაც მძღოლები LiteTMS Mobile-ის საშუალებით გაჩერებებიდან აგზავნიან, შეკვეთაში დოკუმენტების სახით ინახება, ამიტომ ისინიც იმავე სიაში გამოჩნდება.

მონიშნული ფაილები გადადის პანელში Selected attachments, სადაც ჩანს, ლიმიტის რა ნაწილი გაქვთ გამოყენებული: თითო წერილზე მაქსიმუმ 10 დოკუმენტი და ჯამში 10 მბ. თუ საჭირო ფაილი სიაში ჯერ არ არის, ატვირთეთ იგი შეკვეთის Documents ჩანართზე და ის აქაც გამოჩნდება.

უკვე არსებული მისამართები და ნებისმიერი სხვა, რომელსაც ხელით შეიყვანთ

ველში To აირჩიეთ Addresses we already know. ეს არის შეკვეთის კონტრაგენტისთვის შენახული საკონტაქტო პირები, რომლებსაც აქვთ ელფოსტის მისამართი, ასევე თავად კომპანიის მისამართები, როგორიცაა ოფისი ან ბილინგი. ნებისმიერი სხვა პირისთვის, როგორიცაა ქვეკონტრაქტორი გადამზიდველი, საწყობი თუ საბაჟო ბროკერი, უბრალოდ აკრიფეთ მისამართი და დააჭირეთ Enter-ს.

ღილაკი Add Cc ამატებს ღია ასლს, ხოლო Add Bcc - ფარულ ასლს. ერთი წერილი შეიძლება გაეგზავნოს 20-მდე მისამართს To ველში, 10-ს Cc-ში და 10-ს Bcc-ში.

თქვენი სახელი წერილში, პასუხები კი თქვენს საფოსტო ყუთში

მიმღები ხედავს, რომ წერილი თქვენგან არის გაგზავნილი, ფორმატით: "თქვენი სახელი via LiteTMS.eu". პასუხის გაცემისას წერილი იგზავნება თქვენი LiteTMS-ის ანგარიშის ელფოსტის მისამართზე, ასე რომ მიმოწერა გრძელდება რეალურ საფოსტო ყუთში და არა no-reply მისამართზე, რომელსაც არავინ კითხულობს.

შაბლონები და AI განმეორებადი შეტყობინებებისთვის

ზოგიერთი წერილი კვირაში რამდენჯერმე იწერება: მიწოდების შემდგომი დოკუმენტები, დატვირთვის დადასტურება, დაკარგული საბუთების მოთხოვნა. შეინახეთ შეტყობინება შაბლონად, აირჩიეთ ის შემდეგ ჯერზე, ჩაასწორეთ ტექსტის ცვლილებისას და წაშალეთ, როცა აღარ დაგჭირდებათ. თუ ბევრი შაბლონი გაქვთ, შეგიძლიათ მოძებნოთ ისინი სახელის ან ტექსტის მიხედვით.

ფუნქცია Improve with AI გეხმარებათ, როცა შეტყობინება ბუნდოვანი ან ზედმეტად გრძელია. თქვენ ხედავთ შემოთავაზებულ ტექსტს და შეგიძლიათ შეცვალოთ იგი, სანამ თქვენს პირვანდელ ტექსტს ჩაანაცვლებს.

თითოეული გაგზავნილი წერილი შეკვეთასთან რჩება

გაგზავნის შემდეგ შეტყობინება გამოჩნდება განყოფილებაში Sent from this order: თემა, გამგზავნი და დრო, მიმღებები, ტექსტი, თანდართული ფაილები და გაგზავნის სტატუსი. დააწკაპეთ მას, რათა გახსნათ სრული შეტყობინება იმ სახით, როგორითაც მიმღებმა მიიღო: გამგზავნით, საპასუხო მისამართით, ყველა მიმღებითა და დანართებით, რომელთა წინასწარ გადახედვაც შეგიძლიათ.

ეს გაგზავნა ასევე აისახება შეკვეთის აქტივობებში Communication და History ჩანართებზე, სადაც Email ფილტრი მხოლოდ ელფოსტის წერილებს აჩვენებს. კოლეგას, რომელიც მოგვიანებით გახსნის შეკვეთას, ზედმეტი კითხვების გარეშე შეუძლია ნახოს, რა გაიგზავნა.

წერილებს, რომლებიც კონკრეტულ შეკვეთას არ ეხება, ასევე აქვთ თავისი ადგილი. თავად მოდულის გვერდზე შეგიძლიათ მოძებნოთ კონტრაგენტი კომპანიის სახელით, რათა ჩაიტვირთოს მისი შენახული მისამართები, ან ხელით აკრიფოთ მისამართი. ეს გვერდი აგზავნის დანართების გარეშე, ხოლო მისი Sent messages სია აჩვენებს თქვენი კომპანიიდან გაგზავნილ ყველა ელფოსტას, როგორც მოდულის გვერდიდან, ასევე შეკვეთებიდან.

LiteTMS-ში გამოწერილ ინვოისებს გაგზავნის საკუთარი ღილაკი აქვს

შეკვეთაში ფაილის სახით შენახული ინვოისი, მაგალითად, გადამზიდველის ინვოისი ქვეკონტრაქტით შესრულებულ რეისზე, შეგიძლიათ მონიშნოთ ნებისმიერი სხვა დოკუმენტის მსგავსად. სატრანსპორტო ინვოისს, რომელსაც LiteTMS-ში გამოწერთ, შეკვეთის Finance ჩანართზე უკვე აქვს საკუთარი მოქმედება Send by email. ის ავტომატურად ურთავს ინვოისის PDF-ს და იმავე წერილს შეგიძლიათ შეკვეთის სხვა დოკუმენტებიც დაამატოთ.

რა ღირს ეს ფუნქცია და როგორ ჩავრთოთ იგი

ელფოსტა არის უფასო მოდული LiteTMS-ის მოდულების მარკეტპლეისში. ადმინისტრატორი რთავს მას და შეკვეთებში ჩნდება ჩანართი „ელფოსტა“. მომხმარებლის როლები განსაზღვრავს, ვის შეუძლია წერილების გაგზავნა და ვის - მხოლოდ უკვე გაგზავნილების ნახვა.

თქვენ იხდით მხოლოდ გაგზავნილი წერილებისთვის, ანგარიშსწორების პანელში მითითებული ტარიფით, ყოველთვიური უფასო ლიმიტის გათვალისწინებით (თუ ასეთი მოქმედებს). ერთი წერილი ითვლება ერთხელ, მიუხედავად იმისა, თუ რამდენი მისამართია მითითებული ველებში To, Cc და Bcc. თუ ვინმესთან დაკავშირება მოკლე ტექსტური შეტყობინებითაც გჭირდებათ, SMS მოდული იმავე შეკვეთიდან მუშაობს.

გსურთ ნახოთ, როგორ მუშაობს ეს თქვენი ტიპის გადაზიდვებზე? დაგვიკავშირდით და მოამზადეთ სატესტო შეკვეთა იმ დოკუმენტებით, რომლებსაც თქვენი დამკვეთები ჩვეულებრივ ითხოვენ. ჩვენ გაჩვენებთ, როგორ ხვდება დოკუმენტები შეკვეთიდან პირდაპირ კლიენტის ელფოსტაში.