E-kirjade saatmine otse veotellimusest koos lisatud dokumentidega

E-posti mooduliga saate koostada e-kirja otse LiteTMS-i veotellimuse seest ning lisada sellele tellimusega seotud dokumendid: CMR-i koopia, mahalaadimise fotod, juhi võetud allkirja, vedaja arve või mis tahes muu tellimuse juurde salvestatud faili. Kliendi kontaktandmed on vaid ühe kliki kaugusel, kiri saadetakse teie nime alt ja vastused saabuvad otse teie postkasti. Iga saadetud e-kiri jääb tellimuse juurde alles. Moodul on tasuta; iga saadetud e-kirja eest tasutakse vastavalt teie arvelduspaneelis toodud tavahinnale.

Dokumendid on tellimuse juures, e-kiri aga kuskil mujal

Klient küsib enne arve kinnitamist allkirjastatud CMR-i ja mahalaadimise fotosid. Vedaja soovib homse laadimise viitenumbreid. Failid on juba tellimuse juures olemas, kuid e-kiri kirjutatakse kuskil mujal: laadige dokumendid alla, avage meiliprogramm, otsige aadress, lisage kõik failid uuesti manusesse ja saatke ära.

Pärast ei kajastu sellest tellimuse juures midagi. Kolleeg, kes võtab töö pärastlõunal üle, ei tea, kas CMR saadeti välja, kellele või milline versioon. See info jääb vaid ühe inimese saadetud kirjade kausta.

E-posti moodul toob kirjavahetuse otse tellimuse juurde, sinna kuuluvate dokumentide kõrvale.

Märkige dokumendid, mida soovite saata

Avage tellimus ja minge vahekaardile Email. Jaotises Tellimuse dokumendid näete kõiki tellimuse juurde salvestatud faile (uuemad eespool) koos pisipiltidega. Dokumendi lisamiseks märkige see linnukesega või klõpsake enne otsustamist selle pisipildil eelvaate vaatamiseks. Fotod ja allkirjad, mille juhid saadavad vahepeatustest rakenduse LiteTMS Mobile kaudu, salvestatakse tellimuse juurde dokumentidena, seega ilmuvad need samasse loendisse.

Märgitud failid liiguvad paneeli Valitud manused, kus on näha, kui palju limiidist on ära kasutatud: kuni 10 dokumenti ja kokku kuni 10 MB ühe e-kirja kohta. Kui vajalikku faili veel loendis pole, laadige see üles tellimuse vahekaardil Dokumendid ning see ilmub ka siia.

Juba olemasolevad aadressid ja uued kontaktid

Väljal Kellele valige jaotisest Tuntud aadressid. Need on tellimuse lepingupartneri juurde salvestatud e-posti aadressiga kontaktisikud, lisaks ettevõtte üldised aadressid, näiteks kontor või raamatupidamine. Kõigi teiste puhul, näiteks alltöövõtjast vedaja, ladu või tolliagent, sisestage aadress käsitsi ja vajutage Enter-klahvi.

Nupuga Lisa Cc lisatakse nähtav koopia ja nupuga Lisa Bcc pimekoopia. Ühe e-kirja saab saata kuni 20 aadressile väljal Kellele, 10 aadressile Cc- ja 10 aadressile Bcc-väljal.

Teie nimi kirja saatjana, vastused teie postkasti

Saaja näeb, et kiri tuleb teilt kujul „teie nimi via LiteTMS.eu”. Kui ta kirjale vastab, läheb vastus teie LiteTMS-i konto e-posti aadressile. Nii jätkub vestlus päris postkastis, mitte vastuvõtuta aadressil, mida keegi ei loe.

Mallid ja tehisintellekt korduvate kirjade jaoks

Mõningaid e-kirju tuleb kirjutada mitu korda nädalas: dokumendid pärast tarnet, laadimiskinnitus või puuduvate dokumentide järelepärimine. Salvestage kiri mallina, valige see järgmisel korral, kohandage sõnastust vastavalt vajadusele ning kustutage mall, kui te seda enam ei vaja. Kui malle koguneb palju, saate neid otsida nime või teksti järgi.

Funktsioon Paranda AI abil aitab siis, kui kiri on ebaselge või liiga pikk. Näete pakutud teksti ja saate seda enne oma teksti asendamist kohandada.

Iga saadetud e-kiri jääb tellimuse juurde

Pärast saatmist kuvatakse teade jaotises Sellest tellimusest saadetud: teema, saatja ja saatmise aeg, saajad, tekst, lisatud failid ja info selle kohta, kas kiri läks edukalt teele. Klõpsake sellel, et avada kiri täiskujul täpselt nii, nagu saaja selle sai: koos saatja, vastamise aadressi, kõigi saajate ning eelvaate võimalusega manustega.

Sama toiming kajastub tellimuse tegevustes vahekaartidel Suhtlus ja Ajalugu, kus e-posti filter kuvab ainult kirju. Hiljem tellimuse avanud kolleeg näeb kohe ilma küsimata, mis välja saadeti.

Ka e-kirjadel, mis pole seotud ühe kindla tellimusega, on oma koht. Mooduli enda lehel saate otsida lepingupartnerit ettevõtte nime järgi, et laadida tema salvestatud aadressid, või sisestada aadressi ise. Sellelt lehelt saadetakse kirju ilma manusteta ning saadetud kirjade loend näitab kõiki teie ettevõttest saadetud e-kirju, nii sellelt lehelt kui ka otse tellimustest.

Süsteemis LiteTMS koostatud arvetel on eraldi saatmisnupp

Tellimuse juures failina hoitavat arvet, näiteks alltöövõtust vedaja arvet veolõigu eest, saab märkida linnukesega nagu mis tahes muud dokumenti. LiteTMS-is koostatud veoarvel on tellimuse vahekaardil Finantsid juba olemas eraldi toiming Saada e-postiga. See lisab arve PDF-faili automaatselt ning samale kirjale saab lisada ka tellimuse dokumente.

Palju see maksab ja kuidas seda sisse lülitada

E-post on tasuta moodul LiteTMS-i moodulite turuplatsil. Administraator lülitab selle sisse ning veotellimused saavad vahekaardi E-post. Kasutajarollid määravad, kes tohib e-kirju saata ja kes võib lugeda vaid juba saadetud kirju.

Maksate vaid saadetud e-kirjade eest arvelduse paneelis näidatud tariifi alusel, arvestades igakuist tasuta limiiti, kui see kehtib. Üks e-kiri läheb arvesse ühekordselt, olenemata sellest, kui palju aadresse on väljadel Saaja, Koopia (Cc) ja Pimekoopia (Bcc). Kui teil on vaja kellegagi ühendust võtta ka tekstisõnumiga, töötab samast tellimusest SMS-moodul.

Soovite näha, kuidas see teie töövoos toimib? Võtke meiega ühendust ja võtke kaasa tellimus koos dokumentidega, mida kliendid tavaliselt küsivad. Näitame teile, kuidas need tellimusest otse kliendi postkasti jõuavad.

KKK

Kas e-kirjale saab lisada mis tahes faili tellimusest?

Jah. Lisada saab iga tellimuse juurde salvestatud dokumendi, kuni 10 faili ja kokku kuni 10 MB e-kirja kohta. Muus asukohas olev fail tuleb esmalt üles laadida tellimuse vahekaardile Dokumendid.

Kellele saab LiteTMS-i veotellimusest e-kirja saata?

Tellimuse lepingupartneri juurde salvestatud kontaktisikud ja ettevõtte aadressid kuvatakse valikunimekirjas. Saate sisestada ka mis tahes muu aadressi ning üks e-kiri võib minna kuni 20 aadressile väljal Saaja, 10 väljal Koopia ja 10 väljal Pimekoopia.

Kuhu jõuavad LiteTMS-ist saadetud e-kirja vastused?

Vastused lähevad sõnumi saatnud LiteTMS-i kasutaja e-posti aadressile. Saaja näeb saatjana teie nime, millele järgneb "via LiteTMS.eu".

Kui palju maksab e-kirja saatmine LiteTMS-ist?

Moodul ise on tasuta. Iga saadetud e-kiri maksustatakse arvelduse paneelis näidatud standardtariifi alusel ja üks e-kiri läheb arvesse ühekordselt, olenemata saajate arvust.

Kas ma näen, kas e-kiri toimetati kohale?

Näete nii tellimuses kui ka mooduli lehel, kas iga sõnum saadeti välja või lükati meiliserveri poolt tagasi. Moodul ei jälgi kirja jõudmist saaja postkasti ega kirja avamist.

Kas sel viisil saab saata LiteTMS-is koostatud arvet?

Väljaantud veoarve saadetakse tellimuse vahekaardilt Finants toiminguga Saada e-postiga, mis lisab arve PDF-faili automaatselt kaasa ja võimaldab lisada tellimuse dokumente. Tellimuse juurde failina salvestatud arvet saab vahekaardil E-post lisada manusena nagu iga teist dokumenti.