E-mail közvetlenül a fuvarmegbízásból, csatolt dokumentumokkal

Az Email modullal közvetlenül a LiteTMS fuvarmegbízásán belül írhat e-mailt, és csatolhatja hozzá magának a megbízásnak a dokumentumait: a CMR-szkennelést, a lerakási fényképeket, a gépkocsivezető által rögzített aláírást, az alvállalkozó fuvarozó számláját vagy bármilyen más, a megbízáshoz feltöltött fájlt. Az ügyfélnél már korábban elmentett e-mail-címek egyetlen kattintással elérhetők, az üzenet az Ön nevében megy ki, a válaszok pedig a saját postaládájába érkeznek vissza. Minden elküldött e-mail a megbízás mellett marad. A modul ingyenes; az elküldött e-mailek elszámolása a számlázási panelen feltüntetett normál díjszabás szerint történik.

A dokumentumok a megbízásnál vannak, az e-mail pedig máshol

A megbízó kéri az aláírt CMR-t és a lerakási fotókat, mielőtt befogadná a számlát. A fuvarozó várja a holnapi felrakási referenciaszámokat. A fájlok már ott vannak a megbízásban, a levelet mégis máshol kell megírni: dokumentumok letöltése, levelezőprogram megnyitása, cím kikeresése, minden fájl újbóli csatolása, küldés.

Utólag ebből semmi sem látszik a megbízásban. A délután belépő kolléga nem tudja megmondani, kiment-e a CMR, kinek küldték el, és melyik változatot. Az információ ott ragad egyetlen ember elküldött levelei között.

Az Email modul ezt az üzenetváltást közvetlenül a megbízásba helyezi át, a küldött dokumentumok mellé.

Jelölje be a küldeni kívánt dokumentumokat

Nyissa meg a megbízást, és lépjen az Email fülre. A Megbízás dokumentumai részben a megbízáshoz mentett összes fájl megjelenik időrendben, a legújabbal kezdve, előnézeti képpel. Jelölje be a csatolni kívánt dokumentumot, vagy kattintson az előnézeti képre a megtekintéshez. A gépkocsivezetők által a LiteTMS Mobile alkalmazásból küldött fotók és aláírások automatikusan dokumentumként mentődnek a megbízáshoz, így ugyanezen a listán szerepelnek.

A bejelölt fájlok átkerülnek a Kiválasztott mellékletek mezőbe, ahol látható az engedélyezett keret felhasználása: e-mailenként legfeljebb 10 dokumentum és összesen 10 MB. Ha egy szükséges fájl még nincs a listán, töltse fel a megbízás Dokumentumok fülén, és azonnal megjelenik itt is.

Már meglévő és tetszőleges új címek

A Címzett mezőben választhat a Már ismert címek közül. Ezek a megbízás partneréhez korábban elmentett kapcsolattartók e-mail-címei, valamint a cég központi elérhetőségei, például az irodai vagy számlázási címek. Bármely más címzett esetén, mint például egy alvállalkozó fuvarozó, raktár vagy vámügynök, egyszerűen írja be a címet, majd nyomjon Entert.

A Cc hozzáadása látható, a Bcc hozzáadása pedig rejtett másolatot ad az e-mailhez. Egyetlen levél legfeljebb 20 címzettnek küldhető el a Címzett mezőben, 10-nek Cc-ben és 10-nek Bcc-ben.

Az Ön neve az üzeneten, a válaszok a saját fiókjába érkeznek

A címzett Öntől kapja a levelet, a feladó formátuma: "az Ön neve via LiteTMS.eu". Amikor válaszol, a levél az Ön LiteTMS-fiókjához tartozó e-mail-címre érkezik, így a kommunikáció egy valódi postaládában folytatódik, nem pedig egy senki által nem olvasott no-reply címen.

Sablonok és AI az ismétlődő üzenetekhez

Egyes e-maileket hetente többször is meg kell írni: kézbesítés utáni dokumentumok, felrakási visszaigazolás vagy hiányzó fuvarokmányok bekérése. Mentse el az üzenetet sablonként, válassza ki legközelebb, módosítsa, ha változik a szöveg, és törölje, ha már nincs rá szükség. Ha sok a sablon, név vagy szövegrészlet alapján is kereshet közöttük.

A Javítás AI-val funkció akkor segít, ha a megfogalmazás pontatlan vagy túl hosszú. Megtekintheti a javasolt szöveget, és tetszés szerint finomíthatja, mielőtt felülírná a sajátját.

Minden elküldött e-mail a megbízásnál marad

Küldés után az üzenet megjelenik az Ebből a megbízásból elküldve listában: a tárgy, a küldő neve, a küldés ideje, a címzettek, a szöveg, a csatolt fájlok és a kézbesítés állapota. Rákattintva pontosan úgy nyitható meg a teljes levél, ahogyan a címzett megkapta, feladóval, válaszcimmel, az összes címzettel és előnézhető mellékletekkel.

Ugyanez a küldés megjelenik a megbízás aktivitásában a Kommunikáció és az Előzmények fülön is, ahol az Email szűrővel csak az e-mailek listázhatók. A megbízást később megnyitó kolléga kérdezősködés nélkül azonnal látja, mi ment ki.

Azok az üzenetek is helyet kapnak, amelyek nem egy konkrét megbízáshoz kapcsolódnak. A modul saját felületén cégnév alapján rákereshet egy partnerre a mentett címek betöltéséhez, vagy beírhat egy tetszőleges címet kézzel. Erről az oldalról melléklet nélkül lehet küldeni, az Elküldött üzenetek listája pedig a cég összes küldött levelét mutatja, mind a modul oldaláról, mind a megbízásokból.

A LiteTMS-ben kiállított számláknak külön Küldés gombjuk van

A megbízáshoz fájlként csatolt számlák, például egy alvállalkozó fuvarozó számlája, bármely más dokumentumhoz hasonlóan bejelölhetők. A LiteTMS-ben kiállított fuvarszámlák esetében a megbízás Pénzügy fülén már elérhető a külön Küldés e-mailben művelet. Ez automatikusan csatolja a számla PDF-fájlját, és ugyanehhez az e-mailhez a megbízás dokumentumai is hozzáadhatók.

Mennyibe kerül, és hogyan kapcsolható be

Az Email egy ingyenes modul a LiteTMS modulpiacán. Egy adminisztrátor bekapcsolja, és a megbízásoknál megjelenik egy Email fül. A felhasználói szerepkörök határozzák meg, hogy ki küldhet e-maileket, és ki tekintheti meg a már elküldötteket.

Csak az elküldött e-mailekért kell fizetnie a számlázási felületen feltüntetett díjszabás szerint, figyelembe véve a havi ingyenes keretet, ha van ilyen. Egy e-mail egyszer számít fel, függetlenül attól, hány cím szerepel a Címzett, Másolat (Cc) és Titkos másolat (Bcc) mezőkben. Ha SMS-ben is el kell érnie valakit, az SMS modul közvetlenül ugyanabból a megbízásból működik.

Szeretné látni a gyakorlatban, a saját fuvarjaihoz hasonló helyzetben? Vegye fel velünk a kapcsolatot, és hozzon egy megbízást azokkal a dokumentumokkal, amelyeket az ügyfelei általában kérnek. Megmutatjuk, hogyan jutnak el a megbízásból az ügyfél bejövő fiókjába.