E-mail direct din comanda de transport, cu documentele atașate

Cu modulul E-mail, scrieți un e-mail direct dintr-o comandă de transport în LiteTMS și atașați documentele acesteia: o scanare a CMR-ului, fotografii de la descărcare, semnătura preluată de șofer, factura unui transportator sau orice alt fișier salvat în comandă. Adresele pe care le aveți deja pentru client sunt la un clic distanță, mesajul pleacă cu numele dumneavoastră, iar răspunsurile sosesc direct în propria căsuță poștală. Fiecare e-mail trimis rămâne asociat comenzii. Modulul este gratuit; fiecare e-mail expediat este taxat conform tarifului standard afișat în panoul de facturare.

Documentele sunt în comandă, e-mailul se trimite din altă parte

Un client solicită CMR-ul semnat și fotografiile de la descărcare înainte de a accepta factura. Un transportator cere referințele de încărcare pentru preluarea de mâine. Fișierele se află deja în comandă, dar e-mailul se redactează în alt program: descărcați documentele, deschideți clientul de e-mail, căutați adresa, atașați din nou totul, trimiteți.

Ulterior, comanda nu păstrează nicio urmă a acestei comunicări. Un coleg care preia comanda după-amiaza nu poate ști dacă CMR-ul a fost trimis, cui sau în ce versiune. Această evidență rămâne blocată în folderul de mesaje trimise al unei singure persoane.

Modulul E-mail mută acel mesaj direct în comandă, alături de documentele pe care le conține.

Bifați documentele pe care doriți să le trimiteți

Deschideți comanda și accesați fila E-mail. La secțiunea Documente comandă vedeți toate fișierele salvate în comandă, de la cele mai recente, cu previzualizare miniatură. Bifați un document pentru a-l atașa sau faceți clic pe miniatura acestuia pentru a-l previzualiza înainte de a decide. Fotografiile și semnăturile pe care șoferii le trimit de la un punct de oprire din LiteTMS Mobile sunt salvate în comandă ca documente, astfel încât apar în aceeași listă.

Fișierele bifate ajung în panoul Atașamente selectate, care arată cât ați utilizat din limită: până la 10 documente și 10 MB în total per e-mail. Dacă un fișier de care aveți nevoie nu este încă în listă, încărcați-l în fila Documente a comenzii și acesta va apărea aici.

Adrese pe care le aveți deja și orice altă adresă introdusă manual

În câmpul Către, alegeți din Adrese cunoscute deja. Acestea sunt persoanele de contact salvate pentru partenerul comenzii care au o adresă de e-mail, plus adresele generale ale companiei, cum ar fi secretariatul sau contabilitatea. Pentru oricine altcineva, cum ar fi un transportator subcontractat, un depozit sau un comisionar vamal, tastați adresa și apăsați Enter.

Adaugă Cc introduce o copie vizibilă, iar Adaugă Bcc o copie ascunsă. Un e-mail poate fi trimis către maximum 20 de adrese în Către, 10 în Cc și 10 în Bcc.

Numele dumneavoastră pe mesaj, răspunsurile în căsuța poștală proprie

Destinatarul vede mesajul primit de la dumneavoastră, afișat ca „numele dumneavoastră via LiteTMS.eu”. Când răspunde, mesajul ajunge la adresa de e-mail asociată contului dumneavoastră LiteTMS, astfel încât conversația continuă într-o căsuță poștală reală, nu la o adresă no-reply pe care nu o citește nimeni.

Șabloane și inteligență artificială pentru mesajele repetitive

Unele e-mailuri sunt redactate de mai multe ori pe săptămână: documentele de după livrare, o confirmare de încărcare, o solicitare de acte lipsă. Salvați mesajul ca șablon, selectați-l data viitoare, editați-l când se modifică formularea și ștergeți-l când nu mai aveți nevoie de el. Dacă aveți multe șabloane, căutați-le după nume sau conținut.

Îmbunătățește cu AI ajută atunci când un mesaj este neclar sau prea lung. Vedeți textul sugerat și îl puteți ajusta înainte de a-l înlocui pe cel inițial.

Fiecare e-mail trimis rămâne asociat comenzii

După expediere, mesajul apare la secțiunea Trimise din această comandă: subiectul, cine l-a trimis și când, destinatarii, textul, fișierele atașate și starea expedierii. Faceți clic pe el pentru a deschide mesajul complet exact așa cum l-a primit destinatarul, cu expeditorul, adresa de răspuns, fiecare destinatar și atașamentele ce pot fi previzualizate.

Aceeași expediere apare în jurnalul de activitate al comenzii, în filele Comunicare și Istoric, unde un filtru E-mail afișează exclusiv mesajele e-mail. Un coleg care deschide comanda mai târziu poate vedea exact ce s-a trimis, fără să fie nevoie să întrebe.

E-mailurile care nu au legătură cu o anumită comandă au, de asemenea, locul lor. În pagina principală a modulului căutați un partener după denumirea companiei pentru a încărca adresele salvate ale acestuia, sau tastați manual o adresă. Acea pagină trimite mesaje fără atașamente, iar lista sa de mesaje trimise afișează fiecare e-mail expediat din compania dumneavoastră, atât din pagina respectivă, cât și din comenzi.

Facturile emise în LiteTMS au propriul buton de trimitere

O factură păstrată în comandă ca fișier, cum ar fi factura unui cărăuș pentru o cursă subcontractată, poate fi bifată ca orice alt document. O factură de transport pe care o emiteți în LiteTMS are deja propria acțiune Trimite prin e-mail în fila Finanțe a comenzii. Aceasta atașează automat fișierul PDF al facturii și puteți adăuga documentele comenzii în același e-mail.

Cât costă și cum se activează

Modulul E-mail este gratuit în catalogul de module LiteTMS. Un administrator îl activează, iar comenzile primesc o filă E-mail. Rolurile de utilizator stabilesc cine poate trimite e-mailuri și cine le poate citi doar pe cele deja trimise.

Plătiți doar pentru e-mailurile pe care le trimiteți, la tariful afișat în panoul de facturare, cu o cotă gratuită lunară acolo unde este cazul. Un e-mail se contorizează o singură dată, indiferent de câte adrese se află la Către, Cc și Cci. Dacă trebuie să contactați pe cineva și prin mesaj text, modulul SMS funcționează direct din aceeași comandă.

Doriți să vedeți cum funcționează pe o cursă similară cu ale dumneavoastră? Contactați-ne și veniți cu o comandă și documentele pe care clienții dumneavoastră le solicită de obicei. Vă vom arăta cum ajung acestea din comandă direct în căsuța poștală a clientului.

Întrebări frecvente

Pot atașa orice fișier din comandă la un e-mail?

Da. Orice document salvat în comandă poate fi atașat, până la maximum 10 fișiere și 10 MB în total per e-mail. Un fișier provenit din altă parte trebuie mai întâi încărcat în fila Documente a comenzii.

Cui pot trimite e-mailuri dintr-o comandă de transport în LiteTMS?

Persoanele de contact și adresele companiei salvate pentru partenerul comenzii sunt afișate într-o listă. De asemenea, puteți introduce manual orice altă adresă, iar un e-mail poate fi trimis către maximum 20 de adrese la Către, 10 la Cc și 10 la Cci.

Unde ajung răspunsurile la un e-mail trimis din LiteTMS?

Răspunsurile ajung la adresa de e-mail a utilizatorului LiteTMS care a trimis mesajul. Destinatarul vede expeditorul sub forma numelui dumneavoastră urmat de „via LiteTMS.eu”.

Cât costă trimiterea unui e-mail din LiteTMS?

Modulul în sine este gratuit. Fiecare e-mail trimis este taxat la tariful standard afișat în panoul de facturare, iar un e-mail se contorizează o singură dată, indiferent de numărul destinatarilor.

Pot vedea dacă e-mailul a fost livrat?

Puteți vedea dacă fiecare mesaj a fost trimis sau respins de serverul de e-mail, atât în comandă, cât și pe pagina modulului. Modulul nu monitorizează livrarea în căsuța poștală a destinatarului și nici dacă e-mailul a fost deschis.

Pot trimite în acest fel o factură emisă în LiteTMS?

O factură de transport emisă se trimite folosind acțiunea Trimite prin e-mail din fila Finanțe a comenzii, care atașează automat fișierul PDF al facturii și vă permite să adăugați documente ale comenzii. O factură salvată în comandă ca fișier poate fi atașată în fila E-mail ca orice alt document.