LiteTMS To-Do List: hlasové poznámky, termíny a připomínky

To-Do List je modul v LiteTMS, který každému uživateli v kanceláři dává jeho vlastní soukromý seznam úkolů. Jeho ikona se nachází v horní liště každé stránky, takže můžete úkol přidat nebo odškrtnout, aniž byste opustili rozpracovanou objednávku. Úkol můžete také jednoduše nadiktovat: AI převede hlasovou poznámku na koncept s názvem, termínem splnění a připomínkou, který zkontrolujete a uložíte. LiteTMS vám pak úkol připomene přímo v aplikaci a podle vašeho výběru také push notifikací v LiteTMS Mobile, e-mailem nebo SMS zprávou v čase, který si sami určíte.

Video má polský komentář.

„Určitě nezapomenu“ a telefonát v 17:40

Ráno slíbíte zákazníkovi, že se mu ve tři odpoledne ozvete ohledně ceny za přepravu. Nic složitého. Jenže pak je potřeba potvrdit časové okno na nakládce, řidič volá z vykládky, že mu nechtějí vzít dvě palety, čeká faktura a telefon zvoní třikrát za sebou. V 17:40 volá zákazník sám, a je to on, kdo si vzpomněl.

Takových drobných slibů je den dispečera či speditéra plný: zavolat zpět, poslat sken CMR, potvrdit časové okno, vyzvednout návěs ze servisu. Každý z nich je maličkost, ale mezi vyřizováním přeprav se snadno ztratí. To-Do List jim dává místo, ke kterému se dostanete během několika sekund přímo tam, kde zrovna pracujete.

Seznam v horní liště, na každé stránce

Jakmile firma modul zapne, v horní liště LiteTMS vedle volby jazyka se objeví ikona seznamu. Je na stejném místě na přehledu, v objednávkách, na mapě i kdekoli jinde v systému. Číslo na ikoně ukazuje počet úkolů na dnešek včetně těch po termínu. Pokud máte nějaký úkol po termínu, zčervená.

Kliknutím otevřete panel Moje úkoly. Nahoře je pole pro přidání úkolu na dnešek a pod ním dnešní úkoly s uvedenými časy. Napíšete text, stisknete Enter a úkol je na seznamu. Kruhové zaškrtávátko vedle úkolu jej označí jako hotový. Původní stránka pod panelem zůstává otevřená, takže jste okamžitě zpět tam, kde jste byli, například v objednávce, která vám telefonát připomněla.

Kompletní seznam má vlastní stránku s přehledy Dnes, Nadcházející, Všechny úkoly a Dokončené. Úkol můžete přidat také z příkazové palety: stiskněte Ctrl+K nebo Cmd+K a zvolte „Přidat úkol“. Pokud by vám ikona překážela, můžete ji pro sebe jedním kliknutím skrýt a znovu ji zapnout v nastavení seznamu.

Úkol nadiktujte, nemusíte ho psát

V poli pro nový úkol je ikona mikrofonu. Nahrajete hlasovou poznámku o délce až dvě minuty, například: „Zítra v osm vyzvednout návěs ze servisu. Připomeň mi to hodinu předem.“ LiteTMS převede nahrávku na text a AI z ní vytvoří koncept úkolu: název, den, čas a připomínku. Pokud je v nahrávce zmíníte, dokáže doplnit i poznámky, jednotlivé kroky, prioritu, opakování nebo příslušný seznam.

Koncept se otevře s označením „pomocí AI“ a s vašimi původními slovy dole. Nic se neuloží samo: zkontrolujete pole, upravíte, co je potřeba, a kliknete na „Přidat úkol“. Tlačítko „Vyplnit pomocí AI“ funguje stejně, pokud větu raději napíšete tak, jak byste ji řekli.

Totéž můžete udělat na telefonu. V aplikaci LiteTMS Mobile mají uživatelé z kanceláře záložku s úkoly, kde najdou přehledy, rychlé přidání, hlasové poznámky i koncepty od AI. Když vás něco napadne na cestách, nahrajte si to na nejbližší zastávce, nikoli při řízení.

Hlasové poznámky a koncepty od AI fungují, pokud má firma zapnuté funkce AI, a započítávají se do jejího limitu využití AI.

Připomínka, která dorazí včas

Úkol s termínem splnění může mít připomínku: v čase splnění, 10 minut nebo hodinu předem, den předem, v 9:00 v daný den či den předem, nebo v libovolný den a čas, který si zvolíte. Připomínka dorazí vždy jako oznámení v LiteTMS. Navíc si můžete vybrat:

• push notifikaci do LiteTMS Mobile, pokud jste přihlášeni v aplikaci na telefonu,
• e-mail na vaši adresu, který se započítává do limitu odeslaných e-mailů firmy,
• SMS zprávu na telefonní číslo ve vašem profilu, která se započítává do limitu odeslaných SMS zpráv firmy.

V připomínce je uveden název úkolu a termín jeho splnění. Vaše poznámky k úkolu v připomínce systém LiteTMS nikdy neopouštějí.

Úkoly, které se vrací samy

Některé činnosti se opakují každý týden nebo měsíc: faktury v pondělí, vyúčtování pohonných hmot na konci měsíce, technická kontrola jednou za rok. Úkol se může opakovat denně, v pracovní dny, týdně, měsíčně nebo ročně. Jakmile jej odškrtnete, okamžitě se vytvoří další a zpráva vás informuje, na kdy je naplánován. Odškrtli jste ho omylem? Vrácení zpět je otázkou jednoho kliknutí.

Seznamy, barvy, kroky a soukromí

Úkoly můžete třídit do seznamů, například Faktury nebo Zákazníci, a označovat je barevnými štítky. Větší úkol lze rozdělit na jednotlivé kroky a naléhavému přiřadit příznak priority. Barva nebo vyhledávání seznam okamžitě zúží a lišta nad ním zobrazuje každý aktivní filtr.

Seznam je soukromý. Každý vidí pouze své vlastní úkoly a firemní administrátor nemá v LiteTMS přístup k seznamům kolegů. Je to místo pro vaše osobní poznámky a připomínky, nikoli pro zadávání úkolů v týmu.

Jak začít

To-Do List je modul v LiteTMS Marketplace se 7denní bezplatnou zkušební verzí. V Marketplace uvidíte před zapnutím aktuální cenu. Po aktivaci má každý uživatel v kanceláři k dispozici svůj vlastní seznam v prohlížeči i v LiteTMS Mobile. Pokud vaše společnost LiteTMS ještě nepoužívá, začněte na litetms.eu.