LiteTMS-Aufgabenliste: Sprachmemos, Fälligkeiten und Erinnerungen

Die Aufgabenliste ist ein Modul in LiteTMS, das jedem Bürobenutzer eine eigene, persönliche Liste bereitstellt. Das entsprechende Symbol befindet sich in der oberen Leiste jeder Seite, sodass Sie Aufgaben hinzufügen oder abhaken können, ohne den aktuellen Auftrag verlassen zu müssen. Sie können Aufgaben auch einfach einsprechen: Eine KI verwandelt Sprachmemos in Entwürfe mit Bezeichnung, Fälligkeitsdatum und Erinnerung, die Sie kurz prüfen und übernehmen. LiteTMS erinnert Sie anschließend in der Anwendung und auf Wunsch per Push-Benachrichtigung in LiteTMS Mobile, per E-Mail oder per SMS genau zum gewählten Zeitpunkt.

Die Tonspur des Videos ist auf Polnisch.

„Daran denke ich ganz bestimmt“ und der Anruf um 17:40 Uhr

Morgens versprechen Sie einem Kunden, ihn um 15:00 Uhr wegen des Frachtpreises zurückzurufen. Eigentlich kein Problem. Dann muss jedoch ein Zeitfenster bestätigt werden, ein Fahrer meldet sich von der Entladestelle, weil zwei Paletten nicht angenommen werden, eine Rechnung wartet, und das Telefon klingelt dreimal hintereinander. Um 17:40 Uhr ruft der Kunde an, und er ist derjenige, der noch daran gedacht hat.

Solche kleinen Zusagen prägen den Alltag in der Disposition: zurückrufen, den CMR-Scan senden, das Zeitfenster bestätigen, den Auflieger aus der Werkstatt abholen. Jedes Detail für sich ist unbedeutend, doch in der Summe gehen sie im Trubel zwischen den Transportaufträgen unter. Die Aufgabenliste bietet dafür einen zentralen Ort, den Sie in Sekundenschnelle erreichen, direkt an Ihrem gewohnten Arbeitsplatz.

Die Liste in der oberen Leiste, auf jeder Seite

Sobald das Unternehmen das Modul aktiviert, erscheint in der oberen Leiste von LiteTMS neben der Sprachauswahl ein Listensymbol. Es befindet sich an derselben Stelle auf dem Dashboard, in den Aufträgen, auf der Karte und überall sonst im System. Die Zahl auf dem Symbol zählt die heute fälligen sowie alle überfälligen Aufgaben und färbt sich rot, sobald eine Aufgabe überfällig ist.

Ein Klick öffnet das Fenster „Meine Aufgaben“. Ganz oben befindet sich ein Eingabefeld für neue Aufgaben für den heutigen Tag, darunter die heutigen Aufgaben mit Uhrzeit. Tippen, Enter drücken, und die Aufgabe steht auf der Liste. Ein Klick auf den Kreis neben einer Aufgabe hakt sie ab. Die Seite darunter bleibt unverändert geöffnet, sodass Sie sofort wieder dort weiterarbeiten können, wo Sie waren - beispielsweise direkt im Transportauftrag, der Sie an den Rückruf erinnert hat.

Die vollständige Liste verfügt über eine eigene Seite mit den Ansichten „Heute“, „Demnächst“, „Alle Aufgaben“ und „Erledigt“. Sie können eine Aufgabe auch über die Befehlspalette hinzufügen: Strg+K oder Cmd+K, dann „Aufgabe hinzufügen“. Wenn das Symbol stört, lässt es sich mit einem Klick für das eigene Benutzerkonto ausblenden und in den Einstellungen der Liste wieder aktivieren.

Aufgaben einsprechen statt tippen

Im Eingabefeld für neue Aufgaben befindet sich ein Mikrofonsymbol. Sie nehmen ein Sprachmemo von bis zu zwei Minuten Länge auf, zum Beispiel: „Morgen um acht den Auflieger aus der Werkstatt holen. Eine Stunde vorher erinnern.“ LiteTMS wandelt die Aufnahme in Text um, und die KI erstellt daraus einen Aufgabenentwurf mit Bezeichnung, Tag, Uhrzeit und Erinnerung. Wenn Sie entsprechende Details erwähnen, werden auch Notizen, Einzelschritte, Priorität, Wiederholungen und die Zielliste automatisch ausgefüllt.

Der Entwurf öffnet sich mit dem Hinweis „mit KI“, darunter steht der ursprüngliche Wortlaut. Es wird nichts automatisch gespeichert: Sie prüfen die Felder, passen bei Bedarf Angaben an und klicken auf „Aufgabe hinzufügen“. Die Schaltfläche „Mit KI ausfüllen“ funktioniert genauso, falls Sie den Satz lieber so eintippen möchten, wie Sie ihn sprechen würden.

Dasselbe funktioniert auch auf dem Smartphone. In LiteTMS Mobile steht Bürobenutzern ein eigener Aufgaben-Reiter mit den gewohnten Ansichten, Schnellerfassung, Sprachmemos und KI-Entwürfen zur Verfügung. Wenn Ihnen unterwegs etwas einfällt, nehmen Sie es beim nächsten Zwischenstopp auf, nicht während der Fahrt.

Sprachmemos und KI-Entwürfe stehen zur Verfügung, solange das Unternehmen die KI-Funktionen aktiviert hat, und werden auf das KI-Nutzungskontingent des Unternehmens angerechnet.

Erinnerungen, die pünktlich ankommen

Für Aufgaben mit Fälligkeitsdatum lässt sich eine Erinnerung einrichten: zum Fälligkeitszeitpunkt, 10 Minuten oder eine Stunde vorher, einen Tag vorher, um 9:00 Uhr am selben Tag oder am Vortag sowie zu jedem beliebigen Wunschtermin. Die Erinnerung erscheint in jedem Fall als Benachrichtigung in LiteTMS. Darüber hinaus können Sie Folgendes festlegen:

• eine Push-Benachrichtigung an LiteTMS Mobile, wenn Sie auf Ihrem Smartphone in der App angemeldet sind,
• eine E-Mail an Ihre Adresse, die auf das E-Mail-Kontingent des Unternehmens angerechnet wird,
• eine SMS an die in Ihrem Profil hinterlegte Telefonnummer, die auf das SMS-Kontingent des Unternehmens angerechnet wird.

Die Erinnerung enthält die Bezeichnung der Aufgabe und deren Fälligkeit. Notizen zur Aufgabe verlassen LiteTMS bei Erinnerungen zu keinem Zeitpunkt.

Aufgaben, die automatisch wiederkehren

Manche Aufgaben wiederholen sich wöchentlich oder monatlich: Rechnungen am Montag, die Kraftstoffabrechnung zum Monatsende, die Hauptuntersuchung einmal im Jahr. Aufgaben können täglich, an Werktagen, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederkehren. Sobald Sie eine Aufgabe abhaken, erscheint sofort die nächste, und ein Hinweis zeigt das neue Fälligkeitsdatum an. Aus Versehen abgehakt? Ein Klick genügt, um die Aktion rückgängig zu machen.

Listen, Farben, Teilschritte und Privatsphäre

Sie können Aufgaben in Listen wie Rechnungen oder Kunden einteilen und mit Farb-Labels kennzeichnen. Größere Aufgaben lassen sich in Teilschritte unterteilen, und dringende Vorhaben erhalten eine Prioritätsmarkierung. Über eine Farbe oder die Suche filtern Sie die Liste sofort, und eine Leiste darüber zeigt alle aktiven Filter an.

Die Liste ist privat. Jeder sieht nur seine eigenen Aufgaben, und der Unternehmensadministrator hat in LiteTMS keinen Zugriff auf die Listen der Kollegen. Sie dient als Ort für Ihre eigenen Wiedervorlagen, nicht für Teamzuweisungen.

Erste Schritte

Die To-Do-Liste ist ein LiteTMS Marketplace-Modul mit einer 7-tägigen kostenlosen Testphase. Der Marketplace zeigt Ihnen den aktuellen Preis an, bevor Sie es aktivieren. Nach der Aktivierung steht jedem Büroanwender seine eigene Liste im Browser und in LiteTMS Mobile zur Verfügung. Falls Ihr Unternehmen LiteTMS noch nicht nutzt, starten Sie unter litetms.eu.