LiteTMS To-Do List: φωνητικές σημειώσεις, προθεσμίες και υπενθυμίσεις

Η λειτουργία To-Do List είναι ένα υποσύστημα του LiteTMS που παρέχει σε κάθε χρήστη γραφείου μια προσωπική λίστα εργασιών. Το εικονίδιό της βρίσκεται στην επάνω γραμμή κάθε σελίδας, ώστε να προσθέτετε ή να ολοκληρώνετε μια εργασία χωρίς να φεύγετε από την παραγγελία στην οποία εργάζεστε. Μπορείτε επίσης απλώς να εκφωνήσετε την εργασία: η τεχνητή νοημοσύνη μετατρέπει τη φωνητική σημείωση σε πρόχειρο με τίτλο, προθεσμία και υπενθύμιση, το οποίο ελέγχετε και προσθέτετε. Στη συνέχεια, το LiteTMS σας ειδοποιεί μέσα στην εφαρμογή και, αν το επιλέξετε, με ειδοποίηση push στο LiteTMS Mobile, με email ή με SMS, ακριβώς τη στιγμή που ορίσατε.

Η αφήγηση του βίντεο είναι στα πολωνικά.

«Αποκλείεται να το ξεχάσω» και το τηλεφώνημα στις 17:40

Το πρωί υπόσχεστε σε έναν πελάτη ότι θα τον καλέσετε πίσω στις τρεις για τον ναύλο. Αρκετά απλό. Στη συνέχεια, πρέπει να επιβεβαιωθεί ένα χρονικό παράθυρο παράδοσης, ένας οδηγός καλεί από το σημείο εκφόρτωσης επειδή δεν παραλαμβάνουν δύο παλέτες, ένα τιμολόγιο περιμένει και το τηλέφωνο χτυπάει τρεις φορές συνεχόμενα. Στις 17:40 καλεί ο πελάτης, και είναι εκείνος που το θυμήθηκε τελικά.

Τέτοιες μικρές υποσχέσεις γεμίζουν την ημέρα σε ένα γραφείο μεταφορών: να καλέσετε πίσω, να στείλετε το σκανάρισμα του CMR, να επιβεβαιώσετε το slot παράδοσης, να παραλάβετε το ημιρυμουλκούμενο από το συνεργείο. Κάθε μία από αυτές είναι ασήμαντη, αλλά όλες μαζί χάνονται ανάμεσα στις παραγγελίες μεταφοράς. Η λίστα To-Do List τούς δίνει έναν χώρο άμεσα προσβάσιμο σε δευτερόλεπτα, ακριβώς εκεί όπου εργάζεστε ήδη.

Η λίστα στην επάνω γραμμή, σε κάθε σελίδα

Μόλις η εταιρεία ενεργοποιήσει τη λειτουργία, εμφανίζεται ένα εικονίδιο λίστας στην επάνω γραμμή του LiteTMS, δίπλα στο μενού επιλογής γλώσσας. Βρίσκεται στο ίδιο σημείο στον πίνακα ελέγχου, στις παραγγελίες, στον χάρτη και οπουδήποτε αλλού στο σύστημα. Ο αριθμός στο εικονίδιο μετρά τις εργασίες που λήγουν σήμερα καθώς και όσες είναι εκπρόθεσμες, και γίνεται κόκκινος όταν υπάρχει κάποια εκπρόθεσμη εκκρεμότητα.

Με ένα κλικ ανοίγει το παράθυρο «Οι εργασίες μου». Στην κορυφή υπάρχει ένα πεδίο για την προσθήκη εργασίας για σήμερα, και από κάτω οι σημερινές εργασίες με τις ώρες τους. Πληκτρολογείτε, πατάτε Enter, και η εργασία βρίσκεται στη λίστα. Το κυκλικό κουμπί επιλογής δίπλα στην εργασία την ολοκληρώνει. Η σελίδα από κάτω παραμένει ανοιχτή, επομένως επιστρέφετε ακριβώς εκεί που βρισκόσασταν, για παράδειγμα στην παραγγελία που σας θύμισε το τηλεφώνημα.

Η πλήρης λίστα έχει τη δική της σελίδα με τις προβολές «Σήμερα», «Προσεχώς», «Όλες οι εργασίες» και «Ολοκληρωμένες». Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια εργασία από την παλέτα εντολών: Ctrl+K ή Cmd+K και μετά «Προσθήκη εργασίας». Εάν το εικονίδιο σας εμποδίζει, μπορείτε να το αποκρύψετε για τον εαυτό σας με ένα κλικ και να το επαναφέρετε από τις ρυθμίσεις της λίστας.

Υπαγορεύστε την εργασία αντί να την πληκτρολογείτε

Το πεδίο νέας εργασίας διαθέτει μικρόφωνο. Ηχογραφείτε ένα φωνητικό μήνυμα διάρκειας έως δύο λεπτών, για παράδειγμα: «Αύριο στις οκτώ, παραλαβή του ημιρυμουλκούμενου από το συνεργείο. Υπενθύμισέ μου μία ώρα πριν». Το LiteTMS μετατρέπει την ηχογράφηση σε κείμενο και η τεχνητή νοημοσύνη δημιουργεί ένα πρόχειρο εργασίας: τον τίτλο, την ημέρα, την ώρα και την υπενθύμιση. Μπορεί επίσης να συμπληρώσει σημειώσεις, βήματα, προτεραιότητα, επανάληψη και τη σχετική λίστα όταν τα αναφέρετε.

Το πρόχειρο ανοίγει με την ένδειξη «με AI», έχοντας τα ακριβή λόγια σας από κάτω. Τίποτα δεν αποθηκεύεται αυτόματα: ελέγχετε τα πεδία, διορθώνετε ό,τι χρειάζεται και πατάτε «Προσθήκη εργασίας». Το κουμπί «Συμπλήρωση με AI» λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο όταν προτιμάτε να πληκτρολογήσετε τη φράση ακριβώς όπως θα την λέγατε προφορικά.

Μπορείτε να κάνετε το ίδιο και από το κινητό σας. Στο LiteTMS Mobile, οι χρήστες γραφείου διαθέτουν μια καρτέλα εργασιών με όλες τις προβολές, γρήγορη προσθήκη, φωνητικές σημειώσεις και πρόχειρα μέσω AI. Όταν θυμηθείτε κάτι στον δρόμο, ηχογραφήστε το στην επόμενη στάση σας και ποτέ κατά την οδήγηση.

Οι φωνητικές σημειώσεις και τα πρόχειρα AI λειτουργούν εφόσον η εταιρεία έχει ενεργοποιημένες τις λειτουργίες AI και συνυπολογίζονται στη χρήση AI της εταιρείας.

Μια υπενθύμιση που φτάνει στην ώρα της

Μια εργασία με προθεσμία μπορεί να έχει υπενθύμιση: την ώρα της προθεσμίας, 10 λεπτά ή μία ώρα νωρίτερα, μία ημέρα πριν, στις 9:00 την ίδια ημέρα ή την προηγούμενη ημέρα, ή οποιαδήποτε άλλη ημέρα και ώρα επιλέξετε. Η υπενθύμιση εμφανίζεται πάντα ως ειδοποίηση στο LiteTMS. Επιπλέον, μπορείτε να επιλέξετε:

• ειδοποίηση push στο LiteTMS Mobile, εφόσον είστε συνδεδεμένοι στην εφαρμογή στο κινητό σας,
• email στη διεύθυνσή σας, το οποίο συνυπολογίζεται στη χρήση email της εταιρείας,
• γραπτό μήνυμα SMS στον αριθμό τηλεφώνου του προφίλ σας, το οποίο συνυπολογίζεται στη χρήση μηνυμάτων SMS της εταιρείας.

Η υπενθύμιση αναφέρει τον τίτλο της εργασίας και το πότε λήγει. Οι σημειώσεις της εργασίας σας δεν αποστέλλονται ποτέ εκτός του LiteTMS μέσω υπενθύμισης.

Εργασίες που επαναλαμβάνονται αυτόματα

Ορισμένες εργασίες επαναλαμβάνονται κάθε εβδομάδα ή μήνα: τα τιμολόγια τη Δευτέρα, η εκκαθάριση καυσίμων στο τέλος του μήνα, ο τεχνικός έλεγχος μία φορά τον χρόνο. Μια εργασία μπορεί να επαναλαμβάνεται καθημερινά, τις καθημερινές, εβδομαδιαία, μηνιαία ή ετήσια. Όταν την ολοκληρώσετε, η επόμενη εμφανίζεται αμέσως και ένα μήνυμα σας ενημερώνει για τη νέα προθεσμία της. Την ολοκληρώσατε κατά λάθος; Η αναίρεση γίνεται με ένα μόνο κλικ.

Λίστες, χρώματα, βήματα και απόρρητο

Μπορείτε να ταξινομείτε εργασίες σε λίστες, όπως Τιμολόγια ή Πελάτες, και να τις επισημαίνετε με χρωματικές ετικέτες. Μια μεγαλύτερη εργασία χωρίζεται σε επιμέρους βήματα, ενώ μια επείγουσα λαμβάνει ένδειξη προτεραιότητας. Ένα χρώμα ή μια αναζήτηση περιορίζει αμέσως τη λίστα, και μια μπάρα από πάνω εμφανίζει κάθε ενεργό φίλτρο.

Η λίστα είναι ιδιωτική. Ο καθένας βλέπει μόνο τις δικές του εργασίες, και ο διαχειριστής της εταιρείας δεν έχει πρόσβαση στις λίστες των συναδέλφων του στο LiteTMS. Είναι ένας χώρος για τις δικές σας προσωπικές εκκρεμότητες, όχι για ομαδική ανάθεση εργασιών.

Πώς να ξεκινήσετε

Η λειτουργία To-Do List είναι ένα module στο LiteTMS Marketplace με δωρεάν δοκιμή 7 ημερών. Το Marketplace εμφανίζει την τρέχουσα τιμή πριν την ενεργοποιήσετε. Μόλις ενεργοποιηθεί, κάθε χρήστης γραφείου έχει τη δική του λίστα στο πρόγραμμα περιήγησης και στο LiteTMS Mobile. Εάν η εταιρεία σας δεν χρησιμοποιεί ακόμα το LiteTMS, ξεκινήστε από το litetms.eu.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορεί ο προϊστάμενος ή ο διαχειριστής να δει τις εργασίες μου;

Όχι. Η λειτουργία To-Do List είναι ιδιωτική: κάθε χρήστης βλέπει μόνο τις δικές του εργασίες και ο διαχειριστής της εταιρείας δεν έχει πρόσβαση σε αυτές στο LiteTMS.

Μπορώ να προσθέσω μια εργασία φωνητικά από το κινητό μου;

Ναι. Οι χρήστες γραφείου μπορούν να ηχογραφήσουν ένα φωνητικό μήνυμα διάρκειας έως και δύο λεπτών στο LiteTMS Mobile, και η AI ετοιμάζει ένα προσχέδιο εργασίας προς έλεγχο. Τα φωνητικά μηνύματα λειτουργούν εφόσον η εταιρεία έχει ενεργοποιημένες τις λειτουργίες AI. Ηχογραφείτε πάντα σε στάση, ποτέ κατά την οδήγηση.

Πώς με ειδοποιεί το LiteTMS για μια εργασία;

Πάντα με ειδοποίηση εντός του LiteTMS και, εφόσον το επιλέξετε, με push notification στο LiteTMS Mobile, με email ή με SMS στον αριθμό του προφίλ σας. Τα email και τα SMS προσμετρώνται στην κατανάλωση της εταιρείας.

Έχουν οι οδηγοί πρόσβαση στη λίστα εργασιών στην εφαρμογή;

Όχι. Η καρτέλα εργασιών στο LiteTMS Mobile προορίζεται αποκλειστικά για τους χρήστες γραφείου.

Πόσο κοστίζει η λειτουργία To-Do List;

Πρόκειται για ένα module με δωρεάν δοκιμή 7 ημερών, και το LiteTMS Marketplace εμφανίζει την τρέχουσα τιμή του πριν το ενεργοποιήσετε. Οι υπενθυμίσεις μέσω email και SMS, τα φωνητικά μηνύματα και τα προσχέδια AI προσμετρώνται επίσης στην κατανάλωση υπηρεσιών της εταιρείας.