Список задач LiteTMS: голосовые заметки, сроки и напоминания

Список задач - это модуль LiteTMS, предоставляющий каждому офисному сотруднику личный рабочий список. Его иконка закреплена в верхней панели на любой странице, поэтому добавить задачу или отметить ее выполнение можно не выходя из заказа, с которым вы работаете. Задачу можно просто надиктовать: ИИ превратит голосовую заметку в черновик с названием, датой, временем и напоминанием, а вам останется только проверить и подтвердить сохранение. LiteTMS пришлет напоминание в самой системе, а при желании - через push-уведомление в LiteTMS Mobile, письмом на электронную почту или по SMS точно в выбранный момент.

Видеоролик озвучен на польском языке.

«Я точно не забуду» и звонок в 17:40

Утром вы обещаете клиенту перезвонить в три часа по поводу ставки. Задача простая. Но следом нужно согласовать таймслот погрузки, звонит водитель с выгрузки, потому что склад отказывается принимать две паллеты, висит срочный счет, а телефон разрывается от трех звонков подряд. В 17:40 клиент звонит сам, потому что вспомнил именно он.

Подобные мелкие обещания заполняют весь день экспедитора: перезвонить, отправить скан CMR, подтвердить окно разгрузки, забрать полуприцеп из сервиса. Каждое из них кажется пустяком, но все вместе они легко теряются в текучке между заказами. Список задач дает для таких дел удобное место, куда можно заглянуть за секунду прямо во время работы.

Список в верхней панели, на каждой странице

Как только компания активирует модуль, в верхней панели LiteTMS рядом с меню выбора языка появляется значок списка. Он находится на одном и том же месте на дашборде, в заказах, на карте и во всех остальных разделах системы. Число на значке показывает задачи на сегодня вместе с просроченными, а при наличии долгов подсвечивается красным цветом.

Клик по значку открывает панель «Мои задачи». Вверху находится строка для быстрого добавления задачи на текущий день, а ниже - список дел на сегодня с указанием времени. Ввели текст, нажали Enter - и задача уже в списке. Круглая отметка рядом позволяет закрыть задачу в один клик. Страница под панелью остается активной, так что вы сразу возвращаетесь к работе - например, к тому самому заказу, глядя на который вспомнили о звонке.

Полный список задач открывается на отдельной странице с разделами «Сегодня», «Предстоящие», «Все задачи» и «Выполненные». Добавить задачу можно и через командную строку: нажмите Ctrl+K или Cmd+K и выберите «Добавить задачу». Если значок мешает, его можно скрыть для себя в один клик, а затем вернуть обратно в настройках списка.

Надиктуйте задачу вместо ручного ввода

В строке добавления задачи есть значок микрофона. Вы можете надиктовать голосовую заметку длительностью до двух минут, например: «Завтра в восемь забрать полуприцеп из сервиса. Напомни за час». LiteTMS переведет речь в текст, а ИИ сформирует черновик задачи: подставит название, дату, время и напоминание. Если упомянуть об этом голосом, система также заполнит примечания, подзадачи, приоритет, правило повторения и нужный список.

Черновик откроется с пометкой «с ИИ», а ниже будет показана исходная расшифровка ваших слов. Автоматически ничего не сохраняется: вы проверяете поля, вносите правки при необходимости и нажимаете «Добавить задачу». Кнопка «Заполнить с ИИ» работает точно так же, если вы предпочитаете набрать задачу одной фразой в свободной форме.

То же самое можно делать со смартфона. В приложении LiteTMS Mobile для офисных сотрудников предусмотрена вкладка задач с привычными представлениями, быстрым созданием, голосовыми заметками и черновиками на базе ИИ. Если мысль пришла в дороге, надиктуйте ее на ближайшей остановке, а не за рулем.

Голосовые заметки и создание черновиков с помощью ИИ доступны, пока в компании включены функции ИИ, и расходуют общий лимит запросов компании.

Напоминание, которое придет вовремя

Для задачи со сроком выполнения можно настроить напоминание: в момент наступления срока, за 10 минут или за час до него, за день, в 9:00 в назначенный день или накануне, а также в любую выбранную дату и время. Напоминание всегда приходит в виде системного уведомления в LiteTMS. Дополнительно можно подключить:

• push-уведомление в LiteTMS Mobile, если выполнен вход в приложение на телефоне,
• письмо на вашу электронную почту (списывается из лимита писем компании),
• SMS-сообщение на номер телефона из профиля (списывается из лимита SMS компании).

В напоминании указываются только название задачи и срок ее выполнения. Ваши внутренние заметки к задаче никогда не передаются за пределы LiteTMS во внешних напоминаниях.

Задачи, которые создаются сами

Некоторые дела повторяются каждую неделю или месяц: выставление счетов по понедельникам, расчет топлива в конце месяца, техосмотр раз в год. Задачу можно настроить на регулярное повторение: ежедневно, по рабочим дням, еженедельно, ежемесячно или ежегодно. Как только вы отмечаете ее выполненной, сразу создается следующая, а система сообщает новую дату выполнения. Отметили задачу случайно? Действие отменяется в один клик.

Списки, цвета, шаги и конфиденциальность

Задачи можно распределять по спискам, например «Счета» или «Клиенты», и помечать цветными ярлыками. Крупную работу легко разбить на шаги, а срочной задаче - присвоить флаг приоритета. Выбор цвета или поиск мгновенно отбирают нужные пункты, а на панели сверху перечислены все включенные фильтры.

Список строго конфиденциален. Каждый пользователь видит только свои задачи, и у администратора компании нет доступа к спискам коллег в LiteTMS. Это инструмент для личного контроля, а не для раздачи поручений команде.

С чего начать

To-Do List - это модуль LiteTMS Marketplace с 7-дневным бесплатным пробным периодом. Актуальная цена видна в Marketplace до подключения. После активации личный список появляется у каждого офисного сотрудника: и в браузере, и в приложении LiteTMS Mobile. Если ваша компания еще не использует LiteTMS, начните с litetms.eu.