Список завдань у LiteTMS: голосові нотатки, дедлайни та нагадування

Список завдань - це модуль LiteTMS, який надає кожному офісному користувачеві власний приватний список справ. Його іконка розташована на верхній панелі кожної сторінки, тому ви можете додати завдання або відзначити його виконання, не виходячи із замовлення, над яким працюєте. Ви також можете просто надиктувати завдання: штучний інтелект перетворить голосову нотатку на чернетку з назвою, терміном виконання та нагадуванням, яку ви перевіряєте і додаєте. Після цього LiteTMS нагадає про завдання в системі, а за вашим вибором - через push-сповіщення у LiteTMS Mobile, електронний лист або SMS-повідомлення у призначений вами час.

Озвучення відео польською мовою.

«Я точно не забуду» та дзвінок о 17:40

Уранці ви обіцяєте клієнту передзвонити о п'ятнадцятій щодо ставки фрахту. Здавалося б, просто. Але потім треба підтвердити вікно доставки, водій телефонує з місця розвантаження, бо там відмовляються приймати два піддони, чекає рахунок, а телефон дзвонить тричі поспіль. О 17:40 клієнт телефонує сам, і виявляється, що пам'ятав лише він.

Такими дрібними обіцянками наповнений робочий день експедиційного відділу: передзвонити, надіслати скан CMR, підтвердити слот доставки, забрати напівпричіп із сервісу. Кожна з них дрібна, але разом вони губляться між замовленнями. Список завдань дає для них місце, до якого можна дістатися за секунди безпосередньо там, де ви вже працюєте.

Список на верхній панелі, на кожній сторінці

Щойно компанія вмикає цей модуль, на верхній панелі LiteTMS поруч із вибором мови з'являється іконка списку. Вона розташована на тому самому місці на головній панелі, у замовленнях, на карті та скрізь у системі. Число на іконці показує кількість завдань на сьогодні разом із простроченими, і стає червоним, коли щось прострочено.

Клік відкриває панель «Мої завдання». Вгорі розміщене поле для додавання завдання на сьогодні, а під ним - сьогоднішні справи з часом виконання. Введіть текст, натисніть Enter - і завдання вже у списку. Кругла позначка поруч викреслює виконане. Сторінка під панеллю залишається відкритою, тож ви одразу повертаєтеся туди, де були, наприклад до замовлення, яке й нагадало про дзвінок.

Повний список має власну сторінку з вкладками «Сьогодні», «Заплановані», «Усі завдання» та «Виконані». Додати завдання можна також із командного рядка: натисніть Ctrl+K або Cmd+K, а потім виберіть «Додати завдання». Якщо іконка заважає, її можна приховати для себе в один клік і повернути в налаштуваннях списку.

Надиктуйте завдання замість того, щоб вводити вручну

Поле нового завдання має значок мікрофона. Ви записуєте голосову нотатку тривалістю до двох хвилин, наприклад: «Завтра о восьмій ранку забрати напівпричіп із сервісу. Нагадай за годину». LiteTMS перетворює запис на текст, а штучний інтелект створює з нього чернетку завдання: назву, день, час і нагадування. Він також може заповнити примітки, етапи, пріоритет, повторення та список, якщо ви згадаєте про них голосом.

Чернетка відкривається з позначкою «за допомогою ШІ» та вашими словами внизу. Нічого не зберігається автоматично: ви перевіряєте поля, виправляєте потрібне й натискаєте «Додати завдання». Кнопка «Заповнити за допомогою ШІ» працює так само, якщо ви бажаєте просто надрукувати речення так, як сказали б його вголос.

Те саме можна робити й на смартфоні. У LiteTMS Mobile офісні користувачі мають вкладку завдань із різними поданнями, швидким додаванням, голосовими нотатками та чернетками ШІ. Якщо ідея з'явилася в дорозі, запишіть її під час наступної зупинки, а не за кермом.

Голосові нотатки та чернетки ШІ працюють, поки в компанії ввімкнено функції штучного інтелекту, і зараховуються до загального ліміту використання ШІ компанії.

Нагадування, яке надходить вчасно

Для завдання з терміном виконання можна встановити нагадування: у зазначений час, за 10 хвилин або за годину до нього, за день, о 9:00 у день виконання або напередодні, чи в будь-який обраний вами день і час. Сповіщення завжди приходить усередині LiteTMS. Крім того, ви можете обрати:

• push-сповіщення у LiteTMS Mobile, якщо ви увійшли в додаток на телефоні,
• електронний лист на вашу адресу, що зараховується до ліміту використання email компанії,
• SMS-повідомлення на номер телефону у вашому профілі, що зараховується до ліміту використання SMS компанії.

Нагадування містить назву завдання та термін його виконання. Ваші примітки до завдань ніколи не передаються за межі LiteTMS у тексті нагадування.

Завдання, які повторюються автоматично

Деякі справи повторюються щотижня чи щомісяця: виставлення рахунків щопонеділка, розрахунок пального наприкінці місяця, техогляд раз на рік. Завдання можна налаштувати на повторення щодня, у робочі дні, щотижня, щомісяця або щороку. Коли ви відзначаєте його виконаним, одразу з'являється наступне, а повідомлення інформує про його новий термін. Відзначили помилково? Скасувати дію можна в один клік.

Списки, кольори, кроки та конфіденційність

Ви можете сортувати завдання за списками, наприклад «Рахунки» або «Клієнти», і позначати їх кольоровими мітками. Велике завдання можна розділити на окремі кроки, а терміновому надати позначку пріоритету. Колір або пошук миттєво звужують список, а рядок угорі відображає кожен увімкнений фільтр.

Список є приватним. Кожен користувач бачить лише власні завдання, а адміністратор компанії не має доступу до списків колег у LiteTMS. Це простір для ваших власних робочих заміток, а не для призначення завдань команді.

Як почати

To-Do List - це модуль у LiteTMS Marketplace із 7-денним безкоштовним пробним періодом. Перед увімкненням Marketplace показує актуальну вартість. Після активації кожен офісний користувач отримує власний список у браузері та у LiteTMS Mobile. Якщо ваша компанія ще не використовує LiteTMS, почніть на litetms.eu.

Поширені запитання

Чи бачить мої завдання керівник або адміністратор?

Ні. To-Do List повністю приватний: кожен користувач бачить лише власні завдання, а адміністратор компанії не має до них доступу в LiteTMS.

Чи можна додати завдання голосом на телефоні?

Так. Офісні користувачі можуть записати голосову нотатку тривалістю до двох хвилин у LiteTMS Mobile, а ШІ підготує чернетку завдання для перевірки. Голосові нотатки працюють, якщо в компанії активовано функції ШІ. Записуйте лише під час зупинки, у жодному разі не за кермом.

Як LiteTMS нагадує про завдання?

Завжди через сповіщення в LiteTMS, а також, за вашим вибором, через push-сповіщення в LiteTMS Mobile, електронним листом або SMS-повідомленням на номер у вашому профілі. Листи та SMS-повідомлення враховуються у загальний ліміт використання послуг компанією.

Чи доступний список завдань водіям у додатку?

Ні. Вкладка із завданнями у LiteTMS Mobile призначена лише для офісних працівників.

Скільки коштує To-Do List?

Це модуль із 7-денним безкоштовним пробним періодом. LiteTMS Marketplace показує актуальну ціну перед його підключенням. Нагадування електронною поштою та в SMS, голосові нотатки та чернетки від ШІ також враховуються у загальне використання послуг компанією.