LiteTMS To-Do List: hlasové poznámky, termíny a pripomienky

To-Do List je modul systému LiteTMS, ktorý každému používateľovi v kancelárii poskytuje vlastný súkromný zoznam. Jeho ikona sa nachádza v hornej lište každej stránky, takže úlohu pridáte alebo odškrtnete bez toho, aby ste museli opustiť rozpracovanú objednávku. Úlohu môžete tiež jednoducho nadiktovať: AI premení hlasovú poznámku na koncept s názvom, termínom a pripomienkou, ktorý skontrolujete a pridáte. Systém LiteTMS vám ju potom pripomenie v aplikácii a podľa vášho výberu aj push notifikáciou v LiteTMS Mobile, e-mailom alebo SMS správou v presne zvolenom čase.

Video je nahovorené v poľštine.

„Určite nezabudnem“ a telefonát o 17:40

Ráno sľúbite zákazníkovi, že mu o tretej zavoláte späť ohľadom sadzby. Nič zložité. Potom treba potvrdiť časové okno na vykládku, volá vodič z miesta vykládky, pretože mu nechcú prevziať dve palety, čaká faktúra a telefón zvoní trikrát za sebou. O 17:40 volá zákazník a je to on, kto si spomenul.

Takéto drobné sľuby napĺňajú celý deň v špedičnej kancelárii: zavolať späť, poslať sken CMR, potvrdiť časové okno, vyzdvihnúť náves zo servisu. Každý z nich je drobnosť, no spolu sa ľahko stratia medzi jednotlivými objednávkami. To-Do List im dáva miesto, ku ktorému sa dostanete za pár sekúnd priamo tam, kde práve pracujete.

Zoznam v hornej lište na každej stránke

Keď spoločnosť modul zapne, v hornej lište systému LiteTMS vedľa výberu jazyka sa zobrazí ikona zoznamu. Nachádza sa na rovnakom mieste na nástenke, v objednávkach, na mape aj všade inde v systéme. Číslo na ikone počíta úlohy s dnešným termínom spolu so všetkými zmeškanými úlohami a sčervenie, keď je niečo po termíne.

Kliknutím otvoríte panel Moje úlohy. Hore je pole na pridanie úlohy na dnešok a pod ním dnešné úlohy s ich časmi. Napíšete text, stlačíte Enter a úloha je v zozname. Okrúhle začiarkavacie políčko vedľa úlohy ju odškrtne. Stránka pod panelom zostáva otvorená, takže ste hneď späť presne tam, kde ste boli, napríklad v objednávke, ktorá vám telefonát pripomenula.

Úplný zoznam má vlastnú stránku so zobrazeniami Dnes, Nadchádzajúce, Všetky úlohy a Dokončené. Úlohu môžete pridať aj z príkazového riadka: Ctrl+K alebo Cmd+K, potom „Pridať úlohu“. Ak vám ikona prekáža, môžete si ju jedným kliknutím skryť a kedykoľvek vrátiť v nastaveniach zoznamu.

Úlohu nadiktujte namiesto písania

Pole na novú úlohu obsahuje mikrofón. Môžete nahrať hlasovú poznámku v dĺžke až dvoch minút, napríklad: „Zajtra o ôsmej vyzdvihnúť náves zo servisu. Pripomeň mi to hodinu vopred.“ LiteTMS prevedie nahrávku na text a AI z nej vytvorí koncept úlohy: názov, deň, čas a pripomienku. Ak ich spomeniete, dokáže vyplniť aj poznámky, jednotlivé kroky, prioritu, opakovanie či konkrétny zoznam.

Koncept sa otvorí s označením „s AI“ a pod ním sa zobrazia vaše vlastné slová. Nič sa neuloží samo: skontrolujete polia, upravíte, čo treba, a kliknete na „Pridať úlohu“. Tlačidlo „Vyplniť pomocou AI“ funguje rovnako, ak radšej vetu napíšete presne tak, ako by ste ju povedali.

To isté môžete urobiť na telefóne. V aplikácii LiteTMS Mobile majú používatelia v kancelárii záložku úloh so zobrazeniami, rýchlym pridaním, hlasovými poznámkami a konceptmi AI. Keď vám niečo napadne na cestách, nahrajte si to na najbližšej zastávke, nie počas šoférovania.

Hlasové poznámky a koncepty AI fungujú vtedy, keď má spoločnosť zapnuté funkcie AI, a započítavajú sa do firemného využitia AI.

Pripomienka, ktorá príde včas

Úloha s termínom môže mať pripomienku: v čase termínu, 10 minút alebo hodinu vopred, deň vopred, o 9:00 v daný deň alebo deň vopred, prípadne v ľubovoľný zvolený deň a čas. Pripomienka vždy príde ako notifikácia v systéme LiteTMS. Okrem toho si môžete vybrať:

• push notifikáciu do aplikácie LiteTMS Mobile, ak ste prihlásení v aplikácii v telefóne,
• e-mail na vašu adresu, ktorý sa započítava do limitu e-mailov spoločnosti,
• SMS správu na telefónne číslo vo vašom profile, ktorá sa započítava do limitu SMS správ spoločnosti.

Pripomienka obsahuje názov úlohy a termín jej splnenia. Vaše poznámky k úlohe v pripomienke systém LiteTMS nikdy neopustia.

Úlohy, ktoré sa vracajú samy

Niektoré povinnosti sa opakujú každý týždeň alebo mesiac: faktúry v pondelok, vyúčtovanie pohonných hmôt na konci mesiaca, technická kontrola raz za rok. Úloha sa môže opakovať denne, v pracovné dni, týždenne, mesačne alebo ročne. Keď ju odškrtnete, okamžite sa zobrazí ďalšia a správa vás informuje o jej termíne. Odškrtli ste ju omylom? Vrátenie späť trvá jedno kliknutie.

Zoznamy, farby, kroky a súkromie

Úlohy môžete triediť do zoznamov, ako sú Faktúry alebo Zákazníci, a označovať ich farebnými štítkami. Väčšiu prácu možno rozdeliť na jednotlivé kroky a urgentná úloha získa príznak priority. Farba alebo vyhľadávanie zoznam okamžite zúžia a lišta nad ním zobrazuje každý zapnutý filter.

Zoznam je súkromný. Každý vidí len svoje vlastné úlohy a administrátor spoločnosti nemá v LiteTMS prístup k zoznamom svojich kolegov. Je to priestor pre vaše vlastné pripomienky, nie na zadávanie úloh v tíme.

Ako začať

To-Do List je modul v LiteTMS Marketplace so 7-dňovou bezplatnou skúšobnou verziou. Marketplace zobrazuje aktuálnu cenu ešte pred jeho aktiváciou. Po zapnutí má každý kancelársky používateľ svoj vlastný zoznam v prehliadači aj v aplikácii LiteTMS Mobile. Ak vaša spoločnosť LiteTMS zatiaľ nepoužíva, začnite na litetms.eu.

Často kladené otázky

Môže môj nadriadený alebo administrátor vidieť moje úlohy?

Nie. To-Do List je súkromný: každý používateľ vidí len svoje vlastné úlohy a administrátor spoločnosti k nim v LiteTMS nemá prístup.

Môžem pridať úlohu hlasom v telefóne?

Áno. Kancelárski používatelia môžu v aplikácii LiteTMS Mobile nahrať hlasovú poznámku v dĺžke až dvoch minút a AI pre nich pripraví návrh úlohy na kontrolu. Hlasové poznámky fungujú, pokiaľ má spoločnosť zapnuté funkcie umelej inteligencie. Nahrávajte počas zastavenia, nikdy nie počas jazdy.

Ako ma LiteTMS na úlohu upozorní?

Vždy upozornením priamo v LiteTMS a podľa vašej voľby aj push notifikáciou v LiteTMS Mobile, e-mailom alebo SMS správou na číslo uvedené vo vašom profile. E-maily a SMS správy sa započítavajú do čerpania služieb spoločnosti.

Majú vodiči zoznam úloh v aplikácii?

Nie. Záložka úloh v LiteTMS Mobile je určená pre kancelárskych pracovníkov.

Koľko modul To-Do List stojí?

Ide o modul so 7-dňovou bezplatnou skúšobnou verziou a LiteTMS Marketplace zobrazuje jeho aktuálnu cenu pred aktiváciou. Pripomienky cez e-mail a SMS, hlasové poznámky a návrhy od AI sa takisto započítavajú do čerpania služieb spoločnosti.