LiteTMS Списък със задачи: гласови бележки, крайни срокове и напомняния

Списъкът със задачи (To-Do List) е модул на LiteTMS, който осигурява на всеки офис потребител собствен личен списък. Иконата му се намира в горната лента на всяка страница, така че можете да добавите задача или да я отметнете, без да напускате поръчката, по която работите. Можете също просто да изречете задачата: изкуственият интелект превръща гласовата бележка в чернова с име, краен срок и напомняне, която преглеждате и добавяте. След това LiteTMS ви напомня в приложението и, по ваш избор, чрез push известие в LiteTMS Mobile, имейл или SMS в избрания от вас момент.

Видеото е с глас зад кадър на полски език.

„Няма начин да забравя“ и обаждането в 17:40

Сутринта обещавате на клиент да му се обадите в 15:00 часа относно навлото. Звучи лесно. След това трябва да се потвърди часови прозорец за доставка, шофьор звъни от разтоварния адрес, защото отказват да приемат две палета, чака фактура за обработка, а телефонът звъни три пъти поред. В 17:40 клиентът звъни сам - и точно той се е сетил.

Подобни дребни обещания изпълват работния ден на спедицията: да се обадите обратно, да изпратите сканирана CMR, да потвърдите времеви слот, да вземете полуремаркето от сервиза. Всяко от тях е дребно, но заедно лесно се изплъзват между поръчките. Списъкът със задачи им дава място, до което имате достъп за секунди, точно там, където вече работите.

Списъкът в горната лента, на всяка страница

След като фирмата активира модула, в горната лента на LiteTMS се появява икона със списък точно до менюто за избор на език. Тя стои на едно и също място в контролното табло, в поръчките, на картата и навсякъде другаде в системата. Цифрата върху иконата показва броя задачи за днес плюс просрочените, като става червена, когато има нещо със закъснение.

С едно щракване се отваря панелът „Моите задачи“. В горната му част има поле за добавяне на задача за днес, а под него - днешните задачи с техните часове. Въвеждате текст, натискате Enter и задачата вече е в списъка. Кръглото поле до задачата я отмята като изпълнена. Страницата отдолу остава отворена, така че се връщате точно там, където сте били - например в поръчката, която ви е напомнила за обаждането.

Пълният списък има отделна страница с изгледите „Днес“, „Предстоящи“, „Всички задачи“ и „Завършени“. Можете също да добавите задача от командната палитра: с Ctrl+K или Cmd+K, след което избирате „Add a to-do“ (Добавяне на задача). Ако иконата ви пречи, можете да я скриете за себе си с едно щракване и да я върнете обратно от настройките на списъка.

Изречете задачата, вместо да я пишете

Полето за нова задача има икона на микрофон. Записвате гласова бележка с продължителност до две минути, например: „Утре в осем сутринта да взема ремаркето от сервиза. Напомни ми един час по-рано.“ LiteTMS превръща записа в текст, а изкуственият интелект създава чернова на задачата: наименование, ден, час и напомняне. Може също да попълни бележки, стъпки, приоритет, повтаряемост и конкретен списък, ако ги споменете.

Черновата се отваря с отметка „с AI“, а под нея са записани точните ви думи. Нищо не се записва автоматично: проверявате полетата, коригирате при нужда и щраквате върху „Добавяне на задача“. Бутонът „Попълване с AI“ работи по същия начин, когато предпочитате да напишете изречението разговорно, точно както бихте го казали.

Можете да направите същото и през телефона си. В LiteTMS Mobile офис потребителите разполагат с раздел за задачи с различните изгледи, бързо добавяне, гласови бележки и чернови чрез AI. Когато се сетите за нещо по време на път, запишете го при следващото спиране, а не докато шофирате.

Гласовите бележки и черновите с AI работят, когато компанията е активирала AI функционалностите, и се отчитат към лимита за използване на AI на фирмата.

Напомняне, което пристига навреме

Задача с краен срок може да има напомняне: в самия час на срока, 10 минути или час по-рано, ден по-рано, в 9:00 ч. в същия ден или предния ден, или в избран от вас ден и час. Напомнянето винаги пристига като известие в LiteTMS. В допълнение към това можете да изберете:

• push известие в LiteTMS Mobile, когато сте влезли в приложението на телефона си,
• имейл на вашия адрес, който се отчита към потреблението на имейли на фирмата,
• SMS съобщение на телефонния номер от вашия профил, което се отчита към потреблението на SMS-и на фирмата.

Напомнянето съдържа наименованието на задачата и нейния краен срок. Бележките към задачата никога не напускат LiteTMS в напомнянето.

Задачи, които се подновяват сами

Някои задачи се повтарят всяка седмица или месец: фактуриране в понеделник, отчитане на горивото в края на месеца, годишен технически преглед. Една задача може да се повтаря ежедневно, в работни дни, ежеседмично, ежемесечно или ежегодно. Когато я отметнете като изпълнена, следващата се появява веднага, а съобщение ви уведомява за нейния краен срок. Отметнахте я по погрешка? Отмяната става само с едно щракване.

Списъци, цветове, стъпки и поверителност

Можете да разпределяте задачите в списъци, например Фактури или Клиенти, и да ги маркирате с цветни етикети. По-голямата задача се разделя на стъпки, а спешната получава флаг за приоритет. Филтрирането по цвят или търсенето стеснява списъка веднага, а лентата над него показва всеки включен филтър.

Списъкът е личен. Всеки вижда само своите собствени задачи, а администраторът на фирмата няма достъп до списъците на колегите си в LiteTMS. Това е място за вашите лични текущи ангажименти, а не за разпределяне на екипни задачи.

Как да започнете

To-Do List е модул от LiteTMS Marketplace със 7-дневен безплатен пробен период. В Marketplace виждате актуалната цена, преди да го активирате. След като бъде включен, всеки офис потребител разполага със свой собствен списък в браузъра и в LiteTMS Mobile. Ако вашата фирма все още не използва LiteTMS, започнете от litetms.eu.

Често задавани въпроси

Може ли прекият ми ръководител или администраторът да виждат моите задачи?

Не. To-Do List е личен: всеки потребител вижда единствено своите задачи, а администраторът на фирмата няма достъп до тях в LiteTMS.

Мога ли да добавя задача с глас от телефона си?

Да. Офис потребителите могат да запишат гласова бележка с продължителност до две минути в LiteTMS Mobile, а изкуственият интелект (AI) подготвя чернова на задачата за преглед. Гласовите бележки работят, докато за фирмата са включени AI функциите. Записвайте при престой, никога по време на шофиране.

Как LiteTMS ми напомня за задача?

Винаги с известие в LiteTMS и, ако изберете, с push известие в LiteTMS Mobile, имейл или SMS на номера от вашия профил. Имейлите и SMS съобщенията се отчитат към потреблението на фирмата.

Шофьорите получават ли списъка със задачи в приложението?

Не. Разделът за задачи в LiteTMS Mobile е предназначен за офис потребители.

Колко струва модулът To-Do List?

Това е модул със 7-дневен безплатен пробен период, като в LiteTMS Marketplace е посочена актуалната му цена, преди да го активирате. Напомнянията по имейл и SMS, гласовите бележки и AI черновите също се отчитат към използването на услугите от фирмата.