LiteTMS To-do-lijst: spraakmemo's, vervaldatums en herinneringen

De To-do-lijst is een LiteTMS-module waarmee elke kantoorgebruiker een eigen persoonlijke lijst heeft. Het icoon staat in de bovenbalk van elke pagina, zodat u een taak toevoegt of afvinkt zonder de order te verlaten waaraan u werkt. U kunt de taak ook gewoon inspreken: AI zet een spraakmemo om in een concept met een naam, een vervaldatum en een herinnering, die u controleert en toevoegt. LiteTMS herinnert u er vervolgens in het systeem aan en, als u dat wilt, via een pushbericht naar LiteTMS Mobile, een e-mail of een sms, precies op het moment dat u kiest.

De video is ingesproken in het Pools.

"Ik vergeet het echt niet" en het telefoontje om 17:40 uur

's Ochtends belooft u een klant om drie uur terug te bellen over het tarief. Eenvoudig genoeg. Vervolgens moet er een tijdslot voor levering worden bevestigd, belt een chauffeur vanaf het losadres omdat ze twee pallets weigeren, wacht er een factuur en gaat de telefoon drie keer achter elkaar. Om 17:40 uur belt de klant, en die was degene die het wel heeft onthouden.

Zulke kleine toezeggingen vullen de werkdag op een expeditiekantoor: even terugbellen, de CMR-scan versturen, het tijdslot bevestigen, de oplegger ophalen bij de werkplaats. Stuk voor stuk kleinigheden, maar samen glippen ze erdoorheen tussen de orders door. De To-do-lijst geeft ze een vaste plek die u binnen enkele seconden opent, precies waar u al aan het werk bent.

De lijst in de bovenbalk, op elke pagina

Zodra het bedrijf de module inschakelt, verschijnt er een lijst-icoon in de bovenbalk van LiteTMS, naast het taalmenu. Het staat op dezelfde vaste plek op het dashboard, bij orders, op de kaart en overal elders in het systeem. Het getal op het icoon telt wat vandaag moet gebeuren plus eventuele openstaande taken die te laat zijn, en kleurt rood zodra er iets achterstallig is.

Eén klik opent het paneel Mijn to-do's. Bovenaan staat een veld om een taak voor vandaag toe te voegen, en daaronder de taken van vandaag met hun tijdstippen. Typen, op Enter drukken, en de taak staat op de lijst. Met het ronde vinkje naast een taak vinkt u deze af. De onderliggende pagina blijft gewoon open, zodat u meteen terug bent waar u was, bijvoorbeeld in de order die u aan het telefoontje herinnerde.

De volledige lijst heeft een eigen pagina met de weergaven Vandaag, Binnenkort, Alle taken en Voltooid. U kunt ook een taak toevoegen via het commandopalet: Ctrl+K of Cmd+K, en dan "To-do toevoegen". Staat het icoon in de weg, dan kunt u het voor uzelf met één klik verbergen en via de instellingen van de lijst weer terugzetten.

De taak inspreken in plaats van typen

Het veld voor nieuwe taken bevat een microfoon. U neemt een spraakmemo op van maximaal twee minuten, bijvoorbeeld: "Morgen om acht uur de oplegger ophalen bij de werkplaats. Herinner me er een uur van tevoren aan." LiteTMS zet de opname om in tekst en AI maakt er een concepttaak van: de naam, de dag, het tijdstip en de herinnering. Het kan ook notities, deelstappen, prioriteit, herhaling en de lijst invullen wanneer u die noemt.

Het concept opent met de aanduiding "met AI", met daaronder uw eigen gesproken woorden. Er wordt niets automatisch opgeslagen: u controleert de velden, past aan wat nodig is en klikt op "Taak toevoegen". De knop "Invullen met AI" werkt op dezelfde manier als u de zin liever intypt zoals u hem zou uitspreken.

Hetzelfde kan op uw telefoon. In LiteTMS Mobile hebben kantoorgebruikers een to-do-tabblad met de overzichten, snel toevoegen, spraakmemo's en AI-concepten. Schiet u onderweg iets te binnen, spreek het dan in bij uw volgende tussenstop, niet tijdens het rijden.

Spraakmemo's en AI-concepten werken zolang het bedrijf AI-functies heeft ingeschakeld, en ze tellen mee voor het AI-verbruik van het bedrijf.

Een herinnering die op tijd aankomt

Een taak met een vervaldatum kan een herinnering krijgen: op het geplande tijdstip, 10 minuten of een uur van tevoren, een dag van tevoren, om 9:00 uur op de dag zelf of de dag ervoor, of op een willekeurige datum en tijd die u kiest. De herinnering verschijnt altijd als melding in LiteTMS. Daarnaast kunt u kiezen voor:

• een pushmelding naar LiteTMS Mobile, wanneer u bent ingelogd in de app op uw telefoon,
• een e-mail naar uw adres, die meetelt voor het e-mailverbruik van het bedrijf,
• een sms naar het telefoonnummer in uw profiel, die meetelt voor het sms-verbruik van het bedrijf.

De herinnering vermeldt de naam van de taak en wanneer deze moet gebeuren. Uw taaknotities verlaten LiteTMS nooit in een herinnering.

Taken die vanzelf terugkeren

Sommige klussen keren elke week of maand terug: factureren op maandag, de brandstofafrekening aan het einde van de maand, de keuring eenmaal per jaar. Een taak kan dagelijks, op werkdagen, wekelijks, maandelijks of jaarlijks worden herhaald. Zodra u een taak afvinkt, verschijnt de volgende direct en geeft een melding aan wanneer die moet worden uitgevoerd. Per ongeluk afgevinkt? Ongedaan maken kan met één klik.

Lijsten, kleuren, stappen en privacy

U kunt taken verdelen over lijsten, zoals Facturen of Klanten, en ze labelen met kleuren. Een grotere klus verdeelt u in stappen, en een dringende taak krijgt een prioriteitsmarkering. Een kleur of zoekopdracht filtert de lijst direct, en in een balk erboven ziet u elk actief filter.

De lijst is privé. Iedereen ziet uitsluitend zijn eigen taken, en de bedrijfsbeheerder heeft in LiteTMS geen toegang tot de lijsten van collega's. Het is een plek voor uw eigen opvolging, niet voor teamtaken.

Hoe u begint

De To-Do List is een module in de LiteTMS Marketplace met een gratis proefperiode van 7 dagen. In de Marketplace ziet u de actuele prijs voordat u de module activeert. Zodra deze actief is, heeft elke kantoormedewerker een eigen lijst in de browser en in LiteTMS Mobile. Maakt uw bedrijf nog geen gebruik van LiteTMS? Begin dan op litetms.eu.