LiteTMS To-Doリスト: 音声メモ、期限、リマインダー

To-Doリストは、オフィスユーザー全員に個別のプライベートリストを提供するLiteTMSのモジュールです。アイコンはすべてのページの上部バーに配置されているため、作業中の案件画面を離れることなく、タスクの追加や完了チェックが行えます。声に出してタスクを入力することも可能です。AIが音声メモをタスク名、期日、リマインダーを含む下書きへと変換し、内容を確認して追加できます。設定したタイミングで、LiteTMSはアプリ内通知のほか、選択に応じてLiteTMS Mobileへのプッシュ通知、メール、SMSでリマインドします。

動画の音声はポーランド語です。

「絶対に忘れない」という思い込みと、午後5時40分の電話

午前中、荷主に運賃の件で15時に折り返すと約束したとします。それくらいなら簡単だと思うかもしれません。しかしその後、納品枠の確認が発生し、荷降ろし先でパレット2枚の受け取りを拒否されたとドライバーから電話が入り、請求書の処理が溜まり、電話が3回連続で鳴り響きます。そして午後5時40分、約束を覚えていた荷主のほうから電話がかかってきます。

折り返しの電話、CMRのスキャンデータ送信、納品枠の確定、整備工場からのトレーラー引き取りなど、運送・利用運送の現場は日々こうした小さな約束事で溢れています。どれも些細なことですが、案件業務に追われるうちに抜け落ちてしまいがちです。To-Doリストなら、普段の作業画面から数秒でアクセスできる場所に、そうしたタスクをまとめて管理できます。

すべてのページの上部バーに常駐するリスト

会社側でモジュールを有効化すると、LiteTMS上部バーの言語メニューの隣にリストアイコンが表示されます。ダッシュボード、案件管理、地図画面など、システム内のどのページでも同じ位置に配置されます。アイコン上の数字は、本日期限のタスクと期限超過タスクの合計件数を示し、期限を過ぎたものがある場合は赤色に変わります。

クリックすると「マイトゥードゥー」パネルが開きます。上部には本日のタスクを追加する入力欄があり、その下には時間付きで今日のタスク一覧が並びます。入力してEnterキーを押すだけで、リストにタスクが追加されます。タスク横の丸いチェックボックスをクリックすると完了になります。背面のページはそのまま開いた状態を保つため、電話の用件を思い出すきっかけとなった案件画面へ即座に戻ることができます。

フル機能のリスト画面には専用ページがあり、「今日」「今後の予定」「すべてのタスク」「完了済み」の各ビューが用意されています。コマンドパレット（Ctrl+K または Cmd+K）から「To-Doを追加」を選んでタスクを登録することも可能です。アイコンが邪魔な場合は、ワンクリックで自分だけ非表示にし、リストの設定画面からいつでも再表示できます。

入力する代わりに声でタスクを登録

タスクの新規入力欄にはマイクのアイコンがあります。最大2分間の音声メモを録音できます。例えば、「明日の朝8時、整備工場からトレーラーを引き取り。1時間前にリマインドして」と話しかけるだけです。LiteTMSが音声をテキスト化し、AIがタスク名、日付、時間、リマインダーを含むタスクの下書きを作成します。音声内で言及していれば、メモ、手順、優先度、繰り返し設定、リストの分類も自動で入力されます。

下書きは「AIによる作成」のラベル付きで開き、その下には吹き込んだ発言内容がそのまま表示されます。勝手に保存されることはありません。各項目を確認し、必要に応じて修正してから「タスクを追加」をクリックします。話し言葉のまま文章を入力したい場合も、「AIで自動入力」ボタンを使えば同様に処理されます。

スマートフォンでも同じ操作が可能です。LiteTMS Mobileでは、オフィスユーザー向けに各種ビュー、クイック追加、音声メモ、AI下書きを備えたTo-Doタブが用意されています。移動中に何か思いついた場合は、運転中ではなく、次の停車時に録音してください。

音声メモとAI下書き機能は、会社でAI機能が有効化されている場合に利用でき、会社のAI利用枠としてカウントされます。

タイミングを逃さないリマインダー

期限付きのタスクにはリマインダーを設定できます。期限の時刻、10分前、1時間前、前日、当日または前日の午前9時、あるいは任意の日時を指定可能です。リマインダーはLiteTMS内の通知として必ず届きます。さらに、以下を追加で選択できます。

• スマートフォンでアプリにログインしている場合、LiteTMS Mobileへのプッシュ通知
• 登録メールアドレスへのメール（会社のメール利用枠にカウント）
• プロフィールに登録された電話番号へのSMS（会社のSMS利用枠にカウント）

リマインダーにはタスク名と期日が表示されます。タスクのメモ内容がリマインダー通知としてLiteTMSの外部へ送信されることはありません。

自動で再生成される定期タスク

月曜日の請求業務、月末の燃料費精算、年に1度の車両検査など、毎週あるいは毎月繰り返される業務があります。タスクは毎日、平日、毎週、毎月、毎年のサイクルで繰り返し設定が可能です。タスクにチェックを入れて完了すると、次のタスクが即座に生成され、その期日を知らせるメッセージが表示されます。誤って完了にしてしまった場合も、ワンクリックで元に戻せます。

リスト、カラーラベル、ステップ、プライバシー設定

タスクは「請求書」や「荷主」といったリストごとに分類し、カラーラベルで色分けできます。規模の大きな業務は複数のステップに分割でき、急ぎのタスクには優先度フラグを設定可能です。色やキーワード検索ですぐにタスクを絞り込め、リスト上部のバーには現在適用されているフィルターがすべて表示されます。

To-Doリストは個人専用です。各ユーザーには自分のタスクのみが表示され、LiteTMS上で企業の管理者であっても同僚のリストにアクセスすることはできません。これはチームへのタスク割り当て用ではなく、自分自身のフォローアップのための機能です。

ご利用の開始手順

To-Do ListはLiteTMS Marketplaceのモジュールで、7日間の無料トライアルが用意されています。有効化する前に、Marketplaceで現在の料金を確認できます。有効化すると、すべての内勤スタッフがブラウザ上およびLiteTMS Mobileで各自のリストを利用できるようになります。御社でまだLiteTMSを導入されていない場合は、litetms.eu からお試しください。

よくあるご質問

上司やシステム管理者は私のタスクを確認できますか？

いいえ、確認できません。To-Do Listは個人専用であり、各ユーザーには自分のタスクのみが表示されます。LiteTMS上で企業の管理者であっても、他者のタスクにアクセスすることはできません。

スマートフォンの音声入力でタスクを追加できますか？

はい、可能です。内勤スタッフはLiteTMS Mobileで最大2分間の音声メモを録音でき、AIが確認用のタスク下書きを作成します。音声メモ機能は、社内でAI機能が有効化されている間に利用できます。録音は必ず停車中に行い、運転中は絶対に操作しないでください。

LiteTMSからのタスクのリマインドはどのように届きますか？

常にLiteTMS内の通知で届くほか、設定に応じてLiteTMS Mobileのプッシュ通知、メール、またはプロフィールに登録された電話番号宛てのSMSで受け取ることができます。メールおよびSMSは、会社のサービス利用枠としてカウントされます。

ドライバーもアプリでTo-Doリストを利用できますか？

いいえ、利用できません。LiteTMS MobileのTo-Doタブは内勤スタッフ向けの機能です。

To-Do Listの利用料金はいくらですか？

7日間の無料トライアル付きモジュールとなっており、有効化する前にLiteTMS Marketplaceで現在の料金をご確認いただけます。なお、メールやSMSによるリマインダー、音声メモ、AI下書きの作成も、会社のサービス利用枠としてカウントされます。