Lista de tarefas LiteTMS: notas de voz, prazos e lembretes

A Lista de tarefas é um módulo do LiteTMS que disponibiliza a cada utilizador de escritório uma lista pessoal e privada. O ícone fica visível na barra superior de todas as páginas, permitindo adicionar uma tarefa ou marcá-la como concluída sem sair do pedido em que está a trabalhar. Também pode simplesmente ditar a tarefa: a IA transforma uma nota de voz num rascunho com nome, prazo e lembrete, que só precisa de rever e confirmar. Em seguida, o LiteTMS envia-lhe um lembrete no sistema e, se quiser, uma notificação push no LiteTMS Mobile, um e-mail ou uma mensagem SMS, exatamente no momento que definir.

O vídeo é narrado em polaco.

"Não me vou esquecer de certeza" e o telefonema às 17:40

De manhã, promete a um cliente que lhe liga de volta às três sobre o preço do frete. Coisa simples. A seguir, é preciso confirmar uma janela de entrega, um motorista liga do local de descarga porque recusam duas paletes, há uma fatura pendente e o telefone toca três vezes seguidas. Às 17:40, é o cliente quem liga, e foi ele que não se esqueceu.

Pequenos compromissos deste género preenchem o dia a dia de uma empresa de transporte e expedição: ligar de volta, enviar a digitalização da CMR, confirmar a janela horária, recolher o semirreboque da oficina. Cada detalhe é pequeno, mas juntos perdem-se facilmente por entre a azáfama dos vários pedidos. A Lista de tarefas dá-lhes um espaço acessível em segundos, exatamente no ecrã onde já está a trabalhar.

A lista na barra superior, em todas as páginas

Assim que a empresa ativa o módulo, surge um ícone de lista na barra superior do LiteTMS, junto ao menu de idiomas. Fica sempre no mesmo sítio no painel principal, nos pedidos, no mapa e em qualquer outra área do sistema. O número junto ao ícone contabiliza as tarefas para hoje e as que estão pendentes, ficando vermelho quando há tarefas em atraso.

Um clique abre o painel As minhas tarefas. No topo encontra-se um campo para adicionar tarefas para o próprio dia e, logo abaixo, surgem as tarefas de hoje com as respetivas horas. Basta escrever, premir Enter e a tarefa fica registada. O visto redondo ao lado permite concluí-la. A página em segundo plano mantém-se aberta, para que regresse de imediato ao ponto onde estava, por exemplo, à ordem de transporte que motivou a chamada.

A lista completa dispõe de uma página própria com as vistas Hoje, Próximas, Todas as tarefas e Concluídas. Também pode criar uma tarefa através da paleta de comandos: prima Ctrl+K ou Cmd+K e escolha "Adicionar tarefa". Se o ícone incomodar, pode ocultá-lo para si com um simples clique e reativá-lo nas definições da lista.

Ditar a tarefa em vez de a escrever

O campo de criação de tarefas inclui um microfone. Pode gravar uma nota de voz de até dois minutos, como por exemplo: "Amanhã às oito, levantar o semirreboque da oficina. Lembra-me uma hora antes." O LiteTMS converte a gravação em texto e a IA gera um rascunho com o nome, a data, a hora e o lembrete. Também consegue preencher notas, etapas, prioridade, repetição e a lista correspondente se as mencionar.

O rascunho abre identificado com "com IA", apresentando a transcrição das suas palavras logo por baixo. Nada é guardado automaticamente: revê os campos, faz os ajustes necessários e clica em "Adicionar tarefa". O botão "Preencher com IA" funciona exatamente da mesma forma quando prefere escrever a frase por extenso, tal como a diria em voz alta.

Pode fazer o mesmo no telemóvel. No LiteTMS Mobile, os utilizadores de escritório têm um separador de tarefas com as diferentes vistas, criação rápida, notas de voz e rascunhos com IA. Se se lembrar de algo durante uma deslocação, grave a nota na paragem seguinte, nunca enquanto conduz.

As notas de voz e os rascunhos com IA ficam disponíveis desde que a empresa tenha as funcionalidades de IA ativas, sendo contabilizados no consumo de IA contratado.

Um lembrete que chega a horas

Uma tarefa com prazo definido pode incluir um lembrete: à hora prevista, 10 minutos ou uma hora antes, na véspera, às 09:00 do próprio dia ou do dia anterior, ou em qualquer data e hora à sua escolha. O aviso surge sempre como notificação no LiteTMS. Além disso, pode optar por receber:

• uma notificação push no LiteTMS Mobile, se tiver a sessão iniciada na aplicação no telemóvel,
• um e-mail para o seu endereço, contabilizado no consumo de e-mails da empresa,
• uma mensagem SMS para o número associado ao seu perfil, contabilizada no consumo de SMS da empresa.

O lembrete indica o nome da tarefa e o respetivo prazo de conclusão. As notas internas da sua tarefa nunca saem do LiteTMS no texto do lembrete.

Tarefas que se repetem sozinhas

Há tarefas que se repetem todas as semanas ou todos os meses: a faturação à segunda-feira, a conferência de combustível no fim do mês, a inspeção técnica periódica uma vez por ano. Uma tarefa pode ter repetição diária, nos dias úteis, semanal, mensal ou anual. Ao marcá-la como concluída, a seguinte é criada de imediato e uma mensagem informa o novo prazo. Concluiu por engano? Pode anular a ação com apenas um clique.

Listas, cores, etapas e privacidade

Pode organizar as tarefas em listas, como Faturas ou Clientes, e identificá-las com etiquetas coloridas. Um trabalho maior pode ser dividido em etapas, e uma tarefa urgente recebe uma marcação de prioridade. Uma cor ou uma pesquisa filtra a lista de imediato, e uma barra superior apresenta todos os filtros ativos.

A lista é privada. Cada utilizador vê apenas as suas próprias tarefas, e o administrador da empresa não tem acesso às listas dos colegas no LiteTMS. É um espaço para o seu próprio acompanhamento, não para a atribuição de tarefas em equipa.

Como começar

A Lista de Tarefas é um módulo do LiteTMS Marketplace com um período experimental gratuito de 7 dias. O Marketplace apresenta o preço atual antes da ativação. Depois de ativada, cada utilizador de escritório passa a ter a sua própria lista no browser e na LiteTMS Mobile. Se a sua empresa ainda não utiliza o LiteTMS, comece em litetms.eu.