To-Do List di LiteTMS: memo vocali, scadenze e promemoria

La To-Do List è un modulo di LiteTMS che offre a ciascun utente dell'ufficio una propria lista privata. La sua icona si trova nella barra superiore di ogni pagina, consentendo di aggiungere un'attività o spuntarla senza uscire dall'ordine su cui si sta lavorando. È possibile anche dettare l'attività: l'IA trasforma il memo vocale in una bozza completa di nome, scadenza e promemoria, da verificare e aggiungere. LiteTMS invia quindi il promemoria all'interno dell'applicazione e, se lo si desidera, tramite notifica push su LiteTMS Mobile, via e-mail o con un SMS, nel momento prescelto.

La narrazione del video è in lingua polacca.

"Non me ne dimenticherò di sicuro" e la telefonata delle 17:40

Al mattino promettete a un cliente di richiamarlo alle 15:00 per concordare la tariffa. Nulla di più semplice. Poi c'è da confermare uno slot di consegna, un autista chiama dal punto di scarico perché rifiutano due pallet, una fattura attende di essere elaborata e il telefono squilla tre volte di fila. Alle 17:40 chiama il cliente: è lui a essersene ricordato.

Piccoli impegni come questo riempiono la giornata di un ufficio spedizioni: richiamare, inviare la scansione della CMR, confermare lo slot, ritirare il semirimorchio dall'officina. Presi singolarmente sono dettagli, ma nell'insieme rischiano di perdersi tra un ordine e l'altro. La To-Do List offre loro uno spazio accessibile in pochi secondi, direttamente da dove state già lavorando.

La lista nella barra superiore, su ogni pagina

Una volta attivato il modulo da parte dell'azienda, l'icona della lista compare nella barra superiore di LiteTMS, accanto al menu della lingua. Rimane sempre nella stessa posizione: sulla dashboard, negli ordini, sulla mappa e in qualunque altra sezione del sistema. Il numero sull'icona indica le attività in scadenza oggi oltre a quelle scadute, e diventa rosso quando un'attività è in ritardo.

Basta un clic per aprire il pannello Le mie attività. In alto si trova un campo per aggiungere un'attività per la giornata odierna, e sotto l'elenco delle attività di oggi con i relativi orari. Si digita il testo, si preme Invio e l'attività viene inserita. La spunta circolare accanto all'attività permette di contrassegnarla come completata. La pagina sottostante rimane aperta, consentendo di riprendere subito il lavoro esattamente da dove era stato interrotto, ad esempio dall'ordine che vi ha fatto ricordare la telefonata.

La lista completa dispone di una pagina dedicata con le viste Oggi, In programma, Tutte le attività e Completate. È possibile aggiungere un'attività anche dal riquadro comandi: premendo Ctrl+K o Cmd+K e scegliendo "Aggiungi un'attività". Se l'icona crea intralcio, potete nasconderla per la vostra utenza con un clic e ripristinarla nelle impostazioni della lista.

Dettare l'attività a voce anziché digitarla

Nel campo per la nuova attività è presente un microfono. È possibile registrare un memo vocale fino a due minuti, ad esempio: "Domani alle otto ritirare il semirimorchio dall'officina. Ricordamelo un'ora prima". LiteTMS converte la registrazione in testo e l'IA ne ricava una bozza di attività: nome, giorno, ora e promemoria. Può anche compilare note, passaggi, priorità, ricorrenza e la lista di destinazione, se menzionati nella registrazione.

La bozza si apre con l'etichetta "con IA", mostrando sotto le parole esatte dettate. Nulla viene salvato in automatico: verificate i campi, correggete ciò che serve e fate clic su "Aggiungi attività". Il pulsante "Compila con IA" funziona allo stesso modo se preferite digitare la frase per esteso, esattamente come la pronuncereste.

La stessa operazione è possibile anche da smartphone. Nell'app LiteTMS Mobile, gli utenti dell'ufficio trovano una scheda dedicata alle attività con le viste, l'inserimento rapido, i memo vocali e le bozze create con l'IA. Se vi viene in mente qualcosa mentre siete fuori, registratelo alla prima sosta utile, mai durante la guida.

I memo vocali e le bozze con IA sono disponibili se l'azienda ha attivato le funzioni di intelligenza artificiale, e concorrono al consumo del piano IA aziendale.

Un promemoria puntuale

Un'attività con scadenza può includere un promemoria: all'ora esatta, 10 minuti o un'ora prima, il giorno prima, alle 9:00 del giorno stesso o del giorno precedente, oppure in qualsiasi data e ora a scelta. Il promemoria viene sempre inviato come notifica all'interno di LiteTMS. In aggiunta, è possibile scegliere:

• una notifica push su LiteTMS Mobile, se avete effettuato l'accesso all'app sul telefono;
• un'e-mail al vostro indirizzo, conteggiata nel consumo del piano e-mail aziendale;
• un SMS al numero di telefono presente nel profilo, conteggiato nel consumo del piano SMS aziendale.

Il promemoria indica il nome dell'attività e la relativa scadenza. Le note dell'attività non escono mai da LiteTMS all'interno del promemoria.

Attività che si ripresentano in automatico

Alcune mansioni si ripetono ogni settimana o ogni mese: la fatturazione del lunedì, il conteggio del carburante a fine mese, la revisione annuale. Un'attività può ripetersi ogni giorno, nei giorni lavorativi, ogni settimana, ogni mese o ogni anno. Una volta spuntata, l'attività successiva compare immediatamente e un messaggio ne indica la nuova scadenza. Spuntata per errore? Per annullare l'operazione basta un semplice clic.

Liste, colori, passaggi e riservatezza

Le attività possono essere organizzate in liste, ad esempio Fatture o Clienti, e contrassegnate con etichette colorate. Un compito più articolato può essere suddiviso in passaggi, mentre per le urgenze è possibile impostare un contrassegno di priorità. Un colore o una ricerca filtrano immediatamente l'elenco, mentre una barra superiore mostra tutti i filtri attivi.

La lista è privata. Ciascun utente vede unicamente le proprie attività e l'amministratore aziendale non ha accesso agli elenchi dei colleghi in LiteTMS. È uno spazio pensato per i propri promemoria, non per l'assegnazione di compiti al team.

Come iniziare

La To-Do List è un modulo del Marketplace di LiteTMS con 7 giorni di prova gratuita. Il Marketplace mostra la tariffa attuale prima dell'attivazione. Una volta abilitato, ogni operatore d'ufficio dispone della propria lista nel browser e in LiteTMS Mobile. Se la vostra azienda non utilizza ancora LiteTMS, iniziate da litetms.eu.