LiteTMS To-Do List: glasovne bilješke, rokovi i podsjetnici

To-Do List je LiteTMS modul koji svakom korisniku u uredu osigurava vlastiti, privatni popis zadataka. Njegova se ikona nalazi u gornjoj traci na svakoj stranici, pa zadatak možete dodati ili označiti dovršenim bez napuštanja naloga na kojem upravo radite. Zadatak možete i jednostavno izgovoriti: AI pretvara glasovnu bilješku u skicu s nazivom, rokom i podsjetnikom, koju potom provjerite i dodate. LiteTMS vas zatim podsjeća unutar aplikacije te, ako to odaberete, putem push obavijesti na LiteTMS Mobile, e-porukom ili SMS-om, točno u trenutku koji sami odredite.

Video je na poljskom jeziku.

„Sigurno neću zaboraviti” i poziv u 17:40

Ujutro obećate klijentu da ćete ga povratno nazvati u 15:00 u vezi vozarine. Ništa lakše. Zatim treba potvrditi termin dostave, vozač zove s istovara jer mu ne žele preuzeti dvije palete, račun čeka na obradu, a telefon zvoni triput zaredom. U 17:40 zove klijent, i on je taj koji se sjetio.

Takva sitna obećanja ispunjavaju dan u disponentskom uredu: nazvati povratno, poslati skenirani CMR, potvrditi termin utovara, preuzeti poluprikolicu sa servisa. Svako od njih je sitnica, a zajedno se lako izgube u gužvi između naloga. To-Do List im daje mjesto do kojeg dolazite u nekoliko sekundi, točno tamo gdje već radite.

Popis u gornjoj traci, na svakoj stranici

Kada tvrtka uključi modul, u gornjoj traci sustava LiteTMS, odmah pored izbornika jezika, pojavljuje se ikona popisa. Nalazi se na istom mjestu na nadzornoj ploči, u nalozima, na karti i svugdje drugdje u sustavu. Broj na ikoni prikazuje zadatke koji dospijevaju danas i sve što je prekoračilo rok, a kada nešto kasni, broj postaje crven.

Jedan klik otvara ploču My to-dos. Na vrhu se nalazi polje za dodavanje zadatka za danas, a ispod njega današnji zadaci s pripadajućim vremenima. Upišite, pritisnite Enter i zadatak je na popisu. Okrugla kvačica pored zadatka služi za njegovo označavanje kao dovršenog. Stranica ispod ostaje otvorena, pa se odmah vraćate točno tamo gdje ste bili, primjerice u nalog koji vas je podsjetio na poziv.

Cjeloviti popis ima vlastitu stranicu s prikazima Today, Upcoming, All tasks i Completed. Zadatak možete dodati i putem palete naredbi: Ctrl+K ili Cmd+K, a zatim „Add a to-do”. Ako vam ikona smeta, možete je sakriti za sebe jednim klikom i ponovno uključiti u postavkama popisa.

Izgovorite zadatak umjesto da ga tipkate

Polje za novi zadatak sadrži mikrofon. Možete snimiti glasovnu bilješku u trajanju do dvije minute, primjerice: „Sutra u osam preuzmi poluprikolicu sa servisa. Podsjeti me sat vremena ranije.” LiteTMS pretvara snimku u tekst, a AI iz nje stvara skicu zadatka: naziv, dan, vrijeme i podsjetnik. Može popuniti i bilješke, korake, prioritet, ponavljanje i popis ako ih spomenete.

Skica se otvara s oznakom „with AI”, a ispod se nalaze vaše izgovorene riječi. Ništa se ne sprema automatski: provjerite polja, ispravite što je potrebno i kliknite „Add task”. Gumb „Fill in with AI” funkcionira na isti način ako rečenicu radije želite utipkati onako kako biste je izgovorili.

Isto možete učiniti i na mobitelu. U aplikaciji LiteTMS Mobile uredski korisnici imaju karticu za zadatke s pregledima, brzim dodavanjem, glasovnim bilješkama i skicama koje stvara AI. Ako vam nešto padne na pamet dok ste na putu, snimite to na sljedećem zaustavljanju, a ne tijekom vožnje.

Glasovne bilješke i AI skice funkcioniraju dok tvrtka ima uključene AI značajke te se ubrajaju u potrošnju AI resursa tvrtke.

Podsjetnik koji stiže na vrijeme

Zadatak s rokom može imati podsjetnik: u točno vrijeme dospijeća, 10 minuta ili sat vremena ranije, dan ranije, u 9:00 na dan dospijeća ili dan ranije, ili bilo kojeg dana i vremena koje sami odaberete. Podsjetnik uvijek stiže kao obavijest u sustavu LiteTMS. Uz to možete odabrati:

• push obavijest na LiteTMS Mobile kada ste prijavljeni u aplikaciju na telefonu,
• e-poruku na vašu adresu, što se ubraja u potrošnju e-pošte tvrtke,
• SMS poruku na telefonski broj u vašem profilu, što se ubraja u potrošnju SMS poruka tvrtke.

Podsjetnik sadrži naziv zadatka i vrijeme dospijeća. Vaše bilješke o zadatku nikada ne napuštaju LiteTMS unutar podsjetnika.

Zadaci koji se sami ponavljaju

Neki se poslovi ponavljaju svaki tjedan ili mjesec: fakturiranje ponedjeljkom, obračun goriva krajem mjeseca, tehnički pregled jednom godišnje. Zadatak se može ponavljati svakodnevno, radnim danima, tjedno, mjesečno ili godišnje. Kada ga označite dovršenim, odmah se pojavljuje sljedeći, a poruka vas obavještava o njegovu roku. Jeste li ga označili greškom? Poništavanje je udaljeno samo jedan klik.

Popisi, boje, koraci i privatnost

Zadatke možete razvrstati u popise, kao što su Računi ili Klijenti, te ih označiti oznakama u boji. Veći se zadatak može podijeliti na korake, a hitan dobiva oznaku prioriteta. Odabir boje ili pretraga odmah sužava prikaz popisa, a traka iznad njega prikazuje sve uključene filtre.

Popis je privatan. Svatko vidi samo svoje zadatke, a administrator tvrtke nema pristup popisima svojih kolega u sustavu LiteTMS. To je mjesto za vaše vlastite podsjetnike i obveze, a ne za raspodjelu zadataka unutar tima.

Kako započeti

Popis zadataka (To-Do List) modul je unutar LiteTMS Marketplacea sa 7-dnevnim besplatnim probnim razdobljem. Na Marketplaceu je prikazana trenutna cijena prije nego što ga uključite. Nakon što se uključi, svaki uredski korisnik ima svoj popis u pregledniku i u aplikaciji LiteTMS Mobile. Ako vaša tvrtka još ne koristi LiteTMS, započnite na litetms.eu.

Često postavljana pitanja

Može li moj voditelj ili administrator vidjeti moje zadatke?

Ne. Popis zadataka je privatan: svaki korisnik vidi isključivo svoje zadatke, a administrator tvrtke nema pristup njima u sustavu LiteTMS.

Mogu li dodati zadatak glasom na svojem telefonu?

Da. Uredski korisnici mogu snimiti glasovnu bilješku u trajanju do dvije minute u aplikaciji LiteTMS Mobile, a umjetna inteligencija priprema nacrt zadatka koji možete provjeriti. Glasovne bilješke rade dok tvrtka ima uključene funkcije umjetne inteligencije. Snimajte tijekom stajanja, nikada tijekom vožnje.

Kako me LiteTMS podsjeća na zadatak?

Uvijek obaviješću unutar sustava LiteTMS i, ako tako odaberete, push obaviješću na LiteTMS Mobile, e-porukom ili SMS porukom na broj iz vašeg profila. E-poruke i SMS poruke ubrajaju se u potrošnju paketa tvrtke.

Imaju li vozači popis zadataka u aplikaciji?

Ne. Kartica sa zadacima u aplikaciji LiteTMS Mobile namijenjena je uredskim korisnicima.

Koliko stoji Popis zadataka?

To je modul sa 7-dnevnim besplatnim probnim razdobljem, a LiteTMS Marketplace prikazuje njegovu trenutnu cijenu prije nego što ga uključite. Podsjetnici putem e-pošte i SMS poruka, glasovne bilješke i AI nacrti također se ubrajaju u potrošnju usluga tvrtke.