LiteTMS Teendőlista: hangjegyzetek, határidők és emlékeztetők

A Teendőlista egy olyan LiteTMS-modul, amely minden irodai felhasználónak saját, privát feladatlistát biztosít. Az ikonja minden oldal felső sávjában megtalálható, így anélkül vehet fel új feladatot vagy pipálhatja ki az elvégzetteket, hogy el kellene hagynia az éppen kezelt megbízást. A teendőt akár be is diktálhatja: a mesterséges intelligencia a hangjegyzetből feladatpiszkozatot készít elnevezéssel, határidővel és emlékeztetővel, amelyet Önnek csak ellenőriznie és jóváhagynia kell. A LiteTMS ezután az alkalmazásban, illetve választása szerint a LiteTMS Mobile-on küldött push-értesítéssel, e-mailben vagy SMS-ben emlékezteti Önt a megadott időpontban.

A videó lengyel nyelvű narrációval készült.

„Biztosan nem felejtem el”, aztán jön a hívás 17:40-kor

Reggel megígéri az ügyfélnek, hogy háromkor visszahívja a fuvardíjjal kapcsolatban. Egyszerű dolognak tűnik. Aztán jóvá kell hagyni egy idősávot, telefonál a gépkocsivezető a lerakóról, mert nem vesznek át két raklapot, vár egy számla, a telefon pedig háromszor csörög egymás után. 17:40-kor megszólal a telefon: az ügyfél keresi, és ő nem felejtette el.

Az ilyen apró ígéretek töltik meg a fuvarszervezők napját: visszahívni, elküldeni a CMR másolatát, visszaigazolni az idősávot, elhozni a pótkocsit a szervizből. Mindegyik apróság, de a megbízások sűrűjében könnyen elsikkadnak. A Teendőlista pontosan ezeknek ad helyet, másodpercek alatt elérhetően, ott, ahol éppen dolgozik.

A lista a felső sávban, minden oldalon

Amint a cég bekapcsolja a modult, egy listaikon jelenik meg a LiteTMS felső sávjában, a nyelvválasztó mellett. Ugyanazon a helyen érhető el a vezérlőpulton, a megbízásokban, a térképen és a rendszer minden más felületén. Az ikonon lévő szám a mára esedékes és a már lejárt feladatokat mutatja, és pirosra vált, ha valami elmaradt.

Egy kattintással megnyílik a Saját teendők panel. Felül egy mező található a mai napra szóló feladatok hozzáadásához, alatta pedig a mai teendők időpontokkal. Csak gépelje be, nyomjon Entert, és a feladat máris ott van a listán. A feladat melletti kerek jelölőnégyzetre kattintva kipipálhatja. Az alatta lévő oldal nyitva marad, így azonnal visszatérhet oda, ahol tartott, például a megbízáshoz, amelyről a hívás eszébe jutott.

A teljes feladatlistának külön oldala van Ma, Közelgő, Minden feladat és Befejezett nézetekkel. Feladatot a parancspalettáról is hozzáadhat: Ctrl+K vagy Cmd+K, majd „Teendő hozzáadása”. Ha az ikon zavarja, egyetlen kattintással elrejtheti a saját felületén, és a lista beállításaiban bármikor visszahozhatja.

Mondja el a teendőt a gépelés helyett

Az új feladat mezőjében egy mikrofon ikon található. Legfeljebb kétperces hangjegyzetet rögzíthet, például: „Holnap nyolckor el kell hozni a pótkocsit a szervizből. Emlékeztess egy órával előtte.” A LiteTMS szöveggé alakítja a felvételt, a mesterséges intelligencia pedig feladatpiszkozatot készít belőle: beállítja a nevet, a napot, az időpontot és az emlékeztetőt. Ha megemlíti őket, a megjegyzéseket, a lépéseket, a prioritást, az ismétlődést és a megfelelő listát is kitölti.

A piszkozat „MI segítségével” jelöléssel nyílik meg, alatta az Ön saját szavaival. Semmi sem mentődik el automatikusan: ellenőrzi a mezőket, javítja, amit szükséges, majd rákattint a „Feladat hozzáadása” gombra. A „Kitöltés MI-vel” gomb ugyanígy működik, ha inkább begépelné a mondatot úgy, ahogy kimondaná.

Ugyanezt megteheti telefonon is. A LiteTMS Mobile alkalmazásban az irodai felhasználóknak külön teendők fül áll rendelkezésre a nézetekkel, gyors feladatfelvétellel, hangjegyzetekkel és MI-piszkozatokkal. Ha útközben jut eszébe valami, rögzítse a következő megálláskor, ne vezetés közben.

A hangjegyzetek és az MI-piszkozatok akkor működnek, ha a cég bekapcsolta a mesterségesintelligencia-funkciókat, és beleszámítanak a vállalat MI-felhasználási keretébe.

Időben érkező emlékeztető

A határidővel ellátott feladatokhoz emlékeztető állítható be: az esedékesség időpontjában, 10 perccel vagy egy órával korábban, egy nappal korábban, aznap vagy az előző nap reggel 9:00-kor, illetve tetszőleges napon és időpontban. Az emlékeztető minden esetben értesítésként érkezik meg a LiteTMS rendszerében. Ezen felül választható:

• push-értesítés a LiteTMS Mobile alkalmazásba, ha be van jelentkezve a telefonján,
• e-mail az Ön címére, ami beleszámít a cég e-mail-felhasználási keretébe,
• SMS a profiljában megadott telefonszámra, ami beleszámít a cég SMS-felhasználási keretébe.

Az emlékeztető a feladat nevét és esedékességét tartalmazza. A feladathoz fűzött megjegyzések soha nem kerülnek ki a LiteTMS rendszeréből az emlékeztetőkben.

Maguktól visszatérő feladatok

Bizonyos teendők hetente vagy havonta ismétlődnek: számlázás hétfőn, üzemanyag-elszámolás a hónap végén, műszaki vizsga évente egyszer. A feladatok ismétlődhetnek naponta, munkanapokon, hetente, havonta vagy évente. Amikor kipipálja, a következő feladat azonnal megjelenik, egy üzenet pedig jelzi a következő esedékességet. Véletlenül pipálta ki? A visszavonás egyetlen kattintás.

Listák, színek, lépések és adatvédelem

A feladatokat listákba rendezheti (például Számlák vagy Ügyfelek), és színcímkékkel láthatja el őket. Egy nagyobb feladat lépésekre bontható, a sürgős tételek pedig prioritási jelölést kaphatnak. Egy kiválasztott szín vagy keresés azonnal szűri a listát, a felette lévő sáv pedig megjeleníti az összes bekapcsolt szűrőt.

A lista privát. Mindenki csak a saját feladatait látja, és a vállalati adminisztrátornak sincs hozzáférése a munkatársak listáihoz a LiteTMS-ben. Ez a felület a saját teendők követésére szolgál, nem pedig csapatfeladatok kiosztására.

Hogyan kezdheti el?

A To-Do List egy LiteTMS Marketplace-modul 7 napos ingyenes próbaidőszakkal. A Marketplace az aktiválás előtt feltünteti az aktuális árat. Bekapcsolás után minden irodai felhasználó saját listával rendelkezik a böngészőben és a LiteTMS Mobile alkalmazásban is. Ha vállalkozása még nem használja a LiteTMS-t, kezdje a litetms.eu oldalon.

Gyakori kérdések

A felettesem vagy az adminisztrátor láthatja a feladataimat?

Nem. A To-Do List privát: minden felhasználó csak a saját feladatait látja, és a vállalati adminisztrátornak sincs hozzáférése ezekhez a LiteTMS-ben.

Rögzíthetek feladatot hanggal a telefonomon?

Igen. Az irodai felhasználók legfeljebb kétperces hangjegyzetet rögzíthetnek a LiteTMS Mobile appban, az MI pedig feladattervezetet készít belőle, amelyet ellenőrizhetnek. A hangjegyzetek akkor működnek, ha a cégnél be vannak kapcsolva az MI-funkciók. A rögzítést mindig álló helyzetben végezze, vezetés közben soha.

Hogyan emlékeztet a LiteTMS egy feladatra?

Minden esetben a LiteTMS-en belüli értesítéssel, valamint igény szerint push-értesítéssel a LiteTMS Mobile appban, e-mailben vagy a profilban megadott számra küldött SMS-ben. Az e-mailek és az SMS-ek beleszámítanak a vállalat felhasználási keretébe.

A gépkocsivezetők is megkapják a teendőlistát az appban?

Nem. A LiteTMS Mobile teendők füle kizárólag az irodai felhasználóknak szól.

Mennyibe kerül a To-Do List?

Ez egy 7 napos ingyenes próbaidőszakkal elérhető modul, amelynek aktuális árát a bekapcsolás előtt a LiteTMS Marketplace-en tekintheti meg. Az e-mailes és SMS-emlékeztetők, a hangjegyzetek és az MI-tervezetek szintén beleszámítanak a vállalat szolgáltatáshasználatába.