Šabloni naloga u LiteTMS-u: sačuvajte redovnu relaciju jednom

Šabloni naloga (Matchcodes) je modul u LiteTMS-u koji stvarni transportni nalog pretvara u šablon. Šablon čuva rutu sa teretom, posadu, dokumente, postavke geofencinga i vozarinu. Kada stigne sljedeći nalog iste vrste, kreirate ga iz šablona: odaberite dan prvog utovara i vremenski prozor svakog zaustavljanja pomjera se na taj dan. Ako nalog trebate ponoviti samo jednom, modul vam uopšte nije potreban: opcija Dupliraj nalog na listi naloga završava posao.

Videozapis je sa naracijom na poljskom jeziku i poljskim titlovima.

Ista relacija svake sedmice, isto kucanje svake sedmice

Mnoge transportne kompanije voze stalne relacije: isti klijent, ista ruta, iste palete, često i isti vozač. Sedmična vožnja donosi 52 gotovo identična naloga godišnje. Bez šablona, svaki se mora ponovo unositi ili kopirati od prošle sedmice i ručno prepravljati.

Upravo kod datuma nastaju greške. Klijent, adrese i vozarina rijetko se mijenjaju; vremenski prozori se mijenjaju svaki put. Ako pri kopiranju propustite jedan termin, vozaču se šalje termin istovara od prošle sedmice. LiteTMS šablon rješava oba problema: podatke unosite jednom, a odabrani dan automatski postavlja datume.

Šablon nastaje iz stvarnog naloga

Šablon ne pravite od nule. Otvorite nalog koji se stalno ponavlja, idite na njegovu karticu Šabloni (Matchcodes) i kliknite na Sačuvaj kao šablon. Također možete početi sa stranice modula, gdje vam opcija Novi šablon omogućava pronalaženje naloga prema broju, klijentu ili referenci.

Svaki šablon dobija kratku šifru (matchcode) po kojoj ga pronalazite, kao što je POZ-LYO za relaciju Poznań → Lyon. LiteTMS predlaže šifru sastavljenu od prvog i zadnjeg grada na ruti i naziv poput "Poznań → Lyon". Šifra može imati do 32 znaka, poljska slova i razmaci se automatski prilagođavaju, a polje vam odmah javlja da li je šifra slobodna.

Zatim birate šta šablon treba zapamtiti:

• Ruta: svako zaustavljanje po redu, sa adresom, vremenskim prozorom, kontaktima, napomenama i teretom.
• Posada: vozač, vozilo i poluprikolica dodijeljeni svakoj dionici.
• Dokumenti: kopije datoteka naloga, priložene uz svaki nalog kreiran iz šablona.
• Geofencing: širina koridora rute, radijusi zona dolaska i pravila za obavještenja.
• Finansije: neto prihod ili vozarina, valuta, PDV i rok plaćanja.

Klijent, platilac, vrsta naloga, prioritet, kontakt i napomene se uvijek čuvaju. Ako nalog nema šta sačuvati za određenu opciju, na primjer još nema dokumenata, ta opcija je zasivljena sa navedenim razlogom pored nje. Šablon je snimak stanja naloga u trenutku čuvanja: naknadne izmjene na izvornom nalogu se ne prenose na njega sve dok ga sami ne ažurirate.

Novi nalog iz šablona: odaberite dan, datumi ga prate

Kada stigne sljedeći takav nalog, kliknite na Kreiraj nalog. Dugme se nalazi na listi šablona, na samoj stranici šablona i u kartici Šabloni na nalogu. Možete početi i na stranici Dodaj nalog: polje Pronađi šablon prikazuje nedavno korištene šablone čim kliknete u njega, a unosom šifre, naziva, klijenta ili grada pronalazite bilo koji drugi.

Dijalog Kreiraj nalog iz šablona prvo postavlja jedno pitanje: kada je prvi utovar? Predlaže danas, sutra, sljedeći radni dan i isti dan u sedmici kao u šablonu, a u polje za datum možete unijeti bilo koji drugi dan. Vremenski prozor svakog zaustavljanja pomjera se za isti broj dana, sa istim satnicama. Prije nego što se išta kreira, vidite svako zaustavljanje sa novim terminom i, pored njega, precrtan datum iz šablona. Ako bi neki termini na odabrani dan već bili u prošlosti, dijalog vas na to upozorava.

U istom dijalogu možete poništiti odabir svega što vam ovog puta ne treba, poput posade ako ove sedmice vozi neko drugi. Sam šablon ostaje nepromijenjen. Dijalog također primjenjuje pravila koja važe za svaki novi nalog. Klijent ili platilac na crnoj listi zahtijeva vašu izričitu potvrdu, klijent iz podružnice sa kojom ne sarađujete ne može se koristiti, a posada se dodjeljuje samo ako imate ovlaštenje za dodjelu vozača i vozila.

Kliknite na Kreiraj nalog i dobijate uobičajeni nalog sa sopstvenim brojem, koji uređujete kao i svaki drugi. Njegov status je "Nacrt" ili "Planirano" ako je posada odmah dodijeljena. Kartica Šabloni na novom nalogu prikazuje iz kojeg šablona je kreiran.

Svi vaši šabloni na jednom mjestu

Stranica modula prikazuje sve šablone s pripadajućim klijentom, rutom, stavkama koje kopira, brojem korištenja i datumom posljednje upotrebe. Najnovije korišteni šabloni nalaze se na vrhu, a filteri u zaglavlju omogućavaju sužavanje liste po šablonu, klijentu ili ruti.

Svaki šablon ima svoju stranicu koja tačno prikazuje šta sadrži: stanice s adresama i teretom, posadu na svakoj etapi i finansijske detalje, pri čemu su ovi posljednji vidljivi samo korisnicima s pravom uvida u troškove naloga. Tamo možete ispraviti šifru, naziv i opis ili iskoristiti opciju Osvježi iz izvornog naloga kada, recimo, klijent promijeni adresu istovara. Brisanje šablona ne utječe na naloge koji su iz njega kreirani. Zasebne dozvole određuju ko može pregledati šablone, ko može kreirati naloge na osnovu njih, a ko ih može spremati i mijenjati.

Jednokratno kopiranje? Duplirajte nalog, modul nije potreban

Ne zahtijeva svako ponavljanje kreiranje šablona. Kada vam je potrebna samo jedna kopija, otvorite meni naloga na listi naloga (tri tačkice) i odaberite Dupliraj nalog. Označite šta želite prenijeti: rutu i teret, posadu, dokumente, geofencing, finansije. Klijent, platilac, vrsta naloga, prioritet, napomene i kontakt se uvijek kopiraju. Kliknite na Kreiraj kopiju i pojavit će se novi nacrt s vlastitim brojem.

Dupliranje u LiteTMS-u funkcioniše i bez modula Šabloni naloga; potrebna vam je samo dozvola za kreiranje naloga. Kopija zadržava datume originala, pa sami u njoj postavljate nove vremenske okvire. Kopirani dokumenti ostaju skriveni od vozača sve dok ih ne podijelite, a posada se ponovo predlaže na kopiji. Jednostavno pravilo glasi: jednokratnu vožnju duplirajte, a redovnu relaciju sačuvajte kao šablon.

Kako aktivirati Šablone naloga

Šabloni naloga (Matchcodes) su plaćeni modul u LiteTMS prodavnici modula uz besplatni probni period od 7 dana. Prije same aktivacije možete vidjeti mjesečnu cijenu. Promotivna cijena važi do 31. decembra 2026, a pretplata pokrenuta po toj cijeni ostaje nepromijenjena. Ako je ne otkažete tokom probnog perioda, prvi mjesec se naplaćuje po njegovom isteku. Ako otkažete kasnije, vaši sačuvani šabloni i kopije njihovih dokumenata ostaju na vašem nalogu.

Ako vozite redovne relacije, javite nam se s jednim primjerom. Pokazat ćemo vam kako da ga sačuvate kao šablon i iz njega kreirate nalog za narednu sedmicu.