Shabllonet e porosive në LiteTMS: ruajeni një rrugë të rregullt vetëm një herë

Shabllonet e porosive (Matchcodes) është një modul i LiteTMS që e shndërron një porosi reale transporti në një shabllon. Shablloni ruan itinerarin bashkë me ngarkesën, ekuipazhin, dokumentet, cilësimet e geofencing dhe tarifën. Kur vjen porosia e radhës e të njëjtit lloj, ju e krijoni atë nga shablloni: zgjidhni ditën e ngarkimit të parë dhe dritarja kohore e çdo ndalese zhvendoset automatikisht në atë ditë. Nëse ju duhet ta përsërisni një porosi vetëm një herë, nuk keni fare nevojë për modulin: opsioni Duplicate order në listën e porosive e kryen punën.

Videoja ka audio në polonisht, me titra në polonisht.

E njëjta rrugë çdo javë, i njëjti shkrim i të dhënave çdo javë

Shumë kompani transporti operojnë në linja fikse: i njëjti klient, i njëjti itinerar, të njëjtat paleta, shpesh edhe i njëjti shofer. Një rrugë javore sjell deri në 52 porosi thuajse identike në vit. Pa një shabllon, secila prej tyre ose duhet të shkruhet sërish nga e para, ose të kopjohet nga java e kaluar dhe të rregullohet manualisht.

Pikërisht te datat fillojnë gabimet. Klienti, adresat dhe tarifa rrallë ndryshojnë; dritaret kohore ndryshojnë çdo herë. Nëse harroni një orar gjatë kopjimit, shoferit i dërgohet orari i shkarkimit të javës së kaluar. Një shabllon në LiteTMS i zgjidh të dyja këto probleme: të dhënat i vendosni vetëm një herë, dhe dita që zgjidhni përcakton të gjitha datat.

Shablloni nis nga një porosi reale

Shabllonin nuk e krijoni nga e para. Hapni porosinë që përsëritet vazhdimisht, shkoni te skeda e saj Templates (Matchcodes) dhe klikoni Save as template. Gjithashtu mund të filloni nga faqja e modulit, ku opsioni New template ju lejon ta gjeni porosinë sipas numrit, klientit ose referencës së saj.

Çdo shabllon merr një kod të shkurtër (matchcode) për ta gjetur lehtë, si për shembull POZ-LYO për një linjë Poznań → Lyon. LiteTMS sugjeron një kod të ndërtuar nga qyteti i parë dhe i fundit në itinerar dhe një emër si «Poznań → Lyon». Kodi mund të ketë deri në 32 karaktere, shkronjat polake dhe hapësirat rregullohen automatikisht, dhe fusha ju tregon menjëherë nëse kodi është i lirë.

Më pas vendosni se çfarë duhet të mbajë mend shablloni:

• Itinerari: çdo ndalesë me radhë, bashkë me adresën, dritaren kohore, kontaktet, shënimet dhe ngarkesën.
• Ekuipazhi: shoferi, mjeti dhe rimorkioja e caktuar për çdo segment.
• Dokumentet: kopje të skedarëve të porosisë, të bashkëngjitura në çdo porosi të krijuar nga shablloni.
• Geofencing: gjerësia e korridorit të itinerarit, rrezja e zonës së mbërritjes dhe rregullat e sinjalizimeve.
• Financat: të ardhurat neto ose tarifa, monedha, TVSH-ja dhe afati i pagesës.

Klienti, paguesi, lloji i porosisë, prioriteti, personi i kontaktit dhe shënimet ruhen gjithmonë. Nëse porosia nuk ka asgjë për të ruajtur për një opsion të caktuar, për shembull ende nuk ka dokumente, ai opsion shfaqet i çaktivizuar bashkë me arsyen në krah të tij. Shablloni është një pamje e çastit e porosisë në momentin kur e keni ruajtur: ndryshimet e mëvonshme te porosia burimore nuk transferohen aty derisa ta rifreskoni vetë.

Një porosi e re nga shablloni: zgjidhni ditën, datat përshtaten vetë

Kur mbërrin porosia e radhës e atij lloji, klikoni Create order. Butoni ndodhet në listën e shablloneve, në faqen e vetë shabllonit dhe te skeda Templates e porosisë. Gjithashtu mund të nisni nga faqja Add order: fusha Find a template shfaq shabllonet e përdorura së fundmi sapo klikoni mbi të, dhe duke shkruar një kod, emër, klient ose qytet mund të gjeni çdo shabllon tjetër.

Dritarja e dialogut Create an order from a template bën fillimisht një pyetje: kur bëhet ngarkimi i parë? Ajo sugjeron ditën e sotme, të nesërmen, ditën e ardhshme të punës dhe të njëjtën ditë të javës si në shabllon, ndërsa fusha e datës pranon çdo ditë tjetër. Dritarja kohore e çdo ndalese zhvendoset me të njëjtin numër ditësh, duke ruajtur të njëjtat orë. Para se të krijohet diçka, ju shihni çdo ndalesë me orarin e saj të ri dhe, pranë saj, datën e shabllonit të vizuar. Nëse disa dritare kohore rezultojnë në të kaluarën për ditën që keni zgjedhur, dialogu ju paralajmëron.

Në të njëjtën dritare dialogu mund të hiqni përzgjedhjen për çdo element që nuk e dëshironi këtë herë, si për shembull ekuipazhin nëse këtë javë drejton dikush tjetër. Vetë shablloni mbetet i pandryshuar. Dialogu zbaton gjithashtu rregullat që ndjek çdo porosi e re. Një klient ose pagues në listën e zezë kërkon konfirmimin tuaj të qartë, një klient nga një degë me të cilën nuk punoni nuk mund të përdoret, dhe ekuipazhi caktohet vetëm nëse keni të drejtë të caktoni shoferë dhe mjete.

Klikoni Create order dhe përfitoni një porosi të zakonshme me numrin e saj përkatës, të cilën mund ta modifikoni si çdo porosi tjetër. Statusi i saj është «Draft», ose «Planned» kur ekuipazhi është caktuar menjëherë. Skeda Templates e porosisë së re tregon se nga cili shabllon është krijuar.

Të gjithë shabllonet tuaj në një vend

Faqja e modulit liston çdo shabllon së bashku me klientin, itinerarin, elementet që kopjon, numrin e herëve që është përdorur dhe kohën kur është përdorur për herë të fundit. Shabllonet e përdorura së fundmi shfaqen të parat, ndërsa filtrat në krye e ngushtojnë listën sipas shabllonit, klientit ose itinerarit.

Çdo shabllon ka faqen e vet që tregon saktësisht çfarë përmban: ndalesat me adresa dhe ngarkesë, ekuipazhin në çdo segment dhe të dhënat financiare, këto të fundit vetëm për personat e autorizuar për të parë kostot e porosisë. Aty mund të korrigjoni kodin, emrin dhe përshkrimin, ose të përdorni Rifresko nga porosia burimore kur, për shembull, klienti ka ndryshuar adresën e shkarkimit. Fshirja e një shablloni nuk prek porositë e krijuara prej tij. Leje të veçanta përcaktojnë se kush mund të shohë shabllonet, kush mund të krijojë porosi prej tyre dhe kush mund t'i ruajë apo t'i modifikojë ato.

Një kopjim i rastësishëm? Dubloni porosinë, pa nevojë për modul

Jo çdo përsëritje kërkon një shabllon. Kur ju nevojitet një kopje e vetme, hapni menynë e porosisë në listën e porosive (tri pikat) dhe zgjidhni Dublo porosinë. Zgjidhni me shenjë elementet që dëshironi të bartni: itinerarin dhe ngarkesën, ekuipazhin, dokumentet, gjeomurimin (geofencing), financat. Klienti, paguesi, lloji i porosisë, prioriteti, shënimet dhe kontakti kopjohen gjithmonë. Klikoni Krijo kopje dhe do të shfaqet një draft i ri me numrin e vet.

Dublimi funksionon në LiteTMS pa modulin Shabllonet e porosive; mjafton të keni leje për krijimin e porosive. Kopja ruan datat e origjinalit, kështu që dritaret e reja kohore i caktoni vetë në të. Dokumentet e kopjuara mbeten të fshehura për shoferët derisa t'i ndani me ta, dhe ekuipazhi propozohet sërish në kopje. Një rregull i thjeshtë praktik: dubloni një rast të vetëm, ruajeni një linjë të rregullt si shabllon.

Si ta aktivizoni modulin Shabllonet e porosive

Shabllonet e porosive (Matchcodes) është një modul me pagesë në tregun e moduleve LiteTMS me një periudhë prove falas 7-ditore. Çmimin mujor e shihni aty përpara se ta aktivizoni. Çmimi promocional i lançimit vlen deri më 31 dhjetor 2026, dhe një pajtim i nisur me atë çmim e ruan atë. Nëse nuk e anuloni gjatë periudhës së provës, muaji i parë faturohet me përfundimin e saj. Nëse e anuloni më vonë, shabllonet e ruajtura dhe kopjet e dokumenteve të tyre mbeten në llogarinë tuaj.

Nëse operoni linja të rregullta, na kontaktoni dhe sillni një shembull të njërës prej tyre. Do t'ju tregojmë se si ta ruani si shabllon dhe të krijoni porosinë e javës së ardhshme prej tij.

Pyetje të shpeshta

Çfarë është një matchcode në LiteTMS?

Është kodi i shkurtër i një shablloni porosie, si për shembull POZ-LYO, me gjatësi deri në 32 karaktere. Shabllonin mund ta gjeni sipas kodit, emrit, klientit ose qytetit kur shtoni një porosi të re.

A e ndryshon shabllonin modifikimi i porosisë burimore?

Jo. Shablloni e ruan porosinë ashtu siç ishte në momentin kur e keni ruajtur. Për të pasqyruar të dhëna të reja në të, hapni faqen e shabllonit dhe rifreskojeni nga porosia burimore.

Çfarë ndodh me datat kur krijoj një porosi nga një shabllon?

Ju zgjidhni ditën e ngarkimit të parë, dhe dritarja kohore e çdo ndalese zhvendoset me po aq ditë, duke ruajtur oraret e veta. Përpara se të krijohet porosia, do të shihni dritaret e reja pranë datave të shabllonit.

A mund të kopjoj një porosi pa modulin Shabllonet e porosive?

Po. Në listën e porosive, zgjidhni Dublo porosinë nga menyja e porosisë, shënoni elementet që dëshironi të bartni dhe krijoni kopjen. Do të merrni një draft të ri me datat e origjinalit, të cilat i përshtatni lirisht në kopje.