Šablóny objednávok v LiteTMS: uložte si pravidelnú trasu raz a navždy

Šablóny objednávok (Matchcodes) je modul v LiteTMS, ktorý premení skutočnú prepravnú objednávku na šablónu. Šablóna si pamätá trasu s nákladom, posádku, dokumenty, nastavenia geofencingu aj sadzbu prepravného. Keď príde ďalšia rovnaká objednávka, vytvoríte ju zo šablóny: vyberiete deň prvej nakládky a časové okná všetkých zastávok sa automaticky posunú na príslušný deň. Ak potrebujete zopakovať objednávku iba raz, modul vôbec nepotrebujete: postačí funkcia Duplikovať objednávku v zozname objednávok.

Video je v poľštine s poľskými titulkami.

Každý týždeň rovnaká trasa, každý týždeň rovnaké vypisovanie

Mnoho dopravných firiem jazdí pravidelné linky: rovnaký zákazník, rovnaká trasa, rovnaké palety a často aj rovnaký vodič. Týždenná preprava znamená 52 takmer identických objednávok ročne. Bez šablóny sa každá z nich buď nahadzuje znova, alebo kopíruje z minulého týždňa a ručne upravuje.

A práve pri dátumoch sa robia chyby. Zákazník, adresy aj sadzba sa menia zriedka; časové okná sa menia zakaždým. Stačí jedno prehliadnuté okno pri kopírovaní a vodič dostane termín vykládky z minulého týždňa. Šablóna v LiteTMS rieši oba problémy: údaje zadáte raz a zvolený deň automaticky nastaví všetky dátumy.

Šablóna vychádza zo skutočnej objednávky

Šablónu nevytvárate od nuly. Otvorte objednávku, ktorá sa pravidelne opakuje, prejdite na jej záložku Šablóny (Matchcodes) a kliknite na Uložiť ako šablónu. Začať môžete aj priamo v module, kde vám tlačidlo Nová šablóna umožní vyhľadať objednávku podľa čísla, zákazníka alebo referencie.

Každá šablóna dostane krátky kód (matchcode) na rýchle vyhľadanie, napríklad POZ-LYO pre trasu Poznaň → Lyon. LiteTMS navrhne kód zložený z prvého a posledného mesta na trase a názov ako "Poznaň → Lyon". Kód môže mať až 32 znakov, systém automaticky upraví špeciálne znaky a medzery a pole vám hneď oznámi, či je kód voľný.

Potom si vyberiete, čo si má šablóna zapamätať:

• Trasa: všetky zastávky v poradí, s adresou, časovým oknom, kontaktnými osobami, poznámkami a nákladom.
• Posádka: vodič, ťažné vozidlo a náves priradené ku každému úseku.
• Dokumenty: kópie súborov z objednávky, ktoré sa priložia ku každej objednávke vytvorenej zo šablóny.
• Geofencing: šírka koridoru trasy, polomery zón príchodu a pravidlá upozornení.
• Financie: čistý výnos alebo sadzba prepravného, mena, DPH a splatnosť.

Zákazník, platca, typ objednávky, priorita, kontakt a poznámky sa ukladajú vždy. Ak v objednávke pri niektorej položke nie je čo uložiť, napríklad zatiaľ chýbajú dokumenty, táto možnosť je sivá a je pri nej uvedený dôvod. Šablóna je snímkou objednávky v momente uloženia: neskoršie zmeny v pôvodnej objednávke sa do nej nepremietnu, kým ju sami neaktualizujete.

Nová objednávka zo šablóny: vyberte deň, dátumy sa dopočítajú

Keď príde ďalšia takáto objednávka, kliknite na Vytvoriť objednávku. Tlačidlo nájdete v zozname šablón, na stránke samotnej šablóny aj na záložke Šablóny v detaile objednávky. Začať môžete aj na stránke Pridať objednávku: v poli Vyhľadať šablónu sa po kliknutí zobrazia naposledy použité šablóny a zadaním kódu, názvu, zákazníka alebo mesta vyhľadáte akúkoľvek inú.

Dialógové okno Vytvoriť objednávku zo šablóny sa najprv opýta na jednu vec: kedy je prvá nakládka? Ponúkne dnešok, zajtrajšok, nasledujúci pracovný deň a rovnaký deň v týždni ako v šablóne, pričom do poľa dátumu môžete zadať akýkoľvek iný deň. Časové okno každej zastávky sa posunie o rovnaký počet dní pri zachovaní rovnakých hodín. Ešte pred vytvorením uvidíte každú zastávku s novým oknom a vedľa neho prečiarknutý dátum zo šablóny. Ak by niektoré okná pri zvolenom dni vychádzali už v minulosti, dialógové okno vás upozorní.

V tom istom dialógu môžete odznačiť čokoľvek, čo tentoraz nepotrebujete, napríklad posádku, ak tento týždeň ide iný vodič. Samotná šablóna zostane nezmenená. Dialóg uplatňuje aj štandardné pravidlá pre nové objednávky. Zákazník alebo platca na čiernej listine vyžaduje vaše výslovné potvrdenie, zákazníka z pobočky, s ktorou nespolupracujete, nemožno použiť a posádka sa priradí iba vtedy, ak máte oprávnenie priraďovať vodičov a vozidlá.

Kliknite na Vytvoriť objednávku a získate bežnú objednávku s vlastným číslom, ktorú môžete upravovať ako každú inú. Jej stav je "Koncept", prípadne "Naplánovaná", ak je posádka priradená hneď. Na záložke Šablóny v novej objednávke uvidíte, z ktorej šablóny vznikla.

Všetky šablóny na jednom mieste

Na stránke modulu nájdete zoznam všetkých šablón spolu so zákazníkom, trasou, rozsahom kopírovaných údajov, počtom použití a dátumom posledného použitia. Najnovšie použité šablóny sa zobrazujú ako prvé a filtre v záhlaví umožňujú zúžiť zoznam podľa šablóny, zákazníka alebo trasy.

Každá šablóna má vlastnú stránku, na ktorej presne vidíte jej obsah: zastávky s adresami a nákladom, posádku na každom úseku a finančné údaje, pričom tie sú dostupné iba pre používateľov s oprávnením vidieť náklady objednávky. Môžete tu upraviť kód, názov a popis alebo použiť možnosť Obnoviť zo zdrojovej objednávky, napríklad keď zákazník zmenil adresu vykládky. Vymazaním šablóny zostanú objednávky vytvorené na jej základe nedotknuté. Samostatné oprávnenia určujú, kto môže šablóny prezerať, kto z nich môže vytvárať objednávky a kto ich môže ukladať a upravovať.

Jednorazová kópia? Duplikujte objednávku bez potreby modulu

Nie každé opakovanie si vyžaduje šablónu. Ak potrebujete len jednu kópiu, otvorte menu objednávky v zozname objednávok (tri bodky) a zvoľte Duplikovať objednávku. Začiarknite, čo chcete preniesť: trasu a náklad, posádku, dokumenty, geofencing, financie. Zákazník, platca, typ objednávky, priorita, poznámky a kontakt sa kopírujú vždy. Kliknite na Vytvoriť kópiu a zobrazí sa nový koncept s vlastným číslom.

Duplikovanie funguje v LiteTMS aj bez modulu Šablóny objednávok; stačí vám oprávnenie na vytváranie objednávok. Kópia si zachová pôvodné dátumy, takže nové časové okná si v nej nastavíte sami. Skopírované dokumenty zostanú pre vodičov skryté, kým ich neozdieľate, a posádka sa v kópii znova navrhne. Jednoduché pravidlo: jednorazovú prepravu duplikujte, pravidelnú linku si uložte ako šablónu.

Ako zapnúť Šablóny objednávok

Šablóny objednávok (Matchcodes) sú plateným modulom na trhovisku modulov LiteTMS so 7-dňovou bezplatnou skúšobnou verziou. Mesačnú cenu uvidíte priamo tam ešte pred zapnutím. Zavádzacia cena platí do 31. decembra 2026 a predplatné spustené za túto cenu vám ju garantuje aj naďalej. Ak predplatné počas skúšobnej lehoty nezrušíte, po jej skončení sa naúčtuje prvý mesiac. Ak ho zrušíte neskôr, uložené šablóny a kópie dokumentov vám v účte zostanú.

Ak jazdíte pravidelné trasy, ozvite sa nám s konkrétnym príkladom. Ukážeme vám, ako ho uložiť ako šablónu a vytvoriť z neho objednávku na ďalší týždeň.