Šabloni naloga u LiteTMS-u: sačuvajte redovnu turu jednom

Order templates (Matchcodes) je LiteTMS modul koji stvarni transportni nalog pretvara u šablon. Šablon čuva rutu sa pripadajućim teretom, posadu, dokumente, geofencing podešavanja i vozarinu. Kada stigne sledeći nalog iste vrste, kreirate ga iz šablona: izaberite dan prvog utovara i vremenski prozor svakog stajališta pomera se na taj dan. Ako nalog treba da ponovite samo jednom, modul vam uopšte nije potreban: Duplicate order na listi naloga završava posao.

Video ima naraciju na poljskom jeziku, sa poljskim titlovima.

Ista tura svake nedelje, isto kucanje svake nedelje

Mnoga transportna preduzeća voze stalne relacije: isti klijent, ista ruta, iste palete, često i isti vozač. Nedeljna tura donese 52 gotovo identična naloga godišnje. Bez šablona, svaki od njih se ponovo prekucava ili se kopira od prethodne nedelje i ručno prepravlja.

Upravo sa datumima najčešće nastaje problem. Klijent, adrese i vozarina se retko menjaju, ali se vremenski prozori menjaju svaki put. Ako pri kopiranju previdite samo jedan termin, vozač dobija termin istovara od prošle nedelje. LiteTMS šablon rešava oba problema: podatke unosite samo jednom, a izabrani dan automatski postavlja datume.

Šablon nastaje iz stvarnog naloga

Šablon ne pravite od nule. Otvorite nalog koji se stalno ponavlja, idite na karticu Templates (Matchcodes) i kliknite na Save as template. Možete početi i sa stranice modula, gde vam New template omogućava da pronađete nalog po broju, klijentu ili referenci.

Svaki šablon dobija kratku šifru (matchcode) po kojoj se lako pronalazi, kao što je POZ-LYO za relaciju Poznań → Lyon. LiteTMS predlaže šifru sastavljenu od prvog i poslednjeg grada na ruti i naziv poput „Poznań → Lyon”. Šifra može imati do 32 znaka, poljska slova i razmaci se automatski prilagođavaju, a polje vam odmah pokazuje da li je šifra slobodna.

Zatim birate šta šablon treba da zapamti:

• Ruta: svako stajalište po redosledu, sa adresom, vremenskim prozorom, kontaktima, napomenama i teretom.
• Posada: vozač, vozilo i prikolica dodeljeni svakoj deonici.
• Dokumenti: kopije fajlova naloga, priložene uz svaki nalog kreiran iz šablona.
• Geofencing: širina koridora rute, poluprečnici zona dolaska i pravila upozorenja.
• Finansije: neto prihod ili vozarina, valuta, PDV i rok plaćanja.

Klijent, platilac, tip naloga, prioritet, kontakt i napomene čuvaju se uvek. Ako nalog nema šta da sačuva za neku opciju, na primer još uvek nema dokumenata, ta opcija je zasivljena sa obrazloženjem pored nje. Šablon predstavlja snimak stanja naloga u trenutku čuvanja: naknadne izmene na izvornom nalogu ne prenose se na šablon dok ga sami ne osvežite.

Novi nalog iz šablona: izaberite dan, datumi prate izbor

Kada stigne sledeći takav nalog, kliknite na Create order. Ovo dugme se nalazi na listi šablona, na samoj stranici šablona i u kartici Templates unutar naloga. Možete početi i sa stranice Add order: polje Find a template prikazuje nedavno korišćene šablone čim kliknete u njega, a unosom šifre, naziva, klijenta ili grada pronalazite bilo koji drugi.

Dijalog Create an order from a template prvo postavlja jedno pitanje: kada je prvi utovar? Nudi opcije za danas, sutra, sledeći radni dan i isti dan u nedelji kao u šablonu, a u polje za datum možete uneti i bilo koji drugi dan. Vremenski prozor za svako stajalište pomera se za isti broj dana, uz iste sate. Pre nego što se bilo šta kreira, vidite svako stajalište sa novim terminom i, pored njega, precrtan datum iz šablona. Ako bi neki termini na izabrani dan već bili u prošlosti, dijalog vas na to upozorava.

U istom dijalogu možete odznačiti sve što ovog puta ne želite, kao što je posada ukoliko ove nedelje vozi neko drugi. Sam šablon ostaje nepromenjen. Dijalog takođe primenjuje pravila koja važe za svaki novi nalog. Klijent ili platilac na crnoj listi zahteva vašu izričitu potvrdu, klijent iz filijale sa kojom ne sarađujete ne može se koristiti, a posada se dodeljuje samo ako imate ovlašćenje za dodelu vozača i vozila.

Kliknite na Create order i dobićete uobičajeni nalog sa sopstvenim brojem, koji uređujete kao i svaki drugi. Njegov status je „Draft”, odnosno „Planned” ako je posada odmah dodeljena. Kartica Templates u novom nalogu prikazuje iz kog šablona je nastao.

Svi vaši šabloni na jednom mestu

Stranica modula prikazuje svaki šablon sa klijentom, relacijom, podacima koje kopira, brojem korišćenja i datumom poslednje upotrebe. Šabloni koji su najskorije korišćeni nalaze se na vrhu, a filteri u zaglavlju sužavaju listu prema šablonu, klijentu ili relaciji.

Svaki šablon ima sopstvenu stranicu koja tačno prikazuje šta sadrži: stanice rute sa adresama i teretom, posadu na svakoj deonici i finansijske detalje, pri čemu su finansije vidljive samo korisnicima sa dozvolom za pregled troškova naloga. Tamo možete izmeniti kod, naziv i opis, ili izabrati Ažuriraj iz izvornog naloga kada, na primer, klijent promeni adresu istovara. Brisanje šablona ne utiče na naloge koji su iz njega ranije kreirani. Zasebne dozvole određuju ko može da pregleda šablone, ko može da kreira naloge iz njih, a ko može da ih čuva i menja.

Jednokratno kopiranje? Duplirajte nalog, modul nije potreban

Ne zahteva svako ponavljanje poseban šablon. Kada vam je potrebna samo jedna kopija, otvorite meni naloga na listi naloga (tri tačke) i izaberite Dupliraj nalog. Označite šta želite da prenesete: relaciju i teret, posadu, dokumente, geofencing, finansije. Klijent, platilac, tip naloga, prioritet, napomene i kontakt se uvek kopiraju. Kliknite na Kreiraj kopiju i pojaviće se novi nacrt naloga sa sopstvenim brojem.

Dupliranje u LiteTMS-u funkcioniše i bez modula Šabloni naloga; potrebna vam je samo dozvola za kreiranje naloga. Kopija zadržava datume originala, pa nove vremenske prozore podešavate sami. Kopirani dokumenti ostaju skriveni od vozača sve dok ih ne podelite, a posada se ponovo predlaže na kopiji. Jednostavno pravilo glasi: jednokratni prevoz duplirajte, a redovnu relaciju sačuvajte kao šablon.

Kako aktivirati Šablone naloga

Šabloni naloga (Matchcodes) su plaćeni modul na LiteTMS tržištu modula sa besplatnim probnim periodom od 7 dana. Mesečnu cenu možete videti pre nego što modul aktivirate. Promotivna cena važi do 31. decembra 2026. godine, a pretplata započeta po toj ceni je zadržava i ubuduće. Ako pretplatu ne otkažete tokom probnog perioda, prvi mesec se naplaćuje po njegovom isteku. Ukoliko je otkažete kasnije, vaši sačuvani šabloni i kopije njihovih dokumenata ostaju na vašem nalogu.

Ako vozite redovne relacije, javite nam se sa jednim primerom. Pokazaćemo vam kako da ga sačuvate kao šablon i iz njega odmah kreirate nalog za sledeću sedmicu.

Česta pitanja

Šta je matchcode u LiteTMS-u?

To je kratak kod šablona naloga, poput POZ-LYO, dužine do 32 znaka. Šablon možete pronaći po njegovom kodu, nazivu, klijentu ili gradu prilikom dodavanja novog naloga.

Da li izmena izvornog naloga menja i šablon?

Ne. Šablon zadržava nalog onakvim kakav je bio u trenutku čuvanja. Da biste uneli nove podatke u šablon, otvorite njegovu stranicu i ažurirajte ga iz izvornog naloga.

Šta se dešava sa datumima kada kreiram nalog iz šablona?

Vi birate dan prvog utovara, a vremenski prozor svake stanice pomera se za isti broj dana, uz zadržavanje prvobitnih sati. Pre nego što se nalog kreira, videćete nove vremenske prozore pored datuma iz šablona.

Mogu li da kopiram nalog bez modula Šabloni naloga?

Da. Na listi naloga izaberite Dupliraj nalog iz menija naloga, označite šta želite da prenesete i kreirajte kopiju. Dobićete novi nacrt sa datumima originala, koje potom sami prilagođavate.