Шаблоны заказов в LiteTMS: сохраните регулярный рейс один раз

«Шаблоны заказов» (Matchcodes) - модуль LiteTMS, который превращает реальный транспортный заказ в шаблон. В шаблоне сохраняются маршрут с грузом, экипаж, документы, настройки геозон и ставка. Когда поступает следующий аналогичный заказ, вы создаете его из шаблона: выбираете день первой погрузки, и временные окна всех точек маршрута автоматически сдвигаются на эту дату. Если заказ нужно повторить всего один раз, модуль даже не понадобится: достаточно нажать «Дублировать заказ» в списке заказов.

Видео озвучено на польском языке с польскими субтитрами.

Один и тот же рейс каждую неделю, один и тот же ввод данных каждую неделю

Многие транспортные компании работают на постоянных направлениях: один и тот же заказчик, один и тот же маршрут, те же паллеты и часто один и тот же водитель. Еженедельный рейс дает 52 практически одинаковых заказа в год. Без шаблона каждый из них приходится либо вводить заново, либо копировать с прошлой недели и править вручную.

Чаще всего ошибки случаются именно в датах. Заказчик, адреса и ставка меняются редко, а временные окна - каждый раз. Стоит пропустить одно окно при копировании, и водителю уйдет время выгрузки с прошлой недели. Шаблон в LiteTMS решает обе проблемы: данные вводятся один раз, а выбранная дата автоматически пересчитывает весь график.

Шаблон создается на основе реального заказа

Шаблон не нужно создавать с нуля. Откройте повторяющийся заказ, перейдите на вкладку Шаблоны (Matchcodes) и нажмите Сохранить как шаблон. Также можно начать со страницы модуля: кнопка Новый шаблон позволяет найти нужный заказ по номеру, клиенту или номеру заявки.

Каждому шаблону присваивается короткий код (matchcode) для быстрого поиска, например POZ-LYO для рейса Познань → Лион. LiteTMS сама предлагает код, составленный из названий начального и конечного городов маршрута, и название вроде «Познань → Лион». Длина кода может составлять до 32 символов, польские буквы и пробелы корректируются автоматически, а система сразу подсказывает, свободен ли код.

Затем вы выбираете, что именно должен сохранить шаблон:

• Маршрут: все точки по порядку, с адресами, временными окнами, контактами, примечаниями и грузом.
• Экипаж: водитель, тягач и полуприцеп, назначенные на каждое плечо перевозки.
• Документы: копии файлов заказа, которые будут прикрепляться к каждому заказу, созданному по шаблону.
• Геозоны: ширина коридора маршрута, радиусы зон прибытия и правила оповещений.
• Финансы: чистая выручка или ставка, валюта, ставка НДС и срок оплаты.

Заказчик, плательщик, тип заказа, приоритет, контактное лицо и примечания сохраняются всегда. Если в исходном заказе нет данных для какого-то пункта (например, еще не загружены документы), этот пункт становится неактивным, а рядом указывается причина. Шаблон - это снимок заказа в момент сохранения: последующие изменения в исходном заказе в него не попадут, пока вы не обновите шаблон вручную.

Новый заказ из шаблона: выберите день, остальные даты подставятся сами

Когда поступает следующий такой заказ, нажмите Создать заказ. Кнопка доступна в списке шаблонов, на странице самого шаблона и на вкладке шаблонов в заказе. Начать можно и со страницы Добавить заказ: поле Найти шаблон сразу покажет недавно использованные шаблоны при клике, а ввод кода, названия, клиента или города найдет любой другой.

В диалоговом окне Создать заказ из шаблона сначала задается один вопрос: когда планируется первая погрузка? Система предлагает варианты: сегодня, завтра, следующий рабочий день или тот же день недели, что и в шаблоне, а в поле даты можно выбрать любой другой день. Временное окно каждой точки сдвигается на то же число дней с сохранением часов. Еще до создания заказа вы видите каждую точку с новым окном и перечеркнутой датой из шаблона рядом. Если при выбранной дате какие-то окна уже окажутся в прошлом, диалоговое окно предупредит об этом.

В этом же окне можно снять отметки с параметров, которые не нужны в этот раз, например не назначать экипаж, если на этой неделе едет другой водитель. Сам шаблон при этом не изменится. В диалоговом окне также действуют стандартные правила создания заказов: клиент или плательщик из черного списка требует явного подтверждения, клиента из чужого филиала выбрать нельзя, а экипаж назначается только в том случае, если у вас есть права на назначение водителей и транспорта.

Нажмите Создать заказ, и система создаст обычный заказ с собственным номером, который можно редактировать как любой другой. Заказ получит статус «Черновик» (или «Запланирован», если экипаж назначен сразу). На вкладке шаблонов нового заказа будет видно, из какого шаблона он был создан.

Все ваши шаблоны в одном месте

На странице модуля отображаются все шаблоны: заказчик, маршрут, копируемые данные, количество использований и дата последнего применения. Недавно использованные шаблоны показаны первыми, а фильтры в шапке помогают быстро найти нужный по коду, заказчику или маршруту.

У каждого шаблона есть своя страница с подробным описанием: точки маршрута с адресами и грузом, экипаж на каждом плече и финансовые условия (последние видны только тем, у кого есть доступ к себестоимости заказов). Здесь можно отредактировать код, название и описание, либо нажать Обновить из исходного заказа, если, к примеру, у клиента изменился адрес разгрузки. Удаление шаблона никак не влияет на ранее созданные по нему заказы. Отдельные права доступа определяют, кто может просматривать шаблоны, кто может оформлять по ним заказы, а кто - создавать и редактировать сами шаблоны.

Разовое копирование? Дублируйте заказ без отдельного модуля

Далеко не для каждого повторного рейса нужен шаблон. Если требуется сделать разовую копию, откройте меню заказа в списке (три точки) и выберите Дублировать заказ. Отметьте, что именно нужно перенести: маршрут и груз, экипаж, документы, геозоны, финансы. Заказчик, плательщик, тип перевозки, приоритет, примечания и контактное лицо копируются всегда. Нажмите Создать копию, и в системе появится новый черновик со своим номером.

Дублирование доступно в LiteTMS без модуля «Шаблоны заказов» - достаточно иметь право на создание заказов. В копии сохраняются даты исходного заказа, поэтому новые временные окна вы задаете вручную. Скопированные документы не видны водителям, пока вы не откроете к ним доступ, а экипаж в копии предлагается автоматически. Простое правило: для разового рейса используйте дублирование, а для регулярных маршрутов сохраняйте шаблон.

Как подключить «Шаблоны заказов»

Шаблоны заказов (Matchcodes) - платный модуль в магазине модулей LiteTMS с бесплатным пробным периодом 7 дней. Ежемесячная стоимость указана на странице модуля до его активации. До 31 декабря 2026 года действует специальная стартовая цена, которая сохранится за вами на все время действия оформленной подписки. Если вы не отмените подписку во время пробного периода, оплата за первый месяц спишется по его завершении. При отмене подписки в будущем сохраненные шаблоны и копии документов останутся в вашей учетной записи.

Если у вас есть постоянные кругорейсы или регулярные направления, свяжитесь с нами и покажите пример такого рейса. Мы покажем, как сохранить его в виде шаблона и быстро сформировать заказ на следующую неделю.

Частые вопросы

Что такое matchcode в LiteTMS?

Это короткий буквенно-цифровой код шаблона заказа (например, POZ-LYO) длиной до 32 символов. При создании нового заказа вы можете найти шаблон по его коду, названию, заказчику или городу.

Изменится ли шаблон, если отредактировать исходный заказ?

Нет. Шаблон сохраняет состояние заказа на момент его создания. Чтобы перенести в него обновленные данные, откройте страницу шаблона и обновите его из исходного заказа.

Что происходит с датами при создании заказа из шаблона?

Вы выбираете дату первой погрузки, и временные окна на всех последующих точках сдвигаются на соответствующее количество дней с сохранением часов. Перед подтверждением создания заказа вы увидите новые временные окна рядом с датами из шаблона.

Можно ли скопировать заказ без модуля «Шаблоны заказов»?

Да. В списке заказов откройте меню нужного заказа, выберите «Дублировать заказ», отметьте необходимые данные и подтвердите действие. Будет создан новый черновик с датами оригинала, которые затем можно скорректировать вручную.