Шаблони замовлень у LiteTMS: збережіть регулярний рейс один раз

Шаблони замовлень (Matchcodes) - це модуль LiteTMS, який перетворює реальне транспортне замовлення на шаблон. Шаблон зберігає маршрут разом із вантажем, екіпаж, документи, налаштування геозон і ставку. Коли надходить наступне таке замовлення, ви створюєте його з шаблону: обираєте день першого завантаження, і часові вікна кожної точки переносяться на цей день. Якщо потрібно повторити замовлення лише один раз, модуль узагалі не потрібен: для цього достатньо функції Duplicate order у списку замовлень.

Відео озвучено польською мовою з польськими субтитрами.

Той самий рейс щотижня, те саме введення даних щотижня

Чимало транспортних компаній працюють на регулярних напрямках: той самий замовник, той самий маршрут, ті самі палети, часто той самий водій. Щотижневий рейс - це 52 майже однакові замовлення на рік. Без шаблону кожне з них доводиться або вводити заново, або копіювати з минулого тижня та правити вручну.

Саме з датами найчастіше трапляються помилки. Замовник, адреси та ставка змінюються рідко, натомість часові вікна змінюються щоразу. Варто пропустити одне вікно під час копіювання, і водієві надійде слот розвантаження за минулий тиждень. Шаблон у LiteTMS вирішує обидві проблеми: ви вносите дані один раз, а обраний день автоматично визначає всі дати.

Шаблон створюється на основі реального замовлення

Вам не потрібно створювати шаблон з нуля. Відкрийте замовлення, яке регулярно повторюється, перейдіть на вкладку Templates (Matchcodes) і натисніть Save as template. Ви також можете почати зі сторінки модуля, де кнопка New template дозволяє знайти замовлення за його номером, замовником або референсом.

Кожен шаблон отримує короткий код (matchcode) для швидкого пошуку, наприклад POZ-LYO для рейсу Poznań → Lyon. LiteTMS пропонує код, сформований із першого та останнього міста на маршруті, і назву на кшталт «Poznań → Lyon». Код може містити до 32 символів, польські літери та пробіли автоматично коригуються, а поле одразу показує, чи вільний цей код.

Далі ви визначаєте, що саме має зберігати шаблон:

• Маршрут: кожна точка за порядком, з її адресою, часовим вікном, контактами, нотатками та вантажем.
• Екіпаж: водій, автомобіль і напівпричіп, призначені на кожне плече маршруту.
• Документи: копії файлів замовлення, які додаватимуться до кожного замовлення, створеного за шаблоном.
• Геозони: ширина коридору маршруту, радіуси зон прибуття та правила сповіщень.
• Фінанси: чистий дохід або ставка, валюта, ПДВ і строк оплати.

Замовник, платник, тип замовлення, пріоритет, контактна особа та примітки зберігаються завжди. Якщо в замовленні немає даних для певної опції, наприклад ще немає документів, ця опція стає неактивною, а поруч відображається причина. Шаблон є знімком замовлення на момент збереження: пізніші зміни у вихідному замовленні не впливатимуть на нього, доки ви не оновите його вручну.

Нове замовлення з шаблону: обираєте день, дати підтягуються самі

Коли надходить наступне таке замовлення, натисніть Create order. Ця кнопка є у списку шаблонів, на сторінці самого шаблону та на вкладці Templates відповідного замовлення. Ви також можете розпочати на сторінці Add order: поле Find a template показує нещодавно використані шаблони, щойно ви клікнете на нього, а введення коду, назви, замовника чи міста дозволяє знайти будь-який інший.

Діалогове вікно Create an order from a template насамперед ставить одне запитання: коли відбудеться перше завантаження? Система пропонує сьогодні, завтра, наступний робочий день або той самий день тижня, що й у шаблоні, а в поле дати можна ввести будь-який інший день. Часове вікно кожної точки зміщується на ту саму кількість днів зі збереженням годин. Перш ніж замовлення буде створено, ви побачите кожну точку з її новим вікном, а поруч - закреслену дату з шаблону. Якщо на обраний день деякі вікна вже опиняться в минулому, діалогове вікно попередить про це.

У цьому ж вікні можна зняти позначки з того, що цього разу не потрібно, наприклад з екіпажу, якщо цього тижня рейс виконує інший водій. Сам шаблон при цьому не змінюється. Діалогове вікно також застосовує правила, обов'язкові для кожного нового замовлення: замовник або платник у чорному списку вимагає вашого явного підтвердження, замовника з філії, з якою ви не співпрацюєте, обрати не можна, а екіпаж призначається лише за наявності у вас прав на призначення водіїв і транспортних засобів.

Натисніть Create order, і ви отримаєте звичайне замовлення з власним номером, яке можна редагувати, як і будь-яке інше. Його статус буде «Draft» або «Planned», якщо екіпаж призначено одразу. На вкладці Templates нового замовлення відображається, з якого шаблону його було створено.

Усі ваші шаблони в одному місці

На сторінці модуля перераховано кожен шаблон із зазначенням замовника, маршруту, даних для копіювання, кількості використань та часу останнього застосування. Шаблони, які використовувалися нещодавно, відображаються першими, а фільтри у шапці дозволяють звузити список за шаблоном, замовником або маршрутом.

Кожен шаблон має власну сторінку з докладним описом вмісту: точки маршруту з адресами та вантажем, екіпаж на кожному плечі та фінансові дані (останні доступні лише користувачам із правом перегляду витрат на замовлення). Тут можна відкоригувати код, назву й опис або скористатися кнопкою Refresh from the source order, коли, скажімо, у замовника змінилася адреса розвантаження. Видалення шаблону не впливає на замовлення, створені на його основі. Окремі права доступу визначають, хто може переглядати шаблони, хто може створювати за ними замовлення, а хто - зберігати та змінювати їх.

Потрібна разова копія? Дублюйте замовлення без модуля

Не кожне повторне перевезення потребує окремого шаблону. Коли потрібна разова копія, відкрийте меню замовлення у списку (три крапки) та виберіть Duplicate order. Позначте, що саме потрібно перенести: маршрут і вантаж, екіпаж, документи, геозони, фінанси. Замовник, платник, тип замовлення, пріоритет, примітки та контактна особа копіюються завжди. Натисніть Create copy, і з'явиться нова чернетка з власним номером.

Дублювання працює в LiteTMS і без модуля Order templates: для цього потрібні лише права на створення замовлень. Копія зберігає дати оригіналу, тому нові часові вікна ви задаєте самі. Скопійовані документи залишаються прихованими від водіїв, доки ви не відкриєте доступ до них, а екіпаж підставляється повторно вже в самій копії. Просте практичне правило: для разового рейсу використовуйте дублювання, а регулярний рейс зберігайте як шаблон.

Як увімкнути Order templates

Order templates (Matchcodes) - це платний модуль у LiteTMS module marketplace із безкоштовним 7-денним пробним періодом. Щомісячну вартість ви бачите там ще до підключення. До 31 грудня 2026 року діє стартова ціна, яка зберігається на весь час дії оформленої за нею підписки. Якщо не скасувати підписку під час пробного періоду, після його завершення списується оплата за перший місяць. У разі скасування пізніше ваші збережені шаблони та копії документів залишаться в обліковому записі.

Якщо ви виконуєте регулярні рейси, зв'яжіться з нами і надішліть приклад одного з них. Ми покажемо, як зберегти його як шаблон і створити за ним замовлення на наступний тиждень.