Predloge naročil v LiteTMS: enkrat shranite redno relacijo

Predloge naročil (Matchcodes) so modul v LiteTMS, ki resnično prevozno naročilo spremeni v predlogo. Predloga ohrani relacijo s tovorom, posadko, dokumente, nastavitve geofencinga in voznino. Ko prejmete naslednje tovrstno naročilo, ga ustvarite neposredno iz predloge: izberite dan prvega naklada in časovna okna vseh postankov se samodejno prestavijo na ta dan. Če morate naročilo ponoviti le enkrat, modula sploh ne potrebujete, saj zadostuje možnost Podvoji naročilo na seznamu naročil.

Video ima poljsko zvočno razlago in poljske podnapise.

Vsak teden ista relacija, vsak teden isto vpisovanje

Številna prevozna podjetja vozijo na stalnih relacijah: isti naročnik, ista pot, iste palete, pogosto isti voznik. Tedenska vožnja pomeni 52 skoraj enakih naročil na leto. Brez predloge morate vsako naročilo znova ročno vpisati ali pa ga kopirati iz prejšnjega tedna in ročno popravljati.

Ravno pri datumih pa hitro pride do napak. Naročnik, naslovi in voznina se le redko spremenijo, časovna okna pa se spremenijo vsakič. Če pri kopiranju spregledate eno okno, voznik dobi termin razklada iz prejšnjega tedna. Predloga v LiteTMS reši obe težavi: podatke vnesete enkrat, izbrani dan pa določi vse datume.

Predloga se začne pri pravem naročilu

Predloge vam ni treba ustvarjati od začetka. Odprite naročilo, ki se redno ponavlja, pojdite na zavihek Predloge (Matchcodes) in kliknite Shrani kot predlogo. Začnete lahko tudi na strani modula, kjer z možnostjo Nova predloga poiščete naročilo po številki, naročniku ali referenci.

Vsaka predloga prejme kratko kodo (matchcode) za hitro iskanje, na primer POZ-LYO za relacijo Poznań → Lyon. LiteTMS predlaga kodo, sestavljeno iz prvega in zadnjega mesta na poti, ter ime, kot je »Poznań → Lyon«. Koda ima lahko do 32 znakov, poljske črke in presledki se samodejno prilagodijo, polje pa vam takoj sporoči, ali je koda prosta.

Nato določite, kaj naj si predloga zapomni:

• Pot: vsi postanki po vrstnem redu z naslovom, časovnim oknom, stiki, opombami in tovorom.
• Posadka: voznik, vozilo in priklopnik, dodeljeni posameznemu delu poti.
• Dokumenti: kopije datotek naročila, pripete vsakemu naročilu, ustvarjenemu iz predloge.
• Geofencing: širina koridorja poti, polmeri območij prihoda in pravila obveščanja.
• Finance: neto prihodek ali voznina, valuta, DDV in plačilni rok.

Naročnik, plačnik, vrsta naročila, prioriteta, kontakt in opombe se vedno shranijo. Če naročilo pri določeni možnosti nima podatkov za shranjevanje, na primer če še nima dokumentov, je ta možnost zasivljena, zraven pa je naveden razlog. Predloga je posnetek naročila v trenutku, ko ste ga shranili: poznejše spremembe izvornega naročila ne vplivajo nanjo, dokler je sami ne posodobite.

Novo naročilo iz predloge: izberite dan, datumi se prilagodijo sami

Ko prejmete naslednje takšno naročilo, kliknite Ustvari naročilo. Gumb je na voljo na seznamu predlog, na strani posamezne predloge in v zavihku Predloge pri naročilu. Začnete lahko tudi na strani Dodaj naročilo: v polju Poišči predlogo se takoj po kliku prikažejo nedavno uporabljene predloge, z vpisom kode, imena, naročnika ali mesta pa hitro najdete katero koli drugo.

V pogovornem oknu Ustvari naročilo iz predloge se najprej pojavi eno vprašanje: kdaj je prvi naklad? Sistem predlaga današnji dan, jutrišnji dan, naslednji delovni dan in isti dan v tednu kot v predlogi, v polje za datum pa lahko vnesete kateri koli drug dan. Časovno okno vsakega postanka se premakne za enako število dni, pri čemer ure ostanejo enake. Preden se karkoli ustvari, vidite vsak postanek z novim časovnim oknom, ob njem pa prečrtan datum iz predloge. Če bi bila nekatera časovna okna na izbrani dan že v preteklosti, vas okno na to opozori.

V istem oknu lahko odznačite vse, česar tokrat ne želite uporabiti, na primer posadko, če ta teden vozi nekdo drug. Sama predloga ostane nespremenjena. Pogovorno okno upošteva tudi vsa pravila, ki veljajo za vsako novo naročilo. Naročnik ali plačnik na črni listi zahteva vašo izrecno potrditev, stranke iz poslovalnice, s katero ne sodelujete, ni mogoče uporabiti, posadka pa se dodeli le, če imate ustrezna pooblastila za dodeljevanje voznikov in vozil.

Kliknite Ustvari naročilo in prejeli boste običajno naročilo z lastno številko, ki ga lahko urejate kot katero koli drugo. Njegov status je »Osnutek« ali »Načrtovano«, če je posadka dodeljena takoj. V zavihku Predloge novega naročila je razvidno, iz katere predloge je nastalo.

Vse vaše predloge na enem mestu

Na strani modula so navedene vse predloge z naročnikom, relacijo, podatki, ki se kopirajo, številom uporab in datumom zadnje uporabe. Nazadnje uporabljene predloge so prikazane na vrhu, filtri v glavi pa omogočajo zožitev seznama po predlogi, naročniku ali relaciji.

Vsaka predloga ima svojo stran, kjer je natančno razvidna njena vsebina: postanki z naslovi in tovorom, ekipa na posameznem odseku ter finančne podrobnosti, slednje le za uporabnike z dovoljenjem za vpogled v stroške naročil. Tam lahko popravite kodo, ime in opis ali pa uporabite možnost Osveži iz izvornega naročila, ko na primer naročnik spremeni naslov razklada. Z izbrisom predloge naročila, ki so bila ustvarjena iz nje, ostanejo nespremenjena. Ločena dovoljenja določajo, kdo lahko pregleduje predloge, kdo iz njih ustvarja naročila ter kdo jih lahko shranjuje in spreminja.

Enkratna kopija? Podvojite naročilo, brez modula

Vsaka ponovitev ne potrebuje predloge. Ko potrebujete enkratno kopijo, odprite meni naročila na seznamu naročil (tri pike) in izberite Podvoji naročilo. Označite, kaj želite prenesti: relacijo in tovor, ekipo, dokumente, območja geofencing, finance. Naročnik, plačnik, vrsta naročila, prioriteta, opombe in kontakt se vedno prekopirajo. Kliknite Ustvari kopijo in prikazal se bo nov osnutek z lastno številko.

Podvajanje v sistemu LiteTMS deluje brez modula Predloge naročil; potrebujete le dovoljenje za ustvarjanje naročil. Kopija ohrani datume izvirnika, zato nove časovne termine v njej nastavite sami. Kopirani dokumenti ostanejo skriti pred vozniki, dokler jih ne delite, ekipa pa se na kopiji znova predlaga. Preprosto pravilo: enkratno naročilo podvojite, redno relacijo pa shranite kot predlogo.

Kako vklopiti predloge naročil

Predloge naročil (Matchcodes) je plačljiv modul v trgovini z moduli LiteTMS s 7-dnevnim brezplačnim preizkusom. Pred vklopom je tam prikazana mesečna cena. Uvodna cena velja do 31. decembra 2026, naročnina, sklenjena po tej ceni, pa jo ohrani. Če med preizkusnim obdobjem naročnine ne prekličete, se prvi mesec obračuna ob njegovem izteku. Če jo prekličete pozneje, vaše shranjene predloge in njihove kopije dokumentov ostanejo v vašem računu.

Če vozite redne relacije, stopite v stik z nami in pripravite primer ene od njih. Pokazali vam bomo, kako jo shraniti kot predlogo in iz nje ustvariti naročilo za naslednji teden.

Pogosta vprašanja

Kaj je matchcode v sistemu LiteTMS?

To je kratka koda predloge naročila, na primer POZ-LYO, z dolžino do 32 znakov. Ko dodajate novo naročilo, predlogo poiščete po njeni kodi, imenu, naročniku ali kraju.

Ali sprememba izvornega naročila spremeni tudi predlogo?

Ne. Predloga ohrani naročilo v takšnem stanju, kot je bilo ob shranjevanju. Če želite vanjo prenesti nove podatke, odprite stran predloge in jo osvežite iz izvornega naročila.

Kaj se zgodi z datumi, ko ustvarim naročilo iz predloge?

Izberete dan prvega naklada, časovno okno vsakega postanka pa se premakne za enako število dni, pri čemer se ohranijo ure. Preden je naročilo ustvarjeno, vidite nova časovna okna poleg datumov iz predloge.

Ali lahko prekopiram naročilo brez modula Predloge naročil?

Da. Na seznamu naročil v meniju naročila izberite Podvoji naročilo, označite podatke za prenos in ustvarite kopijo. Dobite nov osnutek z datumi izvirnika, ki jih nato prilagodite v kopiji.