Megrendeléssablonok a LiteTMS-ben: mentse el egyszer a rendszeres fuvart

A Megbízássablonok (Matchcodes) egy olyan LiteTMS-modul, amely egy létező szállítási megbízást alakít át sablonná. A sablon megőrzi az útvonalat a rakománnyal, a járműszemélyzetet, a dokumentumokat, a geofencing-beállításokat és a fuvardíjat. Amikor beérkezik a következő hasonló megbízás, közvetlenül a sablonból hozhatja létre: válassza ki az első felrakás napját, és az összes megálló időablaka automatikusan eltolódik az adott naphoz viszonyítva. Ha egy megbízást csak egyszer kell megismételnie, a modulra sincs szükség: a megbízáslistában található Megbízás duplikálása funkció pontosan erre szolgál.

A videó lengyel nyelvű narrációval és felirattal készült.

Ugyanaz a fuvar minden héten, ugyanaz a gépelés minden héten

Számos fuvarozó cég dolgozik fix viszonylatokon: ugyanaz a megbízó, ugyanaz az útvonal, ugyanazok a raklapok, gyakran még a sofőr is ugyanaz. Egy heti rendszerességű fuvarból évente 52 szinte teljesen azonos megbízás lesz. Sablon nélkül mindegyiket újra be kell gépelni, vagy az előző hetit átmásolva kézzel kell javítgatni.

Ilyenkor leggyakrabban a dátumoknál csúszik be a hiba. A megbízó, a címek és a fuvardíj ritkán változnak, az időablakok viszont minden egyes alkalommal. Elég másoláskor egyetlen ablakot figyelmen kívül hagyni, és a sofőr máris a múlt heti lerakási idősávot kapja meg. A LiteTMS sablonjai mindkét problémát megoldják: az adatokat csak egyszer kell rögzíteni, a dátumokat pedig a kiválasztott nap automatikusan beállítja.

A sablon alapja egy valós megbízás

A sablont nem a nulláról kell felépíteni. Nyissa meg a rendszeresen ismétlődő megbízást, lépjen a Sablonok (Matchcode-ok) fülre, majd kattintson a Mentés sablonként gombra. A modullapról is elindulhat: az Új sablon gombra kattintva a megbízás száma, megbízója vagy referenciaszáma alapján keresheti meg a kiinduló fuvart.

Minden sablon kap egy rövid kódot (matchcode), amely alapján könnyen megtalálható, például POZ-LYO a Poznań → Lyon viszonylathoz. A LiteTMS az útvonal első és utolsó városa alapján automatikusan javasol egy kódot és egy olyan nevet, mint például „Poznań → Lyon”. A kód legfeljebb 32 karakterből állhat, a rendszer a különleges karaktereket és szóközöket automatikusan korrigálja, a mező pedig azonnal jelzi, hogy a kód szabad-e.

Ezután eldöntheti, mit jegyezzen meg a sablon:

• Útvonal: az összes megálló sorrendben, a címmel, időablakkal, kapcsolattartókkal, megjegyzésekkel és a rakománnyal.
• Személyzet: az egyes szakaszokhoz hozzárendelt gépkocsivezető, vontató és pótkocsi.
• Dokumentumok: a megbízás fájljainak másolatai, amelyeket a rendszer a sablonból létrehozott minden új megbízáshoz csatol.
• Geofencing: az útvonalkorridor szélessége, az érkezési zónák sugara és a riasztási szabályok.
• Pénzügyek: nettó bevétel vagy fuvardíj, pénznem, áfa és fizetési határidő.

A megbízó, a fizető fél, a megbízás típusa, a prioritás, a kapcsolattartó és a megjegyzések mindig mentésre kerülnek. Ha a megbízásban egy adott opcióhoz nincsenek adatok (például még nincsenek csatolt dokumentumok), az az opció szürkén, inaktívként jelenik meg a megfelelő indoklással. A sablon a megbízás mentéskori pillanatfelvétele: a forrásmegbízás későbbi módosításai nem érintik a sablont, amíg Ön manuálisan nem frissíti azt.

Új megbízás sablonból: válassza ki a napot, a dátumok követik

Amikor beérkezik a következő hasonló fuvar, kattintson a Megbízás létrehozása gombra. Ez a gomb a sablonok listájában, a sablon saját adatlapján és a megbízás Sablonok fülén is megtalálható. A folyamatot a Megbízás hozzáadása felületen is elindíthatja: a Sablon keresése mezőre kattintva azonnal megjelennek a legutóbb használt sablonok, a kód, név, megbízó vagy város beírásával pedig bármelyik másikat megkeresheti.

A Megbízás létrehozása sablonból ablak először egyetlen dolgot kérdez: mikor van az első felrakás? Felajánlja a mai napot, a holnapot, a következő munkanapot, valamint a sablonban szereplővel azonos napot a héten, de a dátummezőben bármilyen más nap is megadható. Minden megálló időablaka pontosan ugyanannyi nappal tolódik el, változatlan órákkal. Még a létrehozás előtt láthatja az egyes megállókat az új időablakkal, mellette pedig áthúzva a sablon eredeti dátumát. Ha a kiválasztott nap miatt bizonyos időablakok már a múltba esnének, a párbeszédpanel figyelmeztetést jelenít meg.

Ugyanebben az ablakban törölheti a pipát minden olyan elem mellől, amelyre most nincs szükség (például a járműszemélyzet mellől, ha ezen a héten más vezeti a fuvart). Maga a sablon ettől még változatlan marad. A párbeszédpanel az új megbízásokra érvényes összes szabályt is alkalmazza: a feketelistán lévő megbízóhoz vagy fizetőhöz kifejezett megerősítés szükséges, az Ön által nem kezelt kirendeltséghez tartozó megbízó nem választható ki, a személyzet hozzárendelése pedig csak akkor történik meg, ha Ön rendelkezik a gépkocsivezetők és járművek hozzárendeléséhez szükséges jogosultsággal.

Kattintson a Megbízás létrehozása gombra, és máris létrejön egy normál, saját számmal rendelkező megbízás, amelyet a szokásos módon szerkeszthet. Állapota „Piszkozat”, illetve „Tervezett”, ha a járműszemélyzetet azonnal hozzárendelte. Az új megbízás Sablonok fülén látható, hogy melyik sablon alapján készült.

Az összes sablon egyetlen helyen

A modul oldalán minden sablon megjelenik a megbízójával, az útvonalával, a másolt adatok körével, valamint a használat gyakoriságával és utolsó időpontjával együtt. A legutóbb használt sablonok szerepelnek legelöl, a fejlécben található szűrőkkel pedig sablon, megbízó vagy útvonal alapján szűkíthető a lista.

Minden sablon saját oldallal rendelkezik, amely pontosan bemutatja annak tartalmát: a megállókat a címekkel és a rakománnyal, az egyes szakaszok személyzetét, valamint a pénzügyi adatokat - ez utóbbit kizárólag azok számára, akik jogosultak látni a megbízás költségeit. Itt javítható a kód, a megnevezés és a leírás, vagy használható a Refresh from the source order funkció, ha a megbízó például módosította a lerakó címét. A sablon törlése nem érinti a belőle korábban létrehozott megbízásokat. Külön jogosultságok szabályozzák, hogy ki tekintheti meg a sablonokat, ki hozhat létre belőlük megbízást, és ki mentheti vagy módosíthatja őket.

Egyszeri másolat? Duplicate order, modul nélkül

Nem minden ismétlődéshez szükséges sablont létrehozni. Ha egyszeri másolatra van szükség, nyissa meg a megbízás menüjét a megbízáslistában (a három pontra kattintva), és válassza a Duplicate order lehetőséget. Jelölje be az átmásolandó elemeket: útvonal és rakomány, személyzet, dokumentumok, geofencing, pénzügyek. A megbízó, a fizető, a megbízás típusa, a prioritás, a megjegyzések és a kapcsolattartó minden esetben átmásolódik. Kattintson a Create copy gombra, és megjelenik az új tervezet a saját sorszámával.

A másolás az Order templates modul nélkül is működik a LiteTMS-ben; mindössze a megbízások létrehozásához szükséges jogosultság kell hozzá. A másolat megtartja az eredeti dátumokat, így az új időablakokat önállóan állíthatja be. A másolt dokumentumok rejtve maradnak a gépkocsivezetők elől mindaddig, amíg meg nem osztja velük, a személyzetre pedig ismét javaslatot tesz a rendszer a másolatban. Egyszerű alapszabály: az egyszeri fuvart másolja le, a rendszeres járatot mentse el sablonként.

Hogyan kapcsolható be az Order templates?

Az Order templates (Matchcodes) fizetős modul a LiteTMS modulpiacon, 7 napos ingyenes próbaidőszakkal. A havi díj már a bekapcsolás előtt látható. A bevezető ár 2026. december 31-ig érvényes, és az ezen az áron elindított előfizetésre a későbbiekben is ez a díj marad érvényben. Ha a próbaidőszak alatt nem mondja le, a rendszer a próbaidő lejártakor terheli az első havi díjat. Ha később mondja le, az elmentett sablonok és a hozzájuk tartozó dokumentummásolatok megmaradnak a fiókjában.

Ha rendszeres viszonylatokon dolgozik, vegye fel velünk a kapcsolatot, és mutasson egy példát. Megmutatjuk, hogyan mentheti el sablonként, és hogyan hozhatja létre belőle a jövő heti megbízást.