Gdje je ta datoteka? File Repository u LiteTMS-u

U sistemu LiteTMS fajlovi vaše kompanije nalaze se na jednom mjestu: u Repozitoriju fajlova (File Repository). On čuva privatne fajlove, fajlove kompanije i zajedničke prostore za timove. Odatle možete poslati instrukciju direktno na telefon vozača odabirom vozila koje vozi, dati klijentu link koji prestaje raditi nakon određenog vremena ili broja preuzimanja i može tražiti lozinku, te šifrirati povjerljivi fajl s kraja na kraj (end-to-end) u svom pretraživaču prije nego što uopšte stigne do LiteTMS-a. LiteTMS nikada ne dobija lozinku tog fajla.

Video ima naraciju na poljskom jeziku, uz poljske titlove.

Isti fajl na pet mjesta

Instrukcija za istovar za Lyon stigla je od klijenta putem e-maila. Neko ju je proslijedio, neko poslao u chat, neko sačuvao na radnu površinu kao "instrukcija_final", zatim ispravio vrijeme termina i sačuvao "instrukcija_final_v2". Vozač je dobio jednu od tih verzija, a sutradan piše i ponovo je traži jer je ne može pronaći. I pita koja je verzija važeća.

Isto se dešava sa ugovorima i ponudama, samo uz veći ulog: fajl sa vašim cijenama prevoza ili podacima o firmi stalno putuje u prilozima koje niko ne briše. Repozitorij fajlova ne zahtijeva novu naviku. Traži samo da postoji jedno mjesto sa kojeg fajl polazi.

Jedan repozitorij: privatni fajlovi, fajlovi kompanije i timski prostori

Opciju File Repository pronaći ćete u bočnom meniju. Sadrži nekoliko kartica:

• Private: fajlovi koje samo vi možete vidjeti.
• Company: fajlovi za sve koji imaju pristup repozitoriju, kao što su cjenovnici, kućni red kruga fabrike ili skladišta, police osiguranja ili šabloni dokumenata.
• Spaces: zajednički prostori za odabrane osobe, poput "Dispečeri" ili "Fakturisanje". Kreirate prostor, date mu naziv i odaberete članove, a svaki prostor dobija svoju karticu.

Fajlove dodajete prevlačenjem ili putem opcije Upload: PDF-ove, fotografije (JPEG, PNG, WebP), Word dokumente i tabele (CSV, XLS, XLSX), do limita veličine koji odredi vaša kompanija. Svaki fajl može imati kategoriju, a listu možete pretraživati po nazivu fajla ili po osobi koja ga je dodala. Dozvole po ulogama određuju ko smije učitavati, uređivati, brisati i dijeliti fajlove.

Instrukcija direktno na telefon vozača

Kartica Mobile app šalje fajl na LiteTMS Mobile. Dodate jedan fajl, naslov i opis kao što je "Rampa 4, najava od 7:30". Možete podesiti kada fajl postaje dostupan i kada ističe. Zatim birate ko ga dobija: svi vozači ili odabrani, sva vozila ili odabrana, sve poluprikolice ili odabrane.

Odabir vozila je posebno praktičan. Ne morate pamtiti ko danas vozi PO 7315K: fajl stiže vozačima koji su trenutno raspoređeni na to vozilo ili poluprikolicu.

Vozač pronalazi fajl u aplikaciji LiteTMS Mobile pod Documents, u sekciji Shared by the office. Aplikacija ga automatski preuzima prilikom sinhronizacije sa kancelarijom, a preuzeti fajl prikazuje status "Ready". Ostaje sačuvan na telefonu, pa se otvara i tamo gdje nema signala. Za nove fajlove i izmjene i dalje je potrebna internetska veza.

Kada instrukcija više nije važeća, poništite objavu ili je uklonite iz aplikacije. Dodijeljeni telefoni je brišu prilikom sljedeće sinhronizacije, a vozač pored nje vidi oznaku "Removed by office".

Link za klijenta, sa rokom važenja, limitom preuzimanja i lozinkom

Svaki fajl u repozitoriju ima dugme Share. Ono kreira link koji podešavate pomoću tri polja:

• Link Expires After: 1, 6 ili 24 sata, 3, 7 ili 30 dana, ili nikada.
• Max Downloads: na primjer 3. Ostavite prazno ako ne želite ograničenje.
• Password Protection: unesite sopstvenu ili je generišite jednim klikom.

Kopirajte link i pošaljite ga kako god želite. Lozinku je najbolje poslati odvojeno, na primjer SMS porukom. Primalac koji previše puta unese pogrešnu lozinku mora sačekati prije ponovnog pokušaja. Prozor za dijeljenje prikazuje aktivne linkove fajla, a svaki od njih možete opozvati.

Linkovi sa rokom važenja i enkripcija s kraja na kraj

Ponekad morate poslati datoteku samo jednom i ne želite da ona nakon toga igdje ostane. Za to služi kartica Linkovi koji ističu. Dodate jednu datoteku i odlučite kada link prestaje raditi: nakon određenog broja preuzimanja (od 1 do 100) ili nakon određenog vremena (od 5 minuta do 30 dana), šta god nastupi prvo. Zatim birate zaštitu:

• Svako s linkom može preuzeti datoteku.
• Zaštićeno lozinkom: primaocu je potrebna i lozinka koju šaljete odvojeno. Nakon pet pogrešnih pokušaja link se zaključava na 15 minuta.
• End-to-end šifrirano: datoteka i njen naziv šifriraju se u vašem pregledniku prije nego što se pošalju.

Uz end-to-end enkripciju LiteTMS pohranjuje isključivo šifrirane podatke. Sistem nikada ne prima lozinku, pa ni mi niti bilo ko drugi ne može otvoriti datoteku niti resetovati lozinku. Primalac unosi lozinku na stranici linka, a samo njegov preglednik dešifruje datoteku. To ima i drugu stranu: ako se lozinka izgubi, datoteka se više ne može otvoriti, zbog čega obrazac od vas traži potvrdu da to razumijete. Lozinka mora imati najmanje 8 znakova, a LiteTMS može predložiti jaku lozinku. Za enkripciju je potrebna sigurna veza (https).

Također možete primati obavještenja o svakom preuzimanju. Kada link istekne, datoteka se briše iz LiteTMS-a: odmah nakon posljednjeg dozvoljenog preuzimanja ili u roku od 15 minuta nakon isteka vremena. Link možete i sami prekinuti ranije. Istekli linkovi ostaju na vašoj listi još 30 dana.

Administrator vidi svaki link

U administratorskom panelu, Repozitorij datoteka prikazuje sve datoteke kompanije, uključujući one dodane u nalozima te u evidencijama vozila ili zaposlenika. Također navodi svaki aktivni link za dijeljenje i svaki link koji ističe, a administrator može bilo koji od njih odmah isključiti. Datoteke šifrirane end-to-end enkripcijom ne može otvoriti niko u panelu, uključujući i samog administratora. Obrisana datoteka može se vratiti u sekciji Nedavno obrisano dok ne istekne period čuvanja.

Šta je uključeno u cijenu

Repozitorij datoteka je sastavni dio LiteTMS-a i ne zahtijeva poseban modul. Datoteke koriste prostor za pohranu vaše kompanije: određeni prostor je već uključen, a svaki dodatni GB obračunava se po tarifi prikazanoj u panelu.

Registrujte svoju kompaniju, unesite jedno uputstvo u repozitorij i pošaljite ga na telefon vozača jednostavnim odabirom vozila. Želite li to proći zajedno s nama? Javite nam se.