あのファイルはどこ？LiteTMSのファイルリポジトリ機能

LiteTMSでは、会社のファイルを「ファイルリポジトリ」という一箇所に集約できます。ここには個人用ファイル、全社共通ファイル、チーム共有スペースが保管されます。ここから乗務車両を指定してドライバーのスマートフォンへ直接指示書を送信したり、指定の時間やダウンロード回数後にアクセスできなくなるパスワード付きリンクを顧客へ発行したり、LiteTMSに届く前にブラウザ上で機密ファイルをエンドツーエンドで暗号化したりできます。そのファイルのパスワードがLiteTMSに渡ることはありません。

本動画の音声および字幕はポーランド語です。

同じファイルが5箇所に散乱する問題

リヨンでの荷降ろし指示書が顧客からメールで届いたとします。ある担当者がそれを転送し、別の担当者がチャットツールに貼り付け、さらに別の担当者が「指示書_確定版」としてデスクトップに保存した後、予約時間を修正して「指示書_確定版_v2」として再保存しました。ドライバーはそのうちのいずれかのバージョンを受け取ったものの、翌日になって見当たらないと再送を求めてきます。そして、どれが最新版なのかと尋ねられます。

契約書や見積書でも同じことが起こりますが、こちらのリスクはさらに高くなります。運賃や企業情報が記載されたファイルが、誰も削除しない添付ファイルとして飛び交い続けることになります。ファイルリポジトリを導入しても、新しい運用手順を一から覚える必要はありません。ファイルの発信元を一箇所に決めるだけで十分です。

1つのリポジトリ：個人用ファイル、全社共通ファイル、チームスペース

サイドメニューにあるファイルリポジトリには、次のタブが用意されています。

• プライベート（Private）： 自分だけが閲覧できるファイル。
• 全社（Company）： リポジトリへのアクセス権を持つ全員向けのファイル（料金表、ヤード規則、保険証券、各種テンプレートなど）。
• スペース（Spaces）： 「配車」や「請求」など、特定のメンバー向けに共有された領域。スペースを作成して名称を付け、メンバーを選択すると、スペースごとに専用のタブが生成されます。

ファイルの追加は、ドラッグ＆ドロップまたはアップロードから行えます。PDF、写真（JPEG、PNG、WebP）、Word文書、表計算シート（CSV、XLS、XLSX）などに対応しており、社内で設定したファイルサイズ上限まで追加可能です。各ファイルにはカテゴリーを設定でき、ファイル名や登録者名で一覧を検索できます。ファイルのアップロード、編集、削除、共有の可否は、ロール別の権限設定で制御されます。

ドライバーのスマートフォンへ指示書を直接送信

モバイルアプリタブから、LiteTMS Mobileへファイルを送信できます。ファイルを1つ追加し、「バース4番、予約は7:30から」といったタイトルと説明を入力します。ファイルの公開開始日時と有効期限も設定可能です。送信先は、ドライバー全員または指定のドライバー、全車両または指定の車両、全トレーラーまたは指定のトレーラーから選択します。

車両を指定できる点が実務上の大きな強みです。今日誰が「PO 7315K」を運転しているかを覚えておく必要はありません。その車両やトレーラーに現在割り当てられているドライバーへ自動的にファイルが届きます。

ドライバーは、LiteTMS Mobileのドキュメントにあるオフィスからの共有セクションでファイルを確認できます。アプリが事務所側と同期する際に自動でダウンロードされ、ダウンロード完了したファイルには「準備完了」と表示されます。端末内に保存されるため、電波の届かない場所でも開くことが可能です。ただし、新規ファイルの取得や変更内容の反映にはインターネット接続が必要です。

指示書の期限が切れたり不要になったりした場合は、公開を終了するかアプリから削除します。割り当てられた端末は次回の同期時にファイルを削除し、ドライバー側には「オフィスにより削除済み」と表示されます。

顧客向けリンク：有効期限、ダウンロード回数制限、パスワード保護

リポジトリ内のすべてのファイルに共有ボタンが用意されています。次の3つの項目を設定してリンクを生成します。

• リンクの有効期限： 1時間、6時間、24時間、3日、7日、30日、または無期限。
• 最大ダウンロード回数： 例えば「3回」。無制限にする場合は空欄のままにします。
• パスワード保護： 任意のパスワードを入力するか、ワンクリックで自動生成します。

リンクをコピーして、メールなど任意の方法で送信します。パスワードはSMSなど別の手段で送信することをお勧めします。パスワードの入力を一定回数間違えた受信者は、しばらく再試行できなくなります。共有ウィンドウにはそのファイルの有効なリンクが一覧表示され、いつでも個別に無効化できます。

有効期限付きリンクとエンドツーエンド暗号化

ファイルを一度だけ送信し、その後どこにも残したくない場合があります。そのような場合に活用できるのが有効期限付きリンクタブです。ファイルを1件追加し、ダウンロード回数（1～100回）または有効期間（5分～30日）のいずれか早い方に達した時点でリンクを無効化するよう設定できます。続いて保護方法を選択します:

• リンクを知っている全員: リンクを持つ全員がファイルをダウンロードできます。
• パスワード保護: 受信者は別途送信されたパスワードを入力する必要があります。5回間違えるとリンクは15分間ロックされます。
• エンドツーエンド暗号化: ファイルとその名称は送信前にブラウザ上で暗号化されます。

エンドツーエンド暗号化を利用すると、LiteTMSには暗号化されたデータのみが保存されます。LiteTMS側がパスワードを受け取ることはないため、弊社を含め誰もファイルを開いたりパスワードをリセットしたりすることはできません。受信者がリンク先のページでパスワードを入力すると、受信者のブラウザ上でのみファイルが復号されます。これは利点であると同時に注意点でもあります。パスワードを紛失するとファイルを開くことができなくなるため、設定フォームではその旨の確認を求めています。パスワードは8文字以上が必要で、LiteTMSによる強固なパスワードの自動生成も可能です。なお、暗号化には安全な接続（https）が必要です。

ダウンロードごとに通知を受け取ることも可能です。リンクの有効期限が切れると、ファイルはLiteTMSから削除されます。許可された最終ダウンロードの直後、または制限時間の経過から15分以内に削除されます。手動でリンクを途中で無効化することもできます。期限切れとなったリンクは、その後30日間リストに残ります。

管理者はすべてのリンクを確認可能

管理パネルのファイルリポジトリには、運行案件や車両、従業員の記録に追加されたファイルを含め、会社全体のすべてのファイルが表示されます。また、すべてのアクティブな共有リンクおよび有効期限付きリンクも一覧表示され、管理者はいつでもそれらを即座に無効化できます。エンドツーエンドで暗号化されたファイルは、管理者であっても中身を開くことはできません。削除されたファイルは、保存期間が終了するまで最近削除した項目から復元できます。

料金に含まれる機能

ファイルリポジトリはLiteTMSの標準機能であり、個別のモジュール契約は不要です。ファイルは貴社の割り当てストレージを使用します。基本ストレージが含まれており、超過分は管理パネルに表示されている料金で1GB単位で課金されます。

会社登録を行えば、リポジトリに作業指示書を1件登録し、車両を選択するだけでドライバーのスマートフォンへ送信できます。デモやご相談をご希望ですか？お問い合わせください。