Où est ce fichier ? Le File Repository dans LiteTMS

Dans LiteTMS, les fichiers de votre entreprise sont centralisés en un seul endroit : le Répertoire de fichiers. Il rassemble vos fichiers privés, les documents de l'entreprise et des espaces d'équipe partagés. Depuis cet espace, vous pouvez transmettre une consigne directement sur le téléphone d'un conducteur en sélectionnant simplement son véhicule, fournir à un client un lien qui expire après un délai ou un nombre défini de téléchargements avec protection par mot de passe, et chiffrer un fichier confidentiel de bout en bout dans votre navigateur avant même qu'il ne parvienne à LiteTMS. LiteTMS ne reçoit jamais le mot de passe de ce fichier.

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Le même fichier à cinq endroits différents

Les consignes de déchargement pour Lyon sont arrivées du client par e-mail. Quelqu'un les a transférées, un autre les a partagées dans une messagerie interne, un troisième les a enregistrées sur son bureau sous le nom « consigne_finale », puis a rectifié l'heure de rendez-vous pour enregistrer « consigne_finale_v2 ». Le conducteur a reçu l'une de ces versions, et le lendemain, il écrit pour la redemander parce qu'il ne la retrouve plus. Tout en demandant laquelle est la bonne.

Il en va de même pour les contrats et les devis, avec des enjeux encore plus critiques : un fichier contenant vos grilles tarifaires ou les données de votre entreprise circule continuellement dans des pièces jointes que personne ne supprime. Le Répertoire de fichiers n'impose pas de nouvelles habitudes. Il veille simplement à ce que chaque fichier parte d'un point unique.

Un répertoire unique : fichiers privés, documents d'entreprise et espaces d'équipe

Vous trouverez le Répertoire de fichiers dans le menu latéral. Il comporte plusieurs onglets :

• Privé : des fichiers que vous êtes le seul à voir.
• Entreprise : des fichiers accessibles à toutes les personnes ayant accès au répertoire, comme les grilles tarifaires, les protocoles de sécurité sur site, les polices d'assurance ou les modèles de documents.
• Espaces : des zones partagées pour des collaborateurs désignés, comme « Exploitation » ou « Facturation ». Vous créez un espace, vous le nommez et vous choisissez ses membres, et chaque espace dispose de son propre onglet.

Ajoutez des fichiers par simple glisser-déposer ou via le bouton Téléverser : PDF, photos (JPEG, PNG, WebP), documents Word et feuilles de calcul (CSV, XLS, XLSX), dans la limite de taille configurée par votre entreprise. Chaque fichier peut être classé par catégorie, et vous pouvez effectuer des recherches dans la liste par nom de fichier ou par auteur de l'ajout. Les autorisations liées aux rôles définissent qui peut téléverser, modifier, supprimer et partager des fichiers.

Une consigne transmise directement sur le téléphone du conducteur

L'onglet Application mobile permet d'envoyer un fichier vers LiteTMS Mobile. Vous ajoutez un fichier, un titre et une description, par exemple « Quai 4, rendez-vous à partir de 7 h 30 ». Vous pouvez définir la date à laquelle le fichier devient accessible et celle où il expire. Choisissez ensuite ses destinataires : l'ensemble des conducteurs ou une sélection, tous les véhicules ou certains d'entre eux, toutes les semi-remorques ou des unités précises.

Sélectionner le véhicule simplifie grandement les choses. Inutile de vous rappeler qui conduit le PO 7315K aujourd'hui : le document est directement envoyé aux conducteurs actuellement affectés à ce véhicule ou à cette semi-remorque.

Le conducteur retrouve le document dans LiteTMS Mobile sous la rubrique Documents, dans la section Partagés par l'exploitation. L'application le télécharge automatiquement lors de sa synchronisation avec le bureau, et un fichier téléchargé affiche la mention « Prêt ». Il reste stocké sur le téléphone et peut donc s'ouvrir même en l'absence de réseau. En revanche, l'arrivée de nouveaux fichiers ou les mises à jour nécessitent une connexion Internet.

Lorsque la consigne n'est plus d'actualité, dépubliez-la ou retirez-la de l'application. Les téléphones concernés la suppriment lors de leur prochaine synchronisation, et la mention « Supprimé par l'exploitation » s'affiche pour le conducteur.

Un lien pour un client, avec date d'expiration, limite de téléchargement et mot de passe

Chaque fichier du répertoire dispose d'un bouton Partager. Il génère un lien que vous configurez à l'aide de trois paramètres :

• Expiration du lien : 1, 6 ou 24 heures, 3, 7 ou 30 jours, ou jamais.
• Nombre maximal de téléchargements : par exemple 3. Laissez le champ vide si vous ne souhaitez fixer aucune limite.
• Protection par mot de passe : saisissez votre propre mot de passe ou générez-en un en un clic.

Copiez le lien et transmettez-le par le moyen de votre choix. Il est préférable d'envoyer le mot de passe séparément, par exemple par SMS. Si un destinataire saisit un mot de passe incorrect à plusieurs reprises, il doit patienter avant de pouvoir réessayer. La fenêtre de partage répertorie l'ensemble des liens actifs pour ce fichier, et vous pouvez révoquer n'importe lequel d'entre eux à tout moment.

Liens à durée limitée et chiffrement de bout en bout

Parfois, vous devez envoyer un fichier une seule fois sans qu'il ne reste accessible ensuite. C'est tout l'intérêt de l'onglet Liens temporaires. Vous ajoutez un fichier et définissez le moment où le lien cesse de fonctionner : après un certain nombre de téléchargements (de 1 à 100) ou après une durée définie (de 5 minutes à 30 jours), selon la première limite atteinte. Vous choisissez ensuite le niveau de protection :

• Toute personne disposant du lien peut télécharger le fichier.
• Protégé par mot de passe : le destinataire doit également saisir un mot de passe que vous lui transmettez séparément. Après cinq tentatives incorrectes, le lien se verrouille pendant 15 minutes.
• Chiffré de bout en bout : le fichier et son nom sont chiffrés directement dans votre navigateur avant d'être envoyés.

Avec le chiffrement de bout en bout, LiteTMS ne stocke que des données chiffrées. Il ne reçoit jamais le mot de passe : ni nous ni personne d'autre ne pouvons donc ouvrir le fichier ou réinitialiser le mot de passe. Le destinataire saisit le mot de passe sur la page du lien, et seul son navigateur déchiffre le document. Cela implique une règle stricte : en cas de perte du mot de passe, le fichier devient irrécupérable, raison pour laquelle le formulaire vous demande de confirmer votre accord. Le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères, et LiteTMS peut vous en suggérer un sécurisé. Le chiffrement nécessite une connexion sécurisée (https).

Vous pouvez également recevoir une notification à chaque téléchargement. Lorsque le lien expire, le fichier est supprimé de LiteTMS : immédiatement après le dernier téléchargement autorisé, ou dans les 15 minutes suivant l'expiration du délai. Vous pouvez aussi désactiver un lien manuellement avant son terme. Les liens expirés restent visibles dans votre liste pendant 30 jours supplémentaires.

L'administrateur garde le contrôle sur tous les liens

Dans le panneau d'administration, le Répertoire de fichiers centralise l'ensemble des documents de l'entreprise, y compris ceux rattachés aux ordres de transport ainsi qu'aux fiches véhicules ou salariés. Il répertorie également chaque lien de partage actif et chaque lien temporaire, et l'administrateur peut désactiver n'importe lequel d'entre eux en un clic. Les fichiers chiffrés de bout en bout ne peuvent être ouverts par personne à ce niveau, administrateur compris. Un fichier supprimé peut être restauré dans la section Récemment supprimés jusqu'à l'expiration du délai de rétention.

Ce qui est inclus dans le tarif

Le Répertoire de fichiers fait partie intégrante de LiteTMS et ne nécessite aucun module additionnel. Les fichiers utilisent le stockage alloué à votre entreprise : un volume de base est inclus, et chaque gigaoctet supplémentaire est facturé au tarif indiqué dans votre interface.

Inscrivez votre entreprise, déposez une consigne dans le répertoire et transmettez-la sur le smartphone d'un conducteur en sélectionnant son véhicule. Vous préférez faire le point avec notre équipe ? Contactez-nous.