Hol van az a fájl? File Repository a LiteTMS rendszerben

A LiteTMS rendszerben vállalkozása fájljai egyetlen helyen találhatók: a Fájltárban. Ez magában foglalja a privát fájlokat, a céges dokumentumokat és a közös munkaterületeket. Innen az utasításokat közvetlenül a gépkocsivezető telefonjára küldheti a vezetett jármű kiválasztásával, olyan hivatkozást adhat az ügyfélnek, amely meghatározott idő vagy letöltésszám után lejár, és jelszót kérhet, valamint a böngészőjében végpontok között titkosíthatja a bizalmas fájlokat, mielőtt azok elérnék a LiteTMS-t. A LiteTMS soha nem kapja meg a fájl jelszavát.

A videó lengyel nyelvű narrációval és felirattal készült.

Ugyanaz a fájl öt különböző helyen

A lyoni lerakási utasítás e-mailben érkezett az ügyféltől. Valaki továbbította, valaki bemásolta egy csevegésbe, valaki elmentette az asztalra "utasitas_vegleges" néven, majd módosította az idősávot, és elmentette "utasitas_vegleges_v2" néven. A gépkocsivezető megkapta az egyik verziót, másnap pedig újra elkéri, mert nem találja. És megkérdezi, hogy melyik az aktuális.

A szerződésekkel és az árajánlatokkal ugyanez a helyzet, csak ott még nagyobb a tét: egy fuvardíjakat vagy céges adatokat tartalmazó fájl folyamatosan kering a csatolmányokban, amelyeket senki sem töröl. A Fájltár nem követel meg új szokásokat. Csak annyit kér, hogy a fájlok egyetlen kiindulópontból induljanak útnak.

Egyetlen tárhely: privát fájlok, céges fájlok és munkaterületek

A Fájltár az oldalsó menüben található. Néhány fület tartalmaz:

• Privát: olyan fájlok, amelyeket kizárólag Ön láthat.
• Céges: fájlok mindenki számára, aki hozzáfér a tárhelyhez, például árlisták, telephelyi szabályzatok, biztosítási kötvények vagy dokumentumsablonok.
• Munkaterületek: kijelölt személyek számára fenntartott megosztott felületek, például "Fuvarszervezés" vagy "Számlázás". Létrehozhat egy munkaterületet, elnevezheti, kiválaszthatja a tagjait, és minden munkaterület saját fület kap.

Fájlokat behúzással vagy a Feltöltés gombbal adhat hozzá: PDF-eket, fényképeket (JPEG, PNG, WebP), Word-dokumentumokat és táblázatokat (CSV, XLS, XLSX), a cége által meghatározzt méretkorlátig. Minden fájlhoz rendelhető kategória, a listában pedig fájlnév vagy a feltöltő személy alapján kereshet. A szerepkörökhöz tartozó jogosultságok határozzák meg, hogy ki tölthet fel, szerkeszthet, törölhet és oszthat meg fájlokat.

Utasítás közvetlenül a gépkocsivezető telefonjára

A Mobilalkalmazás fülön keresztül fájlt küldhet a LiteTMS Mobile alkalmazásba. Hozzáad egy fájlt, megad egy címet és egy leírást, például: "4. rámpa, időpontfoglalás 7:30-tól". Beállíthatja, hogy a fájl mikortól legyen elérhető, és mikor járjon le. Ezután kiválaszthatja a címzetteket: az összes gépkocsivezetőt vagy csak a kijelölteket, az összes járművet vagy a kiválasztottakat, az összes pótkocsit vagy a kiválasztottakat.

A jármű kiválasztása a legkényelmesebb megoldás. Nem kell észben tartania, hogy ma éppen ki vezeti a PO 7315K rendszámú járművet: a fájl automatikusan az adott járműhöz vagy pótkocsihoz éppen hozzárendelt gépkocsivezetőkhöz kerül.

A gépkocsivezető a fájlt a LiteTMS Mobile alkalmazásban a Dokumentumok menüpont alatt, az Iroda által megosztva részben találja meg. Az alkalmazás automatikusan letölti, amikor szinkronizál az irodával, a letöltött fájl mellett pedig a "Kész" állapot jelenik meg. A fájl a telefonon marad, így térerő nélkül is megnyitható. Az új fájlokhoz és a módosításokhoz természetesen internetkapcsolat szükséges.

Ha az utasítás érvényét veszti, vonja vissza a közzétételt, vagy távolítsa el az alkalmazásból. A kijelölt telefonok a következő szinkronizáláskor törlik, a gépkocsivezető pedig az "Az iroda eltávolította" jelzést látja mellette.

Ügyfélnek szóló hivatkozás lejárattal, letöltési korláttal és jelszóval

A tárhelyen minden fájl mellett található egy Megosztás gomb. Ez egy olyan hivatkozást hoz létre, amelyet három mezővel állíthat be:

• A hivatkozás lejárata: 1, 6 vagy 24 óra, 3, 7 vagy 30 nap, vagy soha.
• Letöltések maximális száma: például 3. Korlátlan letöltéshez hagyja üresen.
• Jelszavas védelem: adjon meg saját jelszót, vagy hozzon létre egyet egyetlen kattintással.

Másolja ki a hivatkozást, és küldje el a kívánt módon. A jelszót a legbiztonságosabb külön elküldeni, például SMS-ben. Ha a címzett túl sokszor ad meg hibás jelszót, várnia kell az újabb próbálkozás előtt. A megosztási ablak listázza a fájl aktív hivatkozásait, és bármelyiket bármikor visszavonhatja.

Lejáró hivatkozások és végpontok közötti titkosítás

Néha csak egyszer kell elküldeni egy fájlt, és nem szeretné, hogy utána bárhol ott maradjon. Erre szolgál az Expiring links fül. Feltölt egy fájlt, és eldönti, mikor szűnjön meg a link érvényessége: bizonyos számú letöltés után (1 és 100 között) vagy egy megadott idő elteltével (5 perctől 30 napig), attól függően, melyik következik be előbb. Ezután kiválasztja a védelmi szintet:

• Bárki a link birtokában letöltheti a fájlt.
• Jelszóval védett: a címzettnek szüksége van egy jelszóra is, amelyet külön küld el neki. Öt sikertelen próbálkozás után a link 15 percre zárolódik.
• Végpontok között titkosított: a fájl és a fájlnév még a böngészőjében titkosításra kerül a küldés előtt.

A végpontok közötti titkosítással a LiteTMS kizárólag titkosított adatokat tárol. A rendszer soha nem kapja meg a jelszót, így sem mi, sem bárki más nem tudja megnyitni a fájlt vagy visszaállítani a jelszót. A címzett a link oldalán adja meg a jelszót, és a fájlt kizárólag az ő böngészője fejti vissza. Ez kétélű fegyver: ha a jelszó elvész, a fájl nem nyitható meg, ezért az űrlap kéri annak megerősítését, hogy ezt tudomásul vette. A jelszónak legalább 8 karakterből kell állnia, és a LiteTMS erős jelszót is tud javasolni. A titkosításhoz biztonságos (https) kapcsolatra van szükség.

Minden egyes letöltésről értesítést is kérhet. Amikor a link érvényessége lejár, a fájl törlődik a LiteTMS rendszeréből: az utolsó engedélyezett letöltés után azonnal, vagy az idő lejárta után 15 percen belül. A link érvényességét saját maga is megszüntetheti korábban. A lejárt linkek további 30 napig a listájában maradnak.

A rendszergazda minden linket lát

Az adminisztrációs felületen a File Repository a vállalat összes fájlját megjeleníti, beleértve a megbízásokhoz, járművekhez vagy munkavállalói nyilvántartásokhoz csatolt dokumentumokat is. Emellett kilistázza az összes aktív megosztási linket és lejáró linket is, és az adminisztrátor bármelyiket azonnal lekapcsolhatja. A végpontok között titkosított fájlokat ott sem tudja senki megnyitni, még az adminisztrátor sem. A törölt fájlok a Recently Deleted menüpont alatt visszaállíthatók a megőrzési idő lejárta előtt.

Mit tartalmaz az ár

A File Repository a LiteTMS szerves része, nem igényel külön modult. A fájlok a vállalati tárhelyet használják: a csomag tartalmaz egy alap tárhelyet, az ezen felüli gigabájtok pedig a felületen feltüntetett díj szerint kerülnek számlázásra.

Regisztrálja cégét, töltsön fel egy utasítást a tárba, és a jármű kiválasztásával küldje el közvetlenül a gépkocsivezető telefonjára. Inkább áttekintené velünk a rendszert? Vegye fel velünk a kapcsolatot.

Gyakori kérdések

Hogyan küldhetek fájlt a gépkocsivezető telefonjára a LiteTMS-ben?

A File Repository felületén nyissa meg a Mobile app fület, adja hozzá a fájlt egy címmel ellátva, majd válassza ki a gépkocsivezetőket, járműveket vagy pótkocsikat. A gépkocsivezető a LiteTMS Mobile alkalmazásban a Documents, Shared by the office menüpont alatt találja meg. Jármű kiválasztása esetén a fájl automatikusan megosztásra kerül az adott járműhöz éppen hozzárendelt sofőrökkel.

Megnyithatja a sofőr a fájlt térerő nélkül is?

Igen, amennyiben az alkalmazás már letöltötte: a letöltött fájl a telefonon marad. Az új fájlok és módosítások akkor érkeznek meg, amint a telefon internetkapcsolathoz jut.

Hogyan oszthatok meg egy fájlt az ügyféllel jelszó megadásával?

Kattintson a Share gombra a fájlnál, állítsa be a link lejárati idejét, igény szerint a letöltési korlátot, és írjon be vagy generáljon egy jelszót. A linket és a jelszót érdemes külön csatornán elküldeni.

Mit jelent a végpontok közötti titkosítás a LiteTMS-ben?

A fájl és a fájlnév még a böngészőjében titkosításra kerül, mielőtt elérné a LiteTMS rendszerét, és kizárólag a címzett böngészője fejti vissza a jelszó megadása után. A LiteTMS soha nem kapja meg a jelszót, így nem tudja megnyitni a fájlt, és az elveszett jelszót sem tudja helyreállítani.

A lejáró linkkel megosztott fájl a szerveren marad?

Nem. Amikor a link érvényessége megszűnik, a fájl törlődik a LiteTMS rendszeréből: az utolsó engedélyezett letöltés után azonnal, vagy az idő lejárta után 15 percen belül.