Kde je ten súbor? Úložisko súborov v LiteTMS

V LiteTMS máte všetky firemné súbory na jednom mieste: v Úložisku súborov. Nájdete v ňom súkromné súbory, firemné dokumenty aj zdieľané tímové priestory. Odtiaľto môžete poslať inštrukciu priamo do telefónu vodiča výberom vozidla, na ktorom jazdí, vygenerovať klientovi odkaz, ktorý po určenom čase alebo počte stiahnutí prestane fungovať a môže vyžadovať heslo, alebo dôverný súbor end-to-end zašifrovať priamo v prehliadači ešte predtým, ako vôbec dorazí do LiteTMS. LiteTMS heslo k takému súboru nikdy nedostane.

Komentár vo videu je v poľštine s poľskými titulkami.

Rovnaký súbor na piatich miestach

Pokyny k vykládke v Lyone prišli od zákazníka e-mailom. Niekto ich preposlal, niekto hodil do chatu, iný uložil na plochu ako „pokyny_final“, potom upravil čas rezervácie slotu a uložil „pokyny_final_v2“. Vodič dostal jednu z týchto verzií a na druhý deň píše znova, pretože ju nevie nájsť. A pýta sa, ktorá verzia vlastne platí.

Pri zmluvách a cenových ponukách je to rovnaké, len v stávke je viac: súbor s vašimi sadzbami alebo údajmi o firme koluje v prílohách, ktoré nikto nezmaže. Úložisko súborov si nevyžaduje žiadne nové návyky. Žiada len to, aby súbor odchádzal vždy z jedného miesta.

Jedno úložisko: súkromné súbory, firemné dokumenty a tímové priestory

Úložisko súborov nájdete v bočnom menu. Obsahuje niekoľko záložiek:

• Súkromné: súbory, ktoré vidíte iba vy.
• Firemné: súbory pre každého, kto má prístup do úložiska, napríklad cenníky, prevádzkové poriadky areálu, poistné zmluvy alebo šablóny dokumentov.
• Priestory: zdieľané zložky pre vybraných ľudí, napríklad „Dispečing“ alebo „Fakturácia“. Priestor jednoducho vytvoríte, pomenujete a vyberiete jeho členov, pričom každý priestor získa vlastnú záložku.

Súbory pridáte pretiahnutím myšou alebo pomocou tlačidla Nahrať: PDF, fotografie (JPEG, PNG, WebP), dokumenty Word aj tabuľky (CSV, XLS, XLSX), a to až do limitu veľkosti, ktorý si vaša spoločnosť nastaví. Každý súbor môže mať priradenú kategóriu a v zozname môžete vyhľadávať podľa názvu súboru alebo podľa mena používateľa, ktorý ho pridal. Oprávnenia používateľských rolí určujú, kto môže súbory nahrávať, upravovať, mazať a zdieľať.

Inštrukcie priamo do telefónu vodiča

Záložka Mobilná aplikácia slúži na odoslanie súboru do LiteTMS Mobile. Pridáte súbor, názov a popis, napríklad „Rampa 4, slot od 7:30“. Môžete nastaviť, kedy sa má súbor sprístupniť a kedy vyprší jeho platnosť. Potom vyberiete príjemcov: všetkých alebo len vybraných vodičov, všetky alebo vybrané vozidlá, všetky alebo vybrané návesy.

Výber vozidla je obzvlášť praktický. Nemusíte si pamätať, kto dnes jazdí na PO 7315K: súbor dostanú vodiči, ktorí sú k danému vozidlu alebo návesu aktuálne priradení.

Vodič nájde súbor v aplikácii LiteTMS Mobile pod položkou Dokumenty v sekcii Zdieľané kanceláriou. Aplikácia ho pri synchronizácii s kanceláriou stiahne automaticky a pri stiahnutom súbore sa zobrazí stav „Pripravené“. Zostáva uložený v telefóne, takže sa otvorí aj na miestach bez mobilného signálu. Nové súbory a zmeny však pripojenie na internet naďalej vyžadujú.

Keď inštrukcia prestane platiť, zrušte jej zverejnenie alebo ju z aplikácie odstráňte. Priradené telefóny ju vymažú pri nasledujúcej synchronizácii a vodičovi sa vedľa nej zobrazí upozornenie „Odstránené kanceláriou“.

Odkaz pre klienta s časovou platnosťou, limitom stiahnutí a heslom

Každý súbor v úložisku má tlačidlo Zdieľať. Vytvorí odkaz, pri ktorom nastavíte tri polia:

• Platnosť odkazu vyprší o: 1, 6 alebo 24 hodín, 3, 7 alebo 30 dní, prípadne nikdy.
• Maximálny počet stiahnutí: napríklad 3. Ak pole necháte prázdne, počet nie je obmedzený.
• Ochrana heslom: zadajte vlastné heslo alebo ho vygenerujte jedným kliknutím.

Odkaz skopírujte a pošlite ľubovoľným spôsobom. Heslo je najlepšie poslať samostatne, napríklad SMS správou. Ak príjemca zadá nesprávne heslo viackrát za sebou, musí pred ďalším pokusom počkať. V okne zdieľania vidíte všetky aktívne odkazy na daný súbor a ktorýkoľvek z nich môžete kedykoľvek zrušiť.

Odkazy s obmedzenou platnosťou a end-to-end šifrovanie

Niekedy potrebujete poslať súbor iba raz a nechcete, aby potom niekde zostal visieť. Presne na to slúži záložka Expirujúce odkazy. Pridáte jeden súbor a určíte, kedy odkaz prestane fungovať: po určitom počte stiahnutí (1 až 100) alebo po uplynutí času (5 minút až 30 dní) podľa toho, čo nastane skôr. Potom zvolíte úroveň zabezpečenia:

• Ktokoľvek s odkazom si môže súbor stiahnuť.
• Chránené heslom: príjemca potrebuje aj heslo, ktoré mu pošlete samostatne. Po piatich nesprávnych pokusoch sa odkaz na 15 minút zablokuje.
• Šifrované end-to-end: súbor aj jeho názov sa zašifrujú priamo vo vašom prehliadači ešte pred odoslaním.

Pri end-to-end šifrovaní ukladá LiteTMS iba zašifrované dáta. Systém heslo vôbec nedostane, takže my ani nikto iný nedokáže súbor otvoriť ani heslo resetovať. Príjemca zadá heslo na stránke odkazu a súbor dešifruje výhradne jeho prehliadač. Má to však aj druhú stranu: ak heslo stratíte, súbor sa už nedá otvoriť. Formulár vás preto požiada o potvrdenie, že tomu rozumiete. Heslo musí mať aspoň 8 znakov a LiteTMS vám vie navrhnúť silnú kombináciu. Šifrovanie vyžaduje zabezpečené pripojenie (https).

Rovnako si môžete nechať posielať upozornenie na každé stiahnutie. Po skončení platnosti odkazu sa súbor z LiteTMS vymaže: okamžite po poslednom povolenom stiahnutí alebo do 15 minút od vypršania časového limitu. Platnosť odkazu môžete kedykoľvek ukončiť aj manuálne. Expirované odkazy zostávajú vo vašom zozname ďalších 30 dní.

Administrátor vidí každý odkaz

V paneli správcu zobrazuje Úložisko súborov všetky firemné súbory vrátane tých, ktoré boli pridané k objednávkam, vozidlám alebo zamestnancom. Nájdete tu aj zoznam všetkých aktívnych verejných odkazov a odkazov s obmedzenou platnosťou, pričom administrátor môže ktorýkoľvek z nich okamžite deaktivovať. Súbory s end-to-end šifrovaním však nemôže otvoriť nikto, ani samotný administrátor. Vymazaný súbor možno obnoviť v sekcii Nedávno zmazané, kým neuplynie retenčná lehota.

Čo je v cene

Úložisko súborov je súčasťou LiteTMS a nevyžaduje samostatný modul. Súbory využívajú vaše firemné úložisko: časť priestoru máte v cene a každý ďalší GB navyše sa účtuje podľa sadzby uvedenej v paneli.

Zaregistrujte svoju firmu, nahrajte do úložiska pokyny a pošlite ich vodičovi do telefónu jednoduchým výberom vozidla. Chcete si to radšej prejsť spoločne s nami? Kontaktujte nás.

Často kladené otázky

Ako v LiteTMS pošlem súbor do telefónu vodiča?

V Úložisku súborov otvorte záložku Mobilná aplikácia, nahrajte súbor s názvom a vyberte vodičov, vozidlá alebo návesy. Vodič ho nájde v aplikácii LiteTMS Mobile v sekcii Dokumenty, Zdieľané kanceláriou. Výberom vozidla sa súbor automaticky sprístupní vodičom, ktorí sú k danému vozidlu práve priradení.

Môže vodič otvoriť súbor aj bez signálu?

Áno, ak ho už aplikácia stiahla: stiahnutý súbor zostáva uložený v telefóne. Nové súbory a zmeny sa načítajú hneď, ako sa telefón pripojí k internetu.

Ako môžem súbor zazdieľať klientovi s heslom?

Pri súbore kliknite na Zdieľať, nastavte platnosť odkazu, prípadne limit stiahnutí, a zadajte alebo vygenerujte heslo. Odkaz a heslo je najlepšie poslať samostatnými kanálmi.

Čo znamená end-to-end šifrovanie v LiteTMS?

Súbor aj jeho názov sa zašifrujú vo vašom prehliadači ešte predtým, ako dorazia do LiteTMS, a dešifruje ich až prehliadač príjemcu po zadaní hesla. LiteTMS heslo nikdy nedostane, takže nedokáže súbor otvoriť ani obnoviť zabudnuté heslo.

Zostáva súbor z expirujúceho odkazu na serveri?

Nie. Po vypršaní platnosti odkazu sa súbor z LiteTMS vymaže: okamžite po poslednom povolenom stiahnutí alebo do 15 minút po vypršaní časového limitu.